Le Fonctionnement des AG et des CA des ASBL: Les Dossiers d'Asbl Actualités

Par Michel Coipel et Michel Davagle

Un guide pour comprendre le fonctionnement des assemblées générales et des conseils d'administration des ASBL belges.

Les questions suivantes y sont abordées :

• Qui décide de convoquer l'assemblée générale ?
• Quelles sont les formalités de convocation de l'assemblée générale ?
• Qui peut assister à une assemblée générale ?
• Quel est le déroulement d'une assemblée générale ?
• Qui peut assister au conseil d'administration ?
• Quels sont les pouvoirs et la délégation au conseil d'administration ?
• Comment fonctionne le conseil d'administration ?
• Quels sont les majorités et quorum de présence nécessaires aux assemblées générales et au conseil d'administration ?
• En quoi consistent les relations entre le commissaire de l'ASBL et l'assemblée générale et le conseil d'administration ?
• En quoi consistent les procès-verbaux du conseil d'administration et de l'assemblée générale des membres ?

Des réponses claires et précises à des questions essentielles pour le bon déroulement des AG et des CA des ASBL.
 
À PROPOS DE LA REVUE

La revue Les Dossiers d'ASBL Actualités "Non-Marchand" s'adresse à toute personne intéressée de près ou de loin par la gestion et l'administration des entreprises des secteurs non marchand et de l'économie sociale, que celles-ci aient adopté la forme d'une ASBL, d'une mutualité, d'une société coopérative, d'une société à finalité sociale ou encore d'une association de fait.
Elle intéressera également les professionnels qui, dans le cadre de leurs activités, sont en contact avec ces différentes entreprises et sont amenés à les conseiller.
Scientifique, la revue traite des problèmes - plus spécifiquement juridiques - qui surgissent dans la gestion courante de ces entreprises, qu'il sagisse du droit social, du droit comptable, du droit fiscal, sans négliger le cas échéant les aspects économiques des questions juridiques en jeu. Les articles proposent, outre l'analyse des situations, des outils et des techniques applicables au quotidien et susceptibles d'offrir des solutions.
Une synergie étroite est mise en place avec le bimensuel "ASBL Actualités". Ce dernier offre des articles courts et d'actualité immédiate tandis que Les dossiers dASBL Actualités proposent des études plus approfondies et moins urgentes.

• Langue: Français
• Éditeur: EdiPro
• Date de sortie: 23 févr. 2015
• ISBN: 9782511017227

Aperçu du livre

DAVAGLE

Qui décide de convoquer l’assemblée générale ?

Michel DAVAGLE

Conseiller juridique près l’ASBL NERIOS de Huy

et l’ASBL SEMAFOR d’Ans

L’assemblée générale constitue l’organe de l’association sans but lucratif qui décide des orientations les plus importantes de l’association. Il s’agit avant tout d’un lieu d’échanges et de discussions pour les membres au sein duquel ils ont l’occasion d’exprimer leurs aspirations, leurs questions et ainsi faire valoir ce qui, de leur point de vue, est le plus adéquat en vue de rencontrer le but social de l’association. Même si depuis la réforme issue de la loi du 2 mai 2002, l’assemblée générale ne dispose plus que de compétences d’attribution légales et statutaires il n’en demeure pas moins qu’il lui revient de prendre les décisions les plus importantes quant au fonctionnement et à l’existence de l’association.

I. L’obligation de convoquer une assemblée générale

L’article 5 de la loi du 27 juin 1921 stipule que « l’assemblée générale est convoquée par le conseil d’administration dans les cas prévus par la loi ou les statuts ou lorsqu’un cinquième au moins des membres en fait la demande ».

A. L’obligation résultant de la loi

L’article 17 impose une approbation annuelle des comptes de l’exercice écoulé et du budget de l’exercice suivant. Cela suppose donc que le conseil d’administration convoque au moins une fois chaque année cette assemblée générale et ce, dans les six mois de la clôture de l’exercice social précédent.

Le libellé de l’article 17 pourrait laisser croire que les comptes de l’année écoulée et le budget de l’année suivante doivent être approuvés au cours de la même assemblée. Nous ne le pensons pas. En effet, le budget donne au conseil d’administration le cadre financier dans lequel doit s’effectuer la gestion de l’ASBL et, en conséquence, il devrait être connu avant le début de l’exercice social et non au milieu de celui-ci. Aussi, considérons-nous qu’idéalement l’ASBL devrait tenir deux assemblées générales par an : l’une à la fin de l’exercice précédent ou en début d’exercice pour approuver le budget (par exemple, décembre 2008 ou janvier 2009 pour approuver le budget 2009) et l’autre dans la période des six mois de la clôture de l’exercice précédent (par exemple, mai ou juin 2009). Quoiqu’il en soit, le budget devra être approuvé au plus tard dans les six mois de la clôture de l’exercice social précédent, c’est-à-dire le 30 juin 2009 pour l’approbation du budget de l’exercice social 2009.

Certains statuts précisent que l’assemblée générale se réunira, par exemple, chaque année le troisième samedi du mois de mai. Cet usage permet de planifier la date à laquelle se tiendra l’assemblée générale, l’urgence pourrait évidemment avoir pour conséquence de surseoir la tenue de cette réunion. Mais, il convient déjà de noter que si une telle disposition est prévue, les membres ne peuvent se réunir de plein droit à cette date¹ puisqu’ils doivent être convoqués à cette assemblée et recevoir préalablement l’ordre du jour.

Les statuts peuvent évidemment déterminer une période durant laquelle l’assemblée générale se tiendra (par exemple, durant le mois de juin).

B. L’obligation résultant des statuts

Outre les cas où la loi impose au conseil d’administration de convoquer l’assemblée générale, les statuts peuvent envisager que l’assemblée générale soit convoquée plusieurs fois par an. Il peut paraître aussi² opportun de réunir l’assemblée générale plus d’une fois par an afin de mieux concerner les membres à la politique développée par le conseil d’administration et de mieux les informer des activités déployées par l’ASBL. En effet, l’assemblée générale n’est pas une chambre d’entérinement de la gestion poursuivie par le conseil d’administration puisqu’elle est l’instance qui détermine les orientations de l’action qui doivent être respectées par le conseil d’administration.

C. L’obligation résultant de la demande d’1/5ème des membres

L’assemblée générale doit être convoquée à la demande d’1/5ème des membres³ de l’association.⁴ Pour déterminer si cette exigence est rencontrée, il faudra prendre en compte les personnes qui, conformément au registre des membres tenu par l’ASBL, ont toujours la qualité de membre⁵ au moment où la demande est formulée.⁶

La demande doit préciser l’identité des membres qui exigent la tenue de cette assemblée générale et être signée par chacun d’entre eux. Elle doit être adressée à l’ASBL⁷ à l’intention du conseil d’administration ou de son président. Le courrier sera envoyé⁸, de préférence par lettre recommandée, à l’adresse du siège social de l’ASBL. Seront joints à cette convocation le ou les points que ces membres comptent porter à l’ordre du jour.⁹

La disposition obligeant le conseil d’administration de convoquer l’assemblée générale est une disposition impérative.¹⁰ Les statuts ne peuvent donc supprimer ou renforcer cette exigence¹¹ mais ils peuvent assouplir la règle en prévoyant, par exemple, que la tenue de l’assemblée générale puisse être exigée par 1/10ème des membres.¹²

D. L’obligation résultant d’une décision de l’assemblée générale elle-même

L’assemblée générale pourrait décider de se convoquer elle-même¹³ à une date qu’elle fixe pour pouvoir délibérer sur des points qui ne figurent pas à l’ordre du jour. Ce pouvoir, bien que non conféré explicitement par la loi, résulte du fait que l’assemblée générale, ce qui suppose sa nécessaire réunion, reste l’organe suprême de l’ASBL.¹⁴.

Selon nous, cette décision doit être prise selon la règle de majorité prévue par les statuts ou, en cas de silence de ceux-ci, à la majorité absolue.¹⁵ (Cfr. au sujet des majorités, l’article de Michel Coipel). Certains auteurs soutiennent que la résolution n’exige que le vote favorable d’au moins un cinquième des membres. Ils estiment, comme en matière de sociétés anonymes, que « l’assemblée générale ne pourrait valablement le faire que si la majorité qui se dégage en faveur de cette convocation représente au moins le cinquième du capital social ».¹⁶ Nous ne pouvons pas partager cette thèse car le droit qui est conféré aux membres est celui de requérir, quand ils représentent au moins 1/5ème des membres, la convocation de l’assemblée générale. Cela ne signifie nullement que, à moins que les statuts en décident autrement, la règle de la majorité pour la prise de décision s’en trouve nécessairement modifiée. Ceci étant dit, en pratique, on comprendrait mal que la majorité de l’assemblée générale s’oppose à cette réunion puisqu’une assemblée générale devra nécessairement se tenir suite à une convocation faite par le conseil d’administration à la demande d’un cinquième des membres.

II. L’organe habilité à décider de convoquer l’assemblée générale

L’article 5 attribue la compétence de convoquer l’assemblée générale au conseil d’administration. La décision de convoquer résultera donc d’une délibération du conseil d’administration. En cas de liquidation d’une association, il revient au(x) liquidateur(s) de convoquer l’assemblée générale.

Un administrateur agissant isolément n’a donc pas la compétence de décider de convoquer l’assemblée générale.¹⁷ Cependant, les auteurs admettent que les tribunaux détiennent un pouvoir absolu quant à l’appréciation de la validité d’une assemblée générale. Autrement dit, ils pourraient déclarer la réunion valable si l’inobservation des règles légales ou statutaires¹⁸ n’a pas pour conséquence de vicier la décision.¹⁹. Il s’agit, en l’occurrence, de l’application de l’adage qui stipule qu’il n’y a pas de nullité sans grief.

A. La délégation statutaire du pouvoir de décision

Certains statuts confèrent le pouvoir de décision de convocation de l’assemblée générale à d’autres instances (par exemple, le bureau du conseil d’administration) ou à certaines personnes (par exemple, le président du conseil d’administration). Sur la légalité de cette habilitation, les avis divergent.

Comme nous l’avons dit ci-dessus, nous analysons l’article 5 de la loi du 27 juin 1921 comme une disposition impérative. Le législateur ayant pris le soin d’exiger qu’une décision collégiale²⁰ soit prise, on comprend mal ce qui autorise les statuts à édicter une autre règle, voire à accepter que ce pouvoir soit conféré à une autre instance.²¹ En outre, nous ne pouvons accepter qu’une partie seulement de l’article 5 soit considérée comme une disposition impérative. (cfr. point 1.3).

Si, en effet l’article 2, 6° prévoit que les statuts doivent fixer les modalités de convocation de l’assemblée générale, cette disposition n’autorise nullement les statuts à modifier l’article 5 de cette même loi. En effet, alors que cet article 2, 6° exige que les statuts prévoient les attributions de l’assemblée générale, la doctrine considère unanimement que les statuts ne peuvent retirer à l’assemblée générale les pouvoirs qui lui sont conférés par l’article 4 de la loi. Pourquoi au départ d’une même disposition (l’article 2, 6°), faut-il considérer que dans un cas (l’article 5, de surcroît seulement une partie de cet article 5) les statuts peuvent modifier l’instance de décision et que, dans l’autre cas (l’article 4), ils ne le peuvent pas.

Il convient cependant de mentionner que certains auteurs soutiennent que, si les statuts ne peuvent retirer au conseil d’administration la compétence de convoquer une assemblée générale, ils peuvent néanmoins accorder cette compétence également à d’autres instances. Aussi, selon eux, une clause statutaire qui autoriserait un administrateur ou, à défaut, un membre à convoquer une assemblée générale pourrait-elle être admise si elle s’applique à titre subsidiaire. Cela signifierait que si le conseil d’administration manque à son obligation de convoquer l’assemblée générale, il serait possible de réunir une assemblée générale sans passer par une lourde et fastidieuse procédure judiciaire.²² Sur ce point, ces auteurs rejoignent l’avis que formule la doctrine en ce qui concerne la convocation des assemblées générales des sociétés anonymes²³. Cependant ces mêmes auteurs recommandent la plus grande prudence dans la rédaction des statuts puisqu’il s’agira de bien déterminer dans quelles circonstances et selon quelles modalités l’assemblée générale doit être convoquée.

Quant à nous, nous avons une lecture stricte du dispositif légal. Nous ne pouvons accepter ce raisonnement même s’il offre une alternative intéressante en cas d’inertie du conseil d’administration. La rigueur du principe étant ainsi affirmée, nous ne pensons pas que le non respect de l’exigence légale (à savoir la convocation de l’assemblée générale par le conseil d’administration) entraîne nécessairement la nullité de la convocation de l’assemblée générale et, en conséquence, des décisions qui y ont été prises. En effet, le non respect de l’exigence légale ne lèse pas nécessairement l’intérêt des membres, le juge pouvant dès lors, selon les circonstances propres à chaque situation, refuser de prononcer la nullité de la convocation de l’assemblée générale faite par une autre instance que le conseil d’administration.

B. La délégation de pouvoir consentie par le conseil d’administration

L’article 5 de la loi confère au conseil d’administration le pouvoir de convoquer l’assemblée générale. En référence a ce qui a été dit au point 2.1 ci-dessus, nous considérons que le législateur a entendu confier ce pouvoir uniquement au conseil d’administration, ne lui permettant donc pas de se dessaisir de l’obligation qui lui incombe.

S’il est vrai que, en application de l’article 13 de la loi du 27 juin 1921, on accepte que le conseil d’administration puisse déléguer une partie de son pouvoir de gestion, nous ne pouvons accepter qu’il s’applique en la matière. En effet, nous ne pouvons considérer que l’on refuse, d’une part, aux statuts le pouvoir de déroger à l’article 5 et, d’autre part, accepter que ce pouvoir puisse être confié à une autre instance par simple décision du conseil d’administration.

C. L’inertie du conseil d’administration

Quand le conseil d’administration ne décide pas de convoquer l’assemblée générale, les membres peuvent dans ce cas s’adresser au président du tribunal de première instance qui, dans le cadre d’une procédure en référé, pourra :

soit forcer le conseil d’administration à convoquer une assemblée générale ;

soit permettre aux membres de la convoquer eux-mêmes ;

soit désigner un mandataire de justice qui se chargera de le faire.²⁴.

Cette disposition trouve également à s’appliquer dans l’hypothèse où les statuts ont prévu que l’assemblée générale se tenait à une date précise (par exemple, le troisième samedi du mois de juin).²⁵

Conclusion

La décision de convoquer l’assemblée générale est un acte important qui nécessite une réunion préalable des administrateurs afin de la préparer au mieux. Non seulement, il convient d’établir l’ordre du jour de cette réunion mais également de déterminer le contenu de ce qui sera communiqué et comment cette communication devra s’effectuer. En outre, le conseil d’administration devra fixer une date pour la tenue de cette assemblée générale qui devrait permettre de réunir le plus grand nombre de membres mais aussi d’assurer la présence de tous les administrateurs ou, à défaut, de la grande majorité d’entre eux.

Faut-il rappeler que le conseil d’administration est un organe collégial et que c’est bien cet organe collégial qui rend compte de sa gestion à l’assemblée générale ! Cet élément suffit à lui seul à confirmer que le pouvoir et le devoir de décider de convoquer l’assemblée générale appartiennent uniquement au conseil d’administration et qu’ils ne peuvent être délégués à d’autre instance soit en vertu d’une disposition statutaire, soit en application d’une décision du conseil d’administration.

Quant à l’exécution de la décision prise par le conseil d’administration, elle peut évidemment être déléguée, le mandataire spécial assurant le suivi de la décision prise et signant la convocation « au nom » du conseil d’administration.

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¹ DE BAUW, F., Les assemblées générales dans les sociétés anonymes, Bruxelles, Bruylant, 1996, p. 15, n° 15.

² Nous estimons que, si les comptes sont approuvés tardivement l’exercice social suivant, il paraît judicieux de réunir préalablement l’assemblée générale pour approuver le budget.

³ Le membre est celui qui est admis par l’instance compétente pour faire partie de l’assemblée générale et qui dispose d’un droit de vote en