Comprenez votre comptable: Découvrez les bases de la comptabilité belge

Par Joséphine Capodici et Wilfried Niessen

Ce livre est destiné au chef d’entreprise belge qui souhaite instaurer un dialogue constructif avec son comptable. 

En d’autres mots, comment adopter un langage commun pour mieux s’expliquer et mieux se comprendre. Il sera également un outil concret pour le débutant en comptabilité désireux d’apprendre les bases de la comptabilité ainsi qu’au jeune entrepreneur qui souhaite bénéficier de solides fondations avant de bâtir leur société.

Comprenez votre comptable explique à l’entrepreneur que la comptabilité, obligation légale souvent connotée de manière rébarbative, constitue également un outil performant de gestion et de croissance.
Après une explication claire et concise des composantes de la comptabilité et de la portée de celle-ci, les auteurs décrivent les obligations légales liées à la comptabilité générale, balisent son organisation, déterminent les règles d’évaluation.

Le bilan et le compte de résultats font l’objet d’une vulgarisation pour que le non-initié puisse en comprendre l’importance.

Enfin, les auteurs expliquent comment le chef d’entreprise peut tirer profit de la multitude d’informations contenue dans une comptabilité bien organisée et bien tenue afin d’orienter stratégie et prix en connaissance de cause.

L’ouvrage comprend de nombreux exemples chiffrés ainsi que des conseils pratiques.

• Langue: Français
• Éditeur: EdiPro
• Date de sortie: 3 sept. 2014
• ISBN: 9782511013960

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auteurs

Partie I : Définition et place de la comptabilité

Cette première partie de l’ouvrage nous permettra de définir la comptabilité et de délimiter la portée de celle-ci. Il y sera également question de la place que la comptabilité occupe par rapport aux autres outils de gestion et obligations légales de l’entreprise.

Chapitre 1 : Définition

1.1.    Définition générale

La comptabilité est destinée à rassembler, conserver, combiner les informations utiles à la gestion de l’entreprise et à les présenter sous des formes exploitables.

Les informations sont de nature « monétaire ». La comptabilité couvre toutes les activités de l’entreprise et constitue un outil de gestion essentiel de par l’information structurée qu’elle permet de dégager.

Attention

La collecte efficace d’informations est le point de départ de la comptabilité. En effet, il ne sera pas possible d’en tenir une si, à la base, les documents servant de preuves aux opérations ou aux flux financiers (pièces justificatives) ne sont pas :

-    intégralement conservés et transmis à la personne qui s’occupe de les enregistrer;

-    classés par ordre (date et type de document);

-    correctement établis (factures, relevés de caisse, feuille de pointage, …).

Il convient donc de mettre au point, comme préalable indispensable à la tenue de la comptabilité, un système de collecte et de classement des pièces justificatives servant de base à celle-ci.

1.2.    Les différents types de comptabilité et leur rôle

Trois types de comptabilité peuvent être tenus :

-    la comptabilité générale;

-    la comptabilité analytique ou de gestion;

-    la comptabilité budgétaire.

Chacune d’elles répond à un besoin bien spécifique d’informations. Ainsi, la comptabilité générale donne une vue très globale de la situation financière de l’entreprise alors que les comptabilités de gestion et budgétaire présentent des informations adaptées aux différents niveaux opérationnels.

1.2.1.    La comptabilité générale

La comptabilité générale a été rendue obligatoire par la loi comptable du 17 juillet 1975.

Elle vise à donner une image fidèle de la situation financière et de la rentabilité de l’entreprise. C’est la comptabilité du « global ». Elle enregistre les relations monétaires de l’entreprise avec ses différents partenaires (actionnaires, banques, organismes publics et privés de crédit, pouvoirs publics, clients, fournisseurs, travailleurs, etc.).

Pour atteindre cet objectif, l’entreprise doit disposer d’un système d’informations financières qui obéit à un ensemble de règles précises et cohérentes.

Toutes les informations ainsi collectées sont synthétisées dans des états financiers appelés « comptes annuels » et dressés selon des schémas légaux : bilan, compte de résultats et annexe.

Par l’établissement de ceux-ci, la comptabilité générale permet de refléter la situation du patrimoine de l’entreprise (ses avoirs et droits, ses dettes et engagements), ainsi que de son résultat (un enrichissement - bénéfice - ou un appauvrissement - perte).

La comptabilité générale vise avant tout l’information des tiers. En effet, les états financiers peuvent être analysés par différents partenaires de l’entreprise :

-    les actionnaires : les comptes annuels sont soumis, en premier lieu, aux actionnaires pour que ceux-ci puissent se faire une image correcte de l’entreprise dans laquelle ils ont investi. C’est la réunion annuelle des associés (assemblée générale ordinaire) qui approuve les comptes annuels;

-    les banques ou institutions de crédit : l’information financière étant synthétisée dans les comptes annuels, ceux-ci constituent l’outil de base de toute analyse réalisée par le banquier en vue d’accorder ou de maintenir la confiance dans l’entreprise;

-    les clients : ils se servent de cette information pour mesurer la pérennité de l’entreprise avec laquelle ils souhaitent travailler;

-    les fournisseurs : les comptes annuels leur permettent d’évaluer les risques liés au paiement de leurs factures;

-    le personnel et les organisations syndicales : les comptes annuels peuvent servir à informer le personnel (sur la situation financière de l’entreprise);

-    les pouvoirs publics surtout sous l’angle fiscal (administration de la TVA ou des contributions directes) : en effet, la comptabilité générale et ses états financiers servent de base à la déclaration TVA et fiscale (Impôts des personnes physiques « IPP » ou Impôts des sociétés « ISOC »).

Remarque

En fonction du partenaire auquel l’entreprise s’adresse, on constate que la situation financière de l’entreprise qui est communiquée peut différer. C’est ainsi que, dans sa relation avec la banque, l’entreprise tend à se présenter sous son meilleur jour pour inspirer la confiance, alors que par rapport à l’administration fiscale, elle aura tendance à présenter le résultat le plus bas possible pour éviter de payer trop d’impôts. Il existe des techniques pour améliorer l’image financière. Il s’agit du window dressing. De plus, les comptables appliquent souvent aussi des règles purement fiscales pour éviter une taxation trop forte ( amortissement fiscal accéléré par rapport à la durée de vie réelle). Les deux techniques conduisent à fausser l’image réelle (l’image fidèle) de la situation financière de l’entreprise.

Pour une certaine catégorie d’entreprises, l’information issue du système comptable est contrôlée pour assurer sa fiabilité et est ensuite diffusée aux utilisateurs. Ce contrôle est assuré par des personnes compétentes (commissaire, commissaire-reviseur, expert-comptable) qui suivent les procédures édictées par des organismes professionnels (Institut des Reviseurs d’entreprises, Institut des Experts-Comptables et des Conseils Fiscaux).

En ce qui concerne les professionnels de la comptabilité, on distingue différentes catégories : les comptables, experts-comptables et les reviseurs d’entreprises.

La profession de comptable est un titre protégé par la loi. L’Institut Professionnel des Comptables et Fiscalistes agréés (IPCF) regroupe l’ensemble des comptables agréés.

En vertu de l’article 49 de la loi du 22 avril 1999 relative aux professions comptables et fiscales, le comptable est celui qui exerce l’activité professionnelle de comptable d’une manière habituelle et indépendante et pour compte de tiers. Il exerce quatre types d’activités :

-    l’organisation des services comptables et le conseil en ces matières;

-    l’ouverture, la tenue, la centralisation et la clôture des écritures comptables propres à l’établissement des comptes;

-    la détermination des résultats et la rédaction des comptes annuels dans la forme requise par les dispositions légales en la matière;

-    les activités de conseils, d’avis se rapportant à toutes les matières fiscales; l’assistance des contribuables dans l’accomplissement de leurs obligations fiscales; la représentation des contribuables.

Le comptable agréé doit respecter le code de déontologie. Le code de déontologie prévoit notamment que :

-    le comptable doit exercer sa profession en toute indépendance et dans un esprit de grande probité;

-    il assume sa responsabilité professionnelle : le comptable assume personnellement la responsabilité de tout acte posé dans le cadre de l’exercice de sa profession. Il lui est interdit de se soustraire à cette responsabilité, même partiellement, par une convention particulière;

-    il respecte le secret professionnel : il est tenu en outre au respect du devoir de discrétion.

Lorsque le comptable agréé a manqué à ses devoirs, il est passible de sanctions disciplinaires.

Depuis la loi du 22 avril 1999, lorsqu’un comptable(-fiscaliste) constate, dans l’exercice de sa profession, des faits qu’il sait être liés au blanchiment ou qui sont susceptibles de constituer une preuve d’un blanchiment de capitaux, il en informe immédiatement la Cellule de Traitement des Informations Financières¹.

En plus des activités d’organisation et tenue de la comptabilité, de conseils, les experts-comptables exercent d’autres missions. Une de ces missions est la vérification des comptes annuels. En effet, depuis la loi du 18 juillet 1991, les comptes annuels peuvent être vérifiés ou corrigés par un expert-comptable externe. Les autres missions des experts-comptables sont notamment² :

-    l’expertise privée et judiciaire : l’expert-comptable se prononce non seulement sur la régularité et l’exactitude de la comptabilité, mais émet également un jugement sur le crédit et le rendement de l’entreprise;

-    la représentation d’un associé dans son droit de contrôle individuel : dans les petites ou moyennes entreprises, les compétences de contrôle incombent aux associés individuels. Ceux-ci peuvent se faire représenter ou assister par un expert-comptable externe;

-    missions telles que la liquidation de sociétés, l’évaluation de l’entreprise, …

Tout comme les comptables, les experts-comptables font partie d’un institut : l’Institut des Experts-Comptables et des Conseils Fiscaux.

Après avoir décrit brièvement les missions des comptables et des experts-comptables, il nous semble important de situer la mission du reviseur. La fonction du reviseur d’entreprises consiste, à titre principal, à exécuter toutes missions de révision d’états comptables d’entreprises. Ses missions de base sont :

-    le contrôle des informations économiques et financières à fournir au conseil d’entreprises (loi du 20 septembre 1948 relative à l’organisation de l’économie – article 15);

-    missions de contrôle résultant de l’exécution du code des sociétés : certaines missions (telles que la fonction de commissaire, le contrôle des apports ou quasi-apports) sont exclusivement attribuées au reviseur d’entreprises; alors que d’autres peuvent également être confiées à un expert-comptable externe³.

Les reviseurs d’entreprises sont membres de l’Institut des Reviseurs d’Entreprises.

1.2.2.    La comptabilité analytique ou de gestion

La comptabilité de gestion a pour objectif de fournir aux gestionnaires des situations de coûts et de rentabilité sur les différents segments de l’entreprise (centres de profit, centres de coûts, produits, commandes, types de clients, canaux de distribution, secteurs géographiques, etc.). Elle permet donc de calculer les prix de revient.

Grâce à une meilleure connaissance des coûts, l’entreprise peut mener une analyse plus fine de sa rentabilité et prendre ainsi des décisions plus fondées.

La comptabilité de gestion représente donc un outil primordial pour la prise de décision. Notons, toutefois, que la tenue de la comptabilité analytique n’est pas une obligation légale.

1.2.3.    La comptabilité budgétaire

Contrairement aux deux précédents types de comptabilité qui travaillent sur une base historique (enregistrement des opérations a posteriori), la comptabilité budgétaire est basée sur l’établissement de budgets prévisionnels.

Les budgets sont les traductions financières des objectifs et des moyens prévus par les différents centres d’activité dans le cadre d’une période donnée (année, semestre, mois). Ils favorisent, d’une part, la coordination des activités de l’entreprise autour des objectifs définis et d’autre part, la décentralisation dans les différents niveaux opérationnels.

La comptabilité budgétaire permet la comparaison entre les prévisions et la réalisation. Les écarts ainsi identifiés peuvent être analysés plus finement et faire l’objet de mesures correctives. Il va sans dire que la comptabilité budgétaire permet d’avoir une gestion plus dynamique de l’entreprise par :

-    l’effet stimulant des objectifs;

-    la réaction rapide aux écarts.

La comptabilité budgétaire fonctionne souvent de pair avec la comptabilité analytique et constitue par excellence l’outil d’information du contrôle de gestion.

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¹ Pour plus d’informations sur le métier de comptable ou de fiscaliste, nous conseillons au lecteur le site http://www.ipcf.be.

² Le site des experts-comptables est le suivant : http://www.accountancy.be.

³ Pour de plus amples informations sur la profession de reviseur, nous conseillons le site http://www.accountancy.be.

Chapitre 2 : Place de la comptabilité

Ce chapitre n’a nullement l’intention de traiter en profondeur la gestion financière de l’entreprise. Il vise plutôt à montrer l’apport de la comptabilité dans cette fonction essentielle pour l’entreprise. Ce chapitre abordera également la hiérarchie des droits comptable et fiscal.

2.1.    La comptabilité et la gestion financière

Par gestion financière, il y a lieu d’entendre l’ensemble des techniques mises en œuvre pour répertorier, contrôler, prévoir et optimiser les flux financiers de l’entreprise. Les objectifs de la fonction financière sont traditionnellement présentés comme suit :

-    définir la politique financière de l’entreprise;

-    évaluer la rentabilité et l’opportunité des investissements;

-    prévoir l’impact financier des décisions prises;

-    contrôler le bon déroulement des prévisions et l’utilisation des fonds;

-    analyser la performance de l’entreprise.

Cependant, l’évolution de l’environnement économique a fait en sorte que la fonction s’est élargie à d’autres missions telles que la gestion des risques, la participation plus active dans le cadre des relations avec les banques, …

2.1.1.    La politique financière de l’entreprise

La politique financière consiste à déterminer le cadre de référence des décisions financières en accord avec la politique générale de l’entreprise. Elle permet ainsi de hiérarchiser les priorités, de sélectionner les décisions et de définir les objectifs.

La politique financière d’une entreprise se définit autour de trois axes principaux, c’est-à-dire :

-    l’indépendance : l’indépendance financière dépend du degré d’endettement de l’entreprise :

-    la rentabilité : elle pose le problème du coût du capital (comparaison du coût des ressources à la rentabilité de l’investissement);

-    la croissance : il est nécessaire d’avoir une bonne adéquation des moyens financiers aux objectifs définis.

En fonction de l’ordre des priorités que l’entreprise donne à ces trois variables, la politique financière qui en découlera sera sensiblement différente. Par exemple, une politique de croissance impliquera souvent des investissements de capacité et nécessitera la recherche de capitaux extérieurs. Si l’indépendance financière est prioritaire, la société recherche des solutions de financement qui permettent de préserver une bonne autonomie financière (par exemple, émissions de nouvelles actions, …).

2.1.2.    Evaluation et choix des investissements

L’investissement est une décision stratégique pour toute entreprise et doit dès lors s’intégrer dans sa politique générale. Souvent considéré comme une décision risquée, il n’est en pas moins indispensable pour la survie et/ou le développement de l’entreprise.

La décision d’investir a bien entendu des conséquences financières :

-    l’investissement doit être financé (coût des ressources) et occasionne des coûts (matières premières, main-d’œuvre, …);

-    l’investissement doit avoir une certaine rentabilité.

L’investissement devient rentable dès lors que les ressources qu’il génère sont supérieures aux coûts qu’il occasionne.

Toutes ces implications financières viennent, dès lors, modifier l’équilibre financier de l’entreprise (fonds de roulement, besoin en fonds de roulement, trésorerie, …)⁴.

N’oublions pas que tous les services de l’entreprise sont concernés par la décision d’investir.

Un investissement est choisi au terme d’un processus de 4 étapes :

1°    étude de la rentabilité économique du projet : différentes méthodes de calcul⁵ permettent de déterminer la rentabilité ou non d’un projet. A ce stade, la rentabilité ne tient pas compte de l’incidence du financement;

2°    conservation des projets conformes aux choix stratégiques uniquement;

3°    classement des projets en fonction de leur intérêt stratégique ou de leur rentabilité dans un plan d’investissement;

4°    établissement du plan de financement : à partir du plan d’investissements, le directeur financier cherchera les sources de financement les plus appropriées. Le choix des financements s’opère en fonction de leur coût et des priorités définies dans la politique financière. L’entreprise peut choisir de financer ses investissements soit par fonds propres soit par emprunt. Dans chacun des cas, cela implique un coût :

-    si le financement se fait par un apport de fonds propres, il faudra rémunérer le capital (actionnaires);

-    si le financement se fait à l’extérieur, il faudra payer les intérêts sur le montant emprunté.

C’est à ce niveau que l’on procèdera à une étude plus complète de la rentabilité du projet; c’est-à-dire en intégrant dans les calculs le coût du financement.

2.1.3.    Gestion prévisionnelle et budgétaire

La gestion prévisionnelle est un outil indispensable au développement d’une entreprise. En effet, elle permet de préparer l’avenir par :

-    une meilleure connaissance de ses forces /faiblesses et de son environnement;

-    la définition des objectifs (qu’elle souhaite atteindre) et des moyens à mettre en œuvre pour les atteindre;

-    la planification et la coordination des actions à mener;

-    l’implication des responsables.

Différents outils permettent de mener une gestion prévisionnelle :

-    le plan stratégique : il définit les grandes options de l’entreprise;

-    le plan opérationnel : il décrit tous les moyens nécessaires à la réalisation des objectifs stratégiques;

-    le plan à court terme ou gestion budgétaire : il exprime pour une période donnée (exercice comptable) les actions à mener (programmes) et les traduit sous forme de budgets.

Les budgets sont donc l’expression monétaire des programmes. Ceux-ci sont établis à partir des informations fournies par la comptabilité générale. Ainsi, si l’information issue de la comptabilité n’est pas fiable, les budgets ne seront d’aucune utilité. En effet, les montants prévus ne pourront vraisemblablement être atteints ou à l’inverse seront largement dépassés et ce, à cause des informations erronées, utilisées lors de l’élaboration des budgets.

2.1.4.    Contrôle de gestion

Le contrôle de gestion a pour objectif de comparer les résultats réels et les prévisions chiffrées figurant aux budgets afin de :

-    rechercher la ou les causes d’écart : lorsqu’un écart est significatif, le contrôleur de gestion devra en rechercher l’origine. Il se demandera si l’écart est dû à des mauvaises (ou bonnes) prestations réalisées ou s’il est dû à une mauvaise estimation dans le budget;

-    informer les différents niveaux hiérarchiques;

-    prendre des mesures correctives si nécessaires.

Pour pouvoir réaliser son travail, le contrôleur de gestion se base sur les informations issues de la comptabilité générale, analytique et budgétaire. Il est dès lors primordial pour lui de disposer d’informations fiables. De plus, il est essentiel de les obtenir dans un certain délai raisonnable. En effet, faire un contrôle de gestion une fois par an n’a pas beaucoup de sens ni d’utilité.

Ainsi, le bon déroulement du travail du contrôleur de gestion dépend en partie de la comptabilité générale.

2.1.5.    Gestion de trésorerie

La gestion de la trésorerie