Salle de courrier numérique: Libérer l’efficacité grâce à la vision par ordinateur

Par Fouad Sabry

Qu'est-ce que la salle de courrier numérique

La salle de courrier numérique est l'automatisation des processus de courrier entrant. Grâce aux technologies de numérisation et de capture de documents, les entreprises peuvent numériser le courrier entrant et automatiser la classification et la distribution du courrier au sein de l'organisation. Le courrier papier et le courrier électronique (e-mail) peuvent être gérés via le même processus, ce qui permet aux entreprises de standardiser leurs procédures internes de distribution de courrier et d'adhérer aux politiques de conformité de l'entreprise.

Comment vous en bénéficierez

(I) Informations et validations sur les sujets suivants :

Chapitre 1 : Salle de courrier numérique

Chapitre 2 : Échange de données informatisées

Chapitre 3 : Reconnaissance optique de caractères

Chapitre 4 : Système de gestion de documents

Chapitre 5 : Scanner d'images

Chapitre 6 : Gestion de contenu d'entreprise

Chapitre 7 : Impression de données variables

Chapitre 8 : Système de classement électronique

Chapitre 9 : Traitement des factures

Chapitre 10 : Traitement des formulaires

(II) Répondre aux principales questions du public sur la salle de courrier numérique.

(III) Exemples concrets d'utilisation de la salle de courrier numérique dans de nombreux domaines.

À qui s'adresse ce livre pour

Professionnels, étudiants de premier cycle et des cycles supérieurs, passionnés, amateurs et ceux qui souhaitent aller au-delà des connaissances ou des informations de base pour tout type de salle de courrier numérique.

 

 

• Langue: Français
• Éditeur: Un Milliard De Personnes Informées [French]
• Date de sortie: 5 mai 2024

Aperçu du livre

Salle de courrier numérique

Libérer l'efficacité grâce à la vision par ordinateur

Fouad Sabry est l'ancien responsable régional du développement commercial pour les applications chez Hewlett Packard pour l'Europe du Sud, le Moyen-Orient et l'Afrique. Fouad est titulaire d'un baccalauréat ès sciences des systèmes informatiques et du contrôle automatique, d'une double maîtrise, d'une maîtrise en administration des affaires et d'une maîtrise en gestion des technologies de l'information, de l'Université de Melbourne en Australie. Fouad a plus de 25 ans d'expérience dans les technologies de l'information et de la communication, travaillant dans des entreprises locales, régionales et internationales, telles que Vodafone et des machines professionnelles internationales. Actuellement, Fouad est un entrepreneur, auteur, futuriste, axé sur les technologies émergentes et les solutions industrielles, et fondateur de l'initiative One Billion Knowledge.

Un milliard de connaissances

Salle de courrier numérique

Libérer l'efficacité grâce à la vision par ordinateur

Fouad Sabry

Copyright

Salle © de courrier numérique 2024 par Fouad Sabry. Tous droits réservés.

Aucune partie de ce livre ne peut être reproduite sous quelque forme que ce soit ou par quelque moyen électronique ou mécanique que ce soit, y compris les systèmes de stockage et de récupération d'informations, sans l'autorisation écrite de l'auteur. La seule exception est celle d'un critique, qui peut citer de courts extraits dans une critique.

Couverture dessinée par Fouad Sabry.

Bien que toutes les précautions aient été prises dans la préparation de ce livre, les auteurs et les éditeurs n'assument aucune responsabilité pour les erreurs ou omissions, ou pour les dommages résultant de l'utilisation des informations contenues dans le présent document.

Table des matières

Chapitre 1 : Salle de courrier numérique

Chapitre 2 : Échange de données informatisé

Chapitre 3 : Reconnaissance optique de caractères

Chapitre 4 : Système de gestion des documents

Chapitre 5 : Scanner d'images

Chapitre 6 : Gestion de contenu d'entreprise

Chapitre 7 : Impression de données variables

Chapitre 8 : Système de dépôt électronique

Chapitre 9 : Traitement des factures

Chapitre 10 : Traitement des formulaires

Appendice

À propos de l'auteur

Chapitre 1 : Salle de courrier numérique

La salle de courrier numérique est l'automatisation des procédures impliquant le courrier entrant. À l'aide de la technologie de numérisation et de capture de documents, les entreprises peuvent numériser le courrier entrant et automatiser sa classification et sa distribution dans l'ensemble de l'organisation. La même technique peut être utilisée pour gérer à la fois le courrier papier et électronique (e-mail), ce qui permet aux entreprises de normaliser leurs procédures internes de distribution du courrier et de se conformer aux normes de conformité de l'entreprise.

De nombreuses entreprises continuent de supposer qu'elles sont tenues par la loi de conserver certains documents, comme les documents comptables et les contrats, sur papier pendant une période de temps déterminée. Selon un récent sondage de l'AIIM, l'acceptabilité juridique des documents numérisés est toujours une préoccupation pour plus d'un quart des organisations. En fait, ces critères ne s'appliquent qu'à une petite fraction des documents. La majorité des documents numérisés sont maintenant acceptables devant les tribunaux. La nouvelle norme britannique BS 10008, « Valeur probante et admissibilité juridique du matériel électronique », aborde ce sujet en profondeur. La mentalité consistant à « éviter les risques à tout prix » conduit les entreprises à imprimer et à archiver des dizaines de milliers de documents par jour.

Les volumes de courrier continuent d'augmenter considérablement, en raison de l'expansion de l'entreprise et de la prolifération de la main-d'œuvre mobile. Les entreprises de taille moyenne, par exemple, traitent 100 000 pièces de courrier par mois et soutiennent plus de 200 départements. De plus, la salle de courrier de l'entreprise, élément crucial du système d'information de l'entreprise, peine à faire face à l'achalandage papier. Dans l'intervalle, les organisations modernes veulent des données rapides et précises. Les entreprises américaines dépensent plus de 500 milliards de dollars par an pour transformer les informations contenues dans les documents qu'elles reçoivent quotidiennement en données utiles pour les entreprises.

Les grandes entreprises ont été contraintes par l'exigence de conformité et de responsabilité des entreprises d'investir massivement dans la sauvegarde des informations, les systèmes de stockage et les solutions de conformité. Certaines salles de courrier d'entreprise ont profité de l'introduction de systèmes d'automatisation à grande vitesse destinés à acheminer plus efficacement le courrier physique dans le système. Cependant, les obstacles sont considérables, étant donné que la majorité des salles de courrier utilisent des procédures d'identification optique et de tri manuel d'un article à la fois.

En numérisant le processus de courrier entrant et en indexant les documents à la volée, les entreprises peuvent non seulement obtenir un contrôle interne sur leurs processus de courrier (plus de pertes d'efficacité, de lacunes dans le contrôle des documents ou de perte de courrier précieux), mais aussi combiner les formats de courrier électronique (e-mail, fax) au sein d'un même flux de traitement de documents. Une salle de courrier numérique structurée comme une plate-forme d'information centrale permet à une entreprise de rationaliser le traitement du courrier et d'améliorer considérablement l'efficacité et le service à la clientèle.

La mesure dans laquelle le cycle de décision est raccourci en convertissant tous les courriers papier entrants en photos dès leur réception est un avantage significatif. Les employés peuvent accéder instantanément aux photos, quel que soit l'endroit où les documents ont été obtenus physiquement. En fonction du degré d'urgence, les dossiers peuvent alors être traités très rapidement. Les salles de courrier numériques facilitent la transmission d'informations sur l'entreprise et la coordination de plusieurs personnes autour d'un même document. Le processus de prise de décision devient plus rapide et plus précis.

Les nombreuses technologies au cœur des salles de courrier numériques aident les entreprises à rationaliser leurs processus, par exemple en réduisant les coûts associés au renvoi de documents entre les sites.

En plus des frais de personnel liés à la distribution des lettres, les coûts associés au renvoi, à la perte ou à la détérioration des documents sont également inclus. L'adoption d'une salle de courrier numérique a un impact direct sur l'ensemble de ces coûts et devient un élément crucial de la compétitivité de l'entreprise. L'entreposage proprement dit des papiers constitue une deuxième source de dépenses liées au papier. Encourager le personnel à « se passer de papier » réduira rapidement les coûts liés à l'impression excessive et à la duplication des papiers. L'objectif n'est pas d'éliminer le papier du lieu de travail, mais plutôt d'établir une nouvelle organisation sûre qui rend le papier inutile.

Les réglementations en matière de conformité ont fait du suivi du courrier entrant un besoin pour la grande majorité des entreprises, ce qui fait de la conformité un facteur important. Plus tôt un document est converti en fichier image, plus il peut être suivi avec précision tout au long de son cycle de vie. De plus, un document numérisé est mis à la disposition de tous les utilisateurs autorisés (sous forme de fichier PDF, TIFF ou JPEG). Le fichier créé contient plus que de simples photos ; Il fait référence à un ou plusieurs documents dans la base de données d'archives et enregistre toutes les activités effectuées par les administrateurs du fichier. La sécurité du processus assure la validité et l'intégrité du document, conformément à la politique de gestion des documents de l'entreprise.

La gestion électronique du courrier entrant facilite le traitement des documents dans les entreprises de services et les organismes gouvernementaux. Il améliore le niveau de service fourni aux clients en permettant au personnel d'accéder instantanément aux dossiers des clients et de répondre immédiatement aux demandes de renseignements. La grande majorité des entreprises considèrent l'amélioration du service à la clientèle comme étant d'une importance essentielle.

La combinaison de la numérisation du courrier entrant avec des systèmes de gestion de contenu permet d'acheminer le courrier vers le bon personnel, quel que soit son emplacement physique. La prévalence croissante du travail à distance a réduit les besoins globaux en espace de la salle de courrier. De nombreuses entreprises choisissent désormais un logiciel de salle de courrier pour automatiser l'ensemble de leurs processus de courrier entrant et sortant.

L'acte de numériser des documents papier afin qu'ils puissent être enregistrés et récupérés dans leur format d'image d'origine est la « capture de documents ». C'est la technologie d'imagerie la plus utilisée par les entreprises aujourd'hui. Grâce aux progrès des logiciels, il est désormais possible de collecter simultanément des documents papier et d'importer des fichiers électroniques pour les traiter sur la même plateforme de production. Les lettres papier et numériques peuvent désormais être archivées