12 Points pour Optimaliser Votre Cabinet Comptable: Les clés essentielles pour parfaire l'organisation d'un cabinet comptable belge

Par Jean-Marie Conter

La vie d'un cabinet d'un professionnel de la comptabilité belge est loin d'être une sinécure. 

Non seulement il doit conseiller au mieux ses clients dans la conduite de leur entreprise, mais il doit également veiller à la bonne marche de son propre cabinet. Le présent livre a pour objectif de diffuser les règles et les bonnes pratiques aux professionnels, mais également aux collaborateurs qui travaillent avec eux. Une bonne organisation constitue un gage de sécurité et d'efficacité, ainsi que la première étape d'une démarche orientée vers la qualité.

L'ouvrage donne aussi l'occasion d'opérer une réflexion sur le cabinet en général, ses métiers, son organisation afin de rationaliser et d'harmoniser les méthodes de travail et surtout, de remettre à plat lorganisation souvent héritée de longues années d'habitudes accumulées.

Une bonne organisation de travail doit mener à une optimalisation de la rentabilité en ayant toujours à l'esprit qu'il faut savoir gérer les attentes, les craintes et les préoccupations de ses clients, tout en gérant son temps et ses propres difficultés pour éviter le stress. Enfin, il ne faut pas perdre de vue que le professionnel du chiffre est souvent un époux ou une épouse, un père ou une mère, et qu'il est souvent difficile de concilier vie professionnelle et vie privée.

Cet ouvrage décortique le quotidien d'un professionnel belge du chiffre et propose des solutions aux problèmes que celui-ci est susceptible de rencontrer.

• Langue: Français
• Éditeur: EdiPro
• Date de sortie: 23 févr. 2015
• ISBN: 9782511017135

Aperçu du livre

lecture.

Préface

À maintes occasions, vous aurez remarqué que ce ne sont ni les plus intelligents, ni les plus savants, ni toujours les plus doués qui réussissent, mais bien les plus efficaces, ceux qui savent organiser les moyens qui sont mis à leur disposition.

Organiser et savoir s’organiser tout est là.

Pour étayer ce constat, mon premier réflexe a été de consulter « classiquement « le Petit Robert dans lequel j’ai lu :

« ORGANISER c’est :

prévoir;

concevoir des processus ;

coordonner des activités dans le but de pérenniser une organisation et de la rendre la plus efficace possible. »

Je ne pouvais trouver meilleure définition pour introduire cet ouvrage dont l’ambition est :

de vous « livrer » des outils d’organisation pour vos cabinets afin de formaliser et d’améliorer vos bonnes pratiques ;

de sécuriser votre activité ;

et de développer de nouvelles compétences.

Il a été, tout spécialement conçu pour vous, comptable travaillant en solo ou dirigeant une équipe. Pour vous, qui construisez la trajectoire de votre développement personnel et de votre cabinet.

Il vous permettra :

d’anticiper la croissance de votre structure ;

de rentabiliser votre organisation en développant de nouvelles missions tout en économisant sur vos charges et vos coûts indirects ;

de renforcer votre image dans le contexte concurrentiel actuel ;

de rester en bonne forme physique et mentale dans un environnement stressant ;

de pouvoir vous adapter à un monde en perpétuelle mutation.

Beau programme certes, mais comment le mettre en œuvre, car pour chacun de nous, la vie, passe sans que nous nous en rendions compte, et ce, pendant que nous sommes occupés à faire autre chose.

Nous voilà donc au cœur du problème !

En effet, à quoi consacrons-nous notre énergie ? Savons-nous vers quel horizon nous nous dirigeons ? Quel sens donnons-nous à notre vie ?

Nos vies débordent de tellement de délais à respecter, de soucis matériels, de tracasseries administratives, de boucan, de buzz, de tweets, d’agitation que nous pouvons en avoir le vertige et que se pose alors la question de ce qui est incontournable, profitable et utile.

Dès lors, donner du sens à notre vie personnelle, c’est :

être en éveil, construire des projets, s’ouvrir au monde et au futur, espérer ;

être attentif à nous-même, soigner notre santé, faire face au stress, aux changements ;

être concerné par l’autre et faire de chaque rencontre, de chaque contact humain, une vraie rencontre dans laquelle l’autre se sent accueilli, écouté, accepté.

Donner du sens à notre vie professionnelle c’est pour beaucoup d’entre nous :

répondre à une vocation dans laquelle nous pouvons nous réaliser tout en étant utile à la société ;

accepter des missions dans lesquelles nos talents s’épanouissent ;

répondre à une aspiration profonde basée sur des valeurs et une éthique.

Plus que nous, leurs ainés, les jeunes de la génération Y, en portant la culture du web collaboratif au sein de leur milieu de travail, se retrouvent autour d’une idée majeure : trouver du sens à ce qu’ils font. Natifs des années 80, biberonnés à internet, élevés au web 2.0, on les appelle les « millénaires », les « digital natives » ou encore les « why ».

Ces jeunes « Y » s’inscrivent dans un nouveau rapport au travail et aspirent pour beaucoup d’entre eux à concilier et réussir tout autant leur vie professionnelle que personnelle. Leur mode de fonctionnement intègre difficilement les principes de subordination et d’horaires de travail traditionnels, car leur épanouissement exige, au sein de nos cabinets, une place pour leur personnalité et leur vie personnelle. Mais, par contre, connectés en permanence et disposant donc d’un accès immédiat à l’information ils nous apportent en plus de leur réactivité une très grande capacité d’ouverture d’esprit. Avec eux nous pouvons avancer plus vite et initier des projets de plus en plus performants tant pour eux-mêmes que pour notre clientèle. Vous conviendrez que la qualité numéro un des cabinets à taille humaine, que nous sommes, a toujours été de repérer les talents et d’engager les meilleurs éléments pour en faire bénéficier nos clients.

Pour les recruter ce qui importe n’est pas de savoir s’il y a suffisamment de personnes qui veulent travailler aujourd’hui, mais s’il y en a qui veulent bien travailler chez nous, sachant que chaque collaborateur vient pour acquérir certes un salaire, mais aussi de l’expérience, de la compétence, et autant que possible de la satisfaction. Autant d’ingrédients qui n’existent pas dans les cabinets où l’on pratique toujours la même chose, où l’on n’apprend rien, et où la routine étiole l’expérience.

Pour susciter cette envie, il convient donc de consacrer tous vos efforts pour faire de votre cabinet un lieu où il fait bon vivre et travailler.

Ne soyez donc pas surpris de mon audace à vous recommander de « respecter » vos collaborateurs si vous voulez que vos clients vous respectent. Montrez-leur que vous les aimez, ils aimeront vos clients. Je ne le répèterai jamais assez : la meilleure qualité de service à la clientèle est toujours assurée par les collaborateurs des cabinets dans lesquels ceux-ci ont plaisir à travailler ensemble et dont les patrons sont fiers de les avoir à leurs côtés. Avec eux nous pourrez avancer plus vite et initier des projets de plus en plus performants pour eux-mêmes et pour vos clients.

En relisant le paragraphe précédent, je constate que j’ai écrit « clients « au pluriel. Erreur ! J’aurais dû utiliser le singulier, car chaque client est unique.

En effet, tout autant que votre équipe, « le » client est le cœur de votre cabinet, c’est lui qui le fait vivre. Sans lui, votre activité n’existe pas. Chaque client est hors pair et doit donc se sentir important et compris. Aussi parlez-lui avec ses mots à lui. Soyez artisan avec les artisans, biologiste avec les biologistes… Mettez tout en œuvre pour lui simplifier la vie. Ne lui imposer jamais la complexité de vos processus ou de votre organisation. Pour lui, disponibilité (surtout), ponctualité, chaleur humaine, convivialité et compétence (évidemment), tout a son importance.

Dès lors, en ces temps où le monde change, où les techniques de travail changent, où l’environnement économique change, où notre métier change, nous devons :

évoluer pour devenir, outre le technicien reconnu, « le » professionnel à qui le client a envie de se confier ;

transformer notre « savoir » en « savoir conseiller » ;

être moins un « sachant » mais plutôt un « écoutant », car pour être en bonne santé les entreprises ont d’avantage besoin d’un « médecin humain » que d’un « docteur lointain ». Moins comptable, moins fiscaliste, mais surtout plus expert en P (m) E.

En conséquence plus que jamais, il nous faut :

connaître les besoins et attentes de chacun de nos clients en particulier ;

faire connaître nos domaines de compétences ;

nous former en conséquence ;

savoir facturer nos missions complémentaires.

Et nous demander :

Quelles questions mon client ne m’a-t-il pas posées face à son projet d’entreprise ?

Quel type d’écoute dois-je organiser à travers mon offre à venir ?

Quelles missions peuvent répondre à ses difficultés ?

Quel discours lui tenir pour expliquer, clarifier mon offre de services et situer mon rôle dans son projet d’entreprise ?

Pour répondre aux vrais besoins de vos clients et booster la qualité de vos services, un véritable fichier « signalétique clients » tout autant qu’un « tableau de bord prospectif » vous permettront de :

développer et augmenter vos missions et donc votre chiffre d’affaires ainsi que votre profit ;

étendre le nombre de prospects grâce au bouche-à-oreille des clients satisfaits ;

fidéliser vos clients en leur proposant les missions dont ils ont besoin ;

communiquer au bon moment.

Vous pourrez ainsi poursuivre votre reconversion de « chiffrier » en… « offreur de solutions », de « robot aux ordres des procédures »… en « être humain » désireux d’aider et de satisfaire vos clients. Quelle chance de pouvoir œuvrer dans une telle perspective.

Et, même si tout ce que vous pouvez à peine imaginer arrivera immanquablement, d’ici là vous aurez tant de choses à vivre et à inventer :

la comptabilité sera offerte comme produit d’appel ;

la qualité et la survaleur ajoutée du conseil primeront sur le prix et sur tous les aspects quantitatifs ;

l’utilisabilité du travail presté sera plus importante que les heures accumulées ;

le service et les compétences, bien plus que les connaissances, conféreront un avantage concurrentiel.

Oui, un monde ancien s’en va. Un monde nouveau est à bâtir dans lequel il nous faudra passer de l’exercice solitaire de notre profession à un exercice solidaire, transformer nos cabinets indépendants en des cabinets partenaires et travailler en réseau pluridisciplinaire pour valoriser l’excellence de notre métier.

Ces réseaux qu’ils soient de partenariats, d’alliances, d’échanges de bases de données, ou de toutes les autres formes encore à inventer constituent probablement le phénomène le plus visible et le plus évident de ce nouveau monde en émergence :

un monde dans lequel l’homme-machine, ce travailleur post-humain comme certains l’appellent déjà, nous accompagnera dans notre vie privée et professionnelle ;

un monde où, les robots autrefois cantonnés à des tâches répétitives, infiltreront peu à peu toutes les professions ;

un monde où l’intelligence artificielle aura dépassé d’ici vingt ans, l’intelligence humaine. Un bond dans l’inconnu semblable au Big Bang. Un événement tellement insolite qu’il est impossible d’en prédire les conséquences. Si ce n’est que de nombreux métiers et emplois qui nous paraissent aller de soi, aujourd’hui, vont bientôt disparaître, tandis que d’autres, jusqu’ici inimaginables, prendront le relais ;

un monde que l’impression 3D révolutionne déjà sachant qu’une marque peut créer, produire et téléporter en quelques minutes ses produits personnalisés directement chez chaque client en particulier… Plus de stocks, plus d’intermédiaires, plus de frais de transport, de livraison, de packaging, et une distribution potentiellement mondiale…

Un monde dans lequel le profil de l’entreprise se dessine pour les 20 prochaines années :

en une entreprise plus petite et plus agile ;

en une entreprise où l’écoute du client et l’innovation pour le servir seront les éléments clés de sa croissance et de sa réussite ;

en une entreprise à l’image de ce que seront nos cabinets.

Et, oui, c’est bien de l’avenir du votre cabinet – et du vôtre personnellement – qu’il s’agit dans ce livre.

Il a été élaboré à la fois pour percevoir dans le présent le possible ignoré qui s’y trouve inscrit et également pour orienter la profession vers un futur tout neuf. Son utilisation n’aura de limites que celles de votre imagination afin que de plus en plus votre cabinet soit un lieu de passion, centré sur son métier et ses talents.

« Passion du conseil » et « passion du cœur » vous permettront d’être aussi heureux dans notre profession que je le suis moi-même, profondément, depuis tant et tant de décades.

Avec tout mon enthousiasme.

Guy Kahn

1. Infrastructure et organisation d’un cabinet comptable

1.1 L’accessibilité

Il y a quelques années, la notion d’accessibilité était synonyme d’outils informatiques facilement transportables et disposant d’une autonomie propre. En fait, il s’agissait souvent de matériels encombrants avec une autonomie très réduite, et difficile à utiliser.

Aujourd’hui, les outils informatiques sont devenus 100 % accessibles : de plus en plus légers, facilement utilisables, conviviaux et avec une autonomie plus que satisfaisante, ils permettent un accès rapide aux données par une multitude de moyens (GPRS, Wifi, GSM Data…).

La véritable accessibilité n’est pas la capacité à se déplacer, mais la capacité à travailler n’importe où aussi efficacement qu’au bureau. Cela implique de pouvoir disposer en tout lieu et à toute heure des mêmes outils et des mêmes informations qu’au bureau.

Cela signifie aussi de pouvoir travailler chez soi un jour de grève des transports, ou parce qu’il faut rester avec un enfant malade et que l’on n’a personne pour le garder ou encore parce qu’il faut boucler un dossier un soir à la maison. En fait, c’est tout simplement vivre son activité professionnelle sans être contraint de rentrer au cabinet à la moindre occasion.

Travailler efficacement, c’est-à-dire dans les mêmes conditions qu’à son travail sans y être, voici la gageure de l’ère d’une véritable mobilité. Gageure réussie, puisqu’aujourd’hui, mobilité rime avec liberté, réactivité, simplicité et, bien sûr, efficacité.

Il ne faut néanmoins pas se voiler la face non plus. La mobilité peut aussi engendrer des problèmes. On peut distinguer trois types de menaces auxquels il faut être particulièrement attentif : les menaces visant les appareils, les menaces visant le réseau et les menaces visant les données.¹

A. Les menaces visant les appareils

Étant parmi les appareils mobiles les plus courants, les ordinateurs portables et les Smartphones représentent peut-être le risque le plus élevé pour la sécurité mobile. Il est pratiquement impossible d’empêcher la perte, le vol ou même la destruction d’appareils, et cela nécessite de prendre toujours plus de précautions afin d’éviter toute menace grave contre les données stockées sur ces appareils ou contre les ressources du réseau accessibles depuis ces derniers. En outre, les programmes malveillants provenant de courriers électroniques ou d’Internet se multiplient et peuvent s’avérer particulièrement dangereux pour les appareils ayant accès à ces services à partir de plusieurs sites et points d’accès.

B. Les menaces visant les réseaux

En plus des informations physiquement stockées sur les appareils mobiles eux-mêmes, les ordinateurs portables et les Smartphones représentent un risque encore plus grand pour ce qui est des informations stockées sur les ressources du réseau accessibles depuis ces appareils. Outre les risques les plus courants d’Internet et les programmes malveillants des courriers électroniques provenant d’ordinateurs portables et de Smartphones non protégés, les entreprises sont également confrontées à des menaces croissantes liées à des accès au réseau non autorisés via des ordinateurs portables ou des Smartphones perdus ou volés. Les solutions d’accès sans fil à distance non sécurisées constituent une autre menace courante, souvent négligée dans les infrastructures mobiles menaces visant les données.

C. Les menaces visant les données

Évidemment, le principal intérêt de la sécurité des données mobiles est de protéger l’accès aux informations privées et confidentielles, ainsi que leur utilisation. Le risque de fuite lié aux appareils et aux réseaux infectés est immense, des secrets professionnels et communications internes aux dossiers des clients et des employés. Outre les accès non autorisés, les cabinets doivent se protéger contre les imprévus avec un plan de reprise efficace après sinistre. Ils doivent toujours accorder une attention particulière à la conformité réglementaire et à la création de rapports, ce qui nécessite inévitablement l’adoption de mesures de sécurité supplémentaires. La protection des données dans une infrastructure mobile requiert une stratégie de sécurité complète couvrant tous les appareils et les chemins d’accès utilisés pour accéder aux informations, et pour stocker et transférer ces dernières.

Conclusion

La mobilité permet certes à un cabinet d’accroître sa productivité, mais elle présente également des failles sérieuses en matière de sécurité de l’information. La clé pour garantir une sécurité de bout en bout complète du cabinet consiste à mettre en place une protection combinée des périphériques, des données et du réseau. Des mesures de base, qui, outre la protection des données, incluent également l’authentification des utilisateurs, le contrôle d’accès et l’application de stratégies, sont essentielles. Dans tous les cas, le bon partenaire informatique peut offrir une assistance complète à chaque niveau (solutions de sécurité basiques, optimisation, gestion des systèmes, récupération, etc.) qui garantira la sécurité globale, la conformité et l’intégrité de l’ensemble de l’infrastructure mobile (voir également infra, le point 1.3. La sécurité de votre système informatique).

1.1.1 L’autonomie du cabinet

Sans avoir besoin d’être en relation 24h sur 24h avec votre cabinet, d’être joignable à n’importe quel moment de la journée, ou d’utiliser de façon permanente une connexion pour envoyer un rapport, vous devez être en mesure de répondre aux attentes de vos collaborateurs ou clients dans les meilleurs délais.

Pourquoi ne pas travailler à plusieurs sur un même budget de trésorerie ou sur un projet de contrat tout en restant chez soi ? Grâce à la prise de main à distance et au travail en collaboration, il n’est plus nécessaire de se déplacer et de perdre du temps pour valider un document. Vous pouvez réduire considérablement le temps passé en réunion tout en augmentant la productivité de chacun, ce dont personne ne se plaindra, surtout en temps de crise.

Au même titre que le fax dans les années quatre-vingt ou le téléphone portable à une époque plus récente, la messagerie, le partage des données, l’accès au réseau à distance sont devenus des incontournables. Plus besoin de repasser au bureau le soir pour récupérer ses messages, ses courriels ou ses dossiers du lendemain. L’accessibilité des données en tout lieu et à tout moment est un enjeu de taille pour le professionnel du chiffre du XXIe siècle. Concrètement, les nouveaux outils offrent d’innombrables avantages dans la vie de tous les jours, tant professionnelle que personnelle.

L’évolution logique de votre système d’information

L’intégration de solutions mobiles ne remet pas en cause les investissements informatiques que vous avez pu réaliser auparavant. Il n’est pas question de