Osez la performance au travail

Par Collectif

Organisation et gestion du temps

Une bonne organisation est la clé pour devenir maître de son temps et de ses priorités. Cependant, planifier ses tâches et orchestrer ses journées au regard des aléas du quotidien et autres changements de dernière minute n'est pas toujours chose aisée. Osez la performance au travail vous propose un coaching professionnel pour vous permettre d'optimiser votre emploi du temps et de revoir vos habitudes.

S'appuyer sur ses capacités intellectuelles

Bien sûr, la performance ne réside pas seulement dans la capacité à gérer son temps, mais également dans les aptitudes de chacun. Et même si celles-ci sont inégalement réparties, améliorer son efficacité, ses résultats, pour tout simplement mieux réussir, est plus simple qu'on ne le croit. Cet ouvrage vous explique notamment comment gagner en concentration, booster votre mémoire, stimuler votre créativité ou maximiser votre capacité de résilience.

À vous de jouer !

Ce guide combine différentes approches de la performance comme autant d'axes d'amélioration possibles. Il est l'allié idéal pour instaurer de nouvelles pratiques dans votre quotidien et établir un plan d'action personnel à long terme. À chacun de faire siennes les démarches et les méthodes proposées pour pouvoir mener ces projets à bien.

• Langue: Français
• Éditeur: La bibliothèque du manager
• Date de sortie: 12 avr. 2018
• ISBN: 9782808005906

Aperçu du livre

Préambule

En français, le terme « performance » renvoie au résultat final, chiffré ou mesuré par des indicateurs. Dans la langue de Shakespeare, sa signification fait plutôt référence au comportement, à la capacité d’une personne à réussir. Du point de vue de plusieurs psychologues des organisations également, la performance ne serait pas le résultat de l’action, car celui-ci ne dépend jamais totalement du contrôle de la personne, mais l’action en tant que telle.

Ces deux interprétations semblent indissociables. Il est en effet difficile de parler de performance sans parler de l’état d’esprit et de l’attitude qui lui sont liés. Mais quels moyens mettre en œuvre pour obtenir le résultat que l’on s’est fixé et ainsi être performant dans tous les sens du terme ?

Dans l’optique de répondre à cette question, le livre se penche en priorité sur le sujet de l’organisation personnelle, clé de voûte d’une bonne efficacité professionnelle. Plusieurs chapitres sont ainsi consacrés à la création d’un système d’organisation complet, aux bonnes habitudes à prendre, à la gestion du temps et des priorités, à l’environnement de travail idéal, aux parasites à neutraliser – stress et procrastination en tête !

Dans un second temps, les auteurs se sont concentrés sur le renforcement de certaines aptitudes clés lorsqu’il est question de performance, comme la concentration, la mémoire, la résilience, la créativité, et les capacités intellectuelles en général. On s’en serait douté, tous soulignent l’importance de l’alimentation et du sommeil !

Enfin, les deux derniers chapitres explorent deux outils pratiques d’amélioration de la performance : le mind mapping, technique de visualisation très efficace pour structurer ses idées, et l’autoévaluation, qui permet de tirer des leçons de ses échecs comme de ses victoires.

Ce guide combine ainsi différentes approches de la performance comme autant d’axes d’amélioration possibles. Il est l’allié idéal pour instaurer de nouvelles pratiques dans votre quotidien et établir un plan d’action personnel à long terme. À chacun de faire siennes les démarches et les méthodes proposées pour pouvoir mener ces projets à bien.

S’organiser pour réussir

Par Isabelle Aussant

Problématique ? Comment s’organiser au mieux dans son travail ?

Utilité ? Une bonne organisation au travail est la clé de l’efficacité : elle permet de réduire les imprévus tout en économisant son énergie.

Contexte professionnel ? Organisation personnelle, organisation au sein de l’entreprise, communication interne, délégation.

FAQ ?

Par où commencer ?

Comment repérer les ennemis de la bonne organisation ?

Comment réguler ce stress qui m’empêche de travailler ?

Quel rôle la délégation joue-t-elle dans l’organisation du travail ?

Organisation et communication : deux inséparables ?

Comment optimiser mon temps ?

Comment gérer mes priorités ?

Vous vous sentez débordé, submergé par le nombre de choses que vous devez faire au travail aujourd’hui ? D’ailleurs, vous ne savez même pas par où commencer, alors même que le stress commence à vous envahir ? C’est qu’il est urgent de faire preuve d’organisation pour ne pas vous laisser dépasser par les événements !

Car l’organisation est en réalité un outil de bien-être au travail, qui vous permettra d’être moins stressé et plus efficace dans vos tâches. En effet, dans un milieu professionnel qui vous en demande toujours plus, où le temps est fragmenté et les tâches multipliées, être capable de s’organiser intelligemment devient presque une condition de survie.

Une bonne organisation s’acquiert par des outils, mais également par une bonne connaissance de soi, à travers ses valeurs, ses besoins et ses limites. À ce titre, vous trouverez dans ce livre des clés qui vous permettront d’évoluer vers une meilleure organisation, adaptée à votre mode de fonctionnement personnel.

L’objectif est de mettre en place une organisation « écologique », c’est-à-dire une organisation qui vous respecte personnellement, grâce à une réflexion globale sur votre personnalité et sur les outils que vous vous serez appropriés, ainsi que votre environnement de travail (vos collaborateurs et les valeurs de l’entreprise). De cette manière, vous n’aurez pas le sentiment de forcer les choses et votre entourage professionnel vous trouvera naturellement d’une efficacité redoutable !

Le cadre posé par l’entreprise

Le cadre organisationnel de votre entreprise ne dépend probablement pas de vous, mais vous devez vous en accommoder. Il constitue donc un point important dans l’arrangement de votre travail personnel. Ce cadre est au service des intérêts d’une entreprise, puisqu’il lui permet d’optimiser son fonctionnement et ses coûts, mais il est également au service de l’humain, à travers le respect de chaque individu de ladite entreprise.

Ainsi, l’organisation apparaît comme un point fort de la communication au sein d’une entreprise, puisqu’elle établit un protocole qui permet à chaque service et à chaque individu de parler le même langage. Ce protocole, pour être intégré, doit être précis et compréhensible, c’est-à-dire simple, logique et facilement transmissible. Il doit par ailleurs être la source d’inspiration de chaque organisation individuelle et constituer un exemple à suivre, une ligne directrice.

C’est ce que nous explique Pierre-Marie Gadonneix, directeur administratif et financier chez ITV Studios France, qui a connu un fort développement des ressources humaines de sa société en quelques années.

« Notre finalité est la production d’émissions de télévision. L’organisation est donc primordiale, car elle est un moyen d’optimiser la fonction première de la société. L’optimisation des coûts nous demande une organisation des plus efficace qui permette de respecter au maximum la fonction ressources humaines. Il faut veiller à ce que les pressions qu’exige la fonction n’affectent pas une bonne ambiance de travail.

[…]

Il ne peut pas y avoir plusieurs systèmes de fonctionnement au sein d’une société. Il est important d’établir des process communs auxquels chaque collaborateur adhère, et ce depuis son recrutement. Dans le cas contraire, cela créée non seulement des problèmes pratiques et concrets sur les projets, mais aussi des tensions au sein des équipes. »

« Connais-toi toi-même »

Les valeurs

Nos valeurs nous construisent fondamentalement ; elles sont ancrées en nous. Elles donnent un sens à nos actions et nous poussent à agir avec toute la force dont nous sommes capables. Il est donc primordial de se connaître pour utiliser au mieux ces fondamentaux. Nous sommes naturellement plus efficaces sur des tâches qui sont en accord avec nos valeurs. A contrario, quand nous ne sommes pas en harmonie avec celles-ci, chaque tâche nous demande un effort considérable, nous amenant souvent à la repousser à plus tard (procrastination), en espérant que l’envie finira par venir d’elle-même.

En fonction de la situation psychologique ou physique dans laquelle nous nous trouvons, nous puisons plus ou moins dans une valeur. Cela signifie que nous revoyons constamment l’échelle de nos valeurs : il est donc important de se réinterroger régulièrement à ce propos.

Prendre conscience des valeurs qui nous portent nous permet de hiérarchiser nos tâches et donc de nous organiser plus naturellement. Soyez à l’écoute de vos envies, car les tâches que vous souhaitez faire seront exécutées avec plus de rapidité et de facilité. Sans pour autant oublier de s’atteler de temps en temps, lorsque votre niveau d’énergie est au plus haut, aux tâches moins réjouissantes...

Prenez du recul sur vous-même

Quelles sont vos valeurs ? Famille, amis, travail, contribution à la société, sport, respect, réussite sociale, honnêteté, partage. Notez tout ce à quoi vous tenez.

Classez-les par ordre d’importance : tentez de déterminer les valeurs qui sont porteuses de la majorité de vos actions et comportements.

Comment les nourrissez-vous dans votre travail ? Que pourriez-vous éventuellement faire différemment pour arriver à une plus grande cohérence personnelle ?

Les limites

Se connaître, c’est aussi prendre conscience de ses limites. Celles-ci doivent entrer en considération au moment de s’organiser. Nous avons tous des limites « aidantes », celles qui nous permettent d’être bienveillants avec nous-mêmes et de nous respecter, et des limites « limitantes » qui nous empêchent d’agir ou de mener à bien une action. Elles nous protègent ou nous enferment. Il est donc important de les connaître afin d’en faire une force dans notre organisation. Posez-vous ces questions :

« Quelles sont mes limites aidantes, celles qui me protègent, qui préservent mon énergie et qui me permettent d’être en accord avec moi-même et d’évoluer ? »

Exemple : Je n’accepte le contact physique, telle une main placée sur mon épaule, que de mes amis très proches.

« A contrario, quelles sont mes limites limitantes, celles qui me bloquent et m’empêchent d’avancer ? »

Exemple : Je refuse généralement de prendre la parole lors des réunions de groupe, je préfère laisser les autres discuter.

« Quelles sont les limites que je pose aux autres ? Est-ce que je les formule clairement ? »

« Que fais-je quand une personne dépasse mes limites ? Est-ce que je réagis de manière à le lui faire comprendre ? »

En répondant à ces questions et en définissant ces éléments, vous serez clair avec vous-même et clairvoyant dans vos actions. Vous serez un guide fiable pour mettre en place des actions cohérentes et organisées.

Il est également nécessaire de poser ces limites face aux autres afin d’être en accord avec votre entourage professionnel. Pour cela, une compétence relationnelle essentielle est requise : le « savoir dire non ». Jacques Salomé, psychosociologue et écrivain français, nous dit qu’« oser dire non à l’autre, c’est oser dire oui à soi-même ». Le « savoir dire non » est une des clés d’une bonne organisation personnelle et contribue à l’épanouissement personnel. Le fait de refuser certaines choses vous évite de subir les autres et vous permet d’être cohérent avec vous-même : il vous aide à faire la différence entre vos urgences et celles des autres. Et dire « non » se révèle bien plus simple si vous connaissez clairement les besoins auxquels vous dites « oui » !

Ne vous méprenez pas

Être disponible pour les autres est évidemment une grande qualité, mais uniquement à condition qu’elle ne vous empêche pas de faire ce pour quoi l’entreprise vous a engagé. D’ailleurs, une personne qui peut dire « non » à certaines demandes avec tact et fermeté donne davantage de valeur à son « oui » et en sera d’autant plus reconnue et appréciée. Ce n’est pas ici le signe d’un désaccord ou d’un conflit, mais la manifestation d’une différence, d’une ouverture à la possibilité d’un véritable échange.

Le rapport au temps

Les bonnes pratiques et les sources d’inefficacité

Chaque individu a sa propre perception du temps. Il est donc important de faire le point sur votre rapport personnel avec ce dernier et sur la façon dont vous le gérez. En listant vos points forts et vos points faibles, vous serez en mesure d’identifier les bonnes pratiques que vous avez acquises, mais aussi les sources d’inefficacité dans votre manière de travailler.

Vous pourrez ainsi mettre en évidence certains points forts comme le fait d’être toujours ponctuel lors des réunions auxquelles vous êtes convié, et certains points faibles tels que le fait de toujours travailler dans l’urgence, ce qui vous donne l’impression de bâcler votre travail.

Pour chaque point faible identifié, interrogez-vous sur son origine. Dans le cas cité, le problème vient peut-être du fait que vous oubliez de vous occuper plus tôt de certaines tâches : vous vous reposez sur votre mémoire, alors qu’elle vous joue des tours ! Ceci posé, vous êtes à présent en mesure de mettre en place une solution à votre problème, en déterminant une action précise et mesurable : l’utilisation d’un support vous permettant de vous rappeler les événements ou les choses à faire à un moment T par exemple. Il ne vous reste plus qu’à choisir le support le plus adapté à votre mode de fonctionnement : post-it, cahier, calepin, agenda électronique ou tout autre outil de votre choix, qui soit à la fois pratique et facilement accessible.

Quant aux bonnes pratiques que vous avez relevées, soyez-en conscient et n’hésitez pas à y puiser les solutions à vos sources d’inefficacité. Comme le dit ce kōan (phrase à méditer) du bouddhisme zen : « Ce qui te manque, cherche-le dans ce que tu as. »

Le rythme biologique

C’est aujourd’hui scientifiquement prouvé : nous avons des rythmes internes qu’il est bon de connaître et de savoir écouter. Au cours d’une journée, la température de notre corps connaît des variations d’intensité, tout comme notre force musculaire et notre activité cérébrale. Ainsi, toutes les fonctions de notre organisme travaillent avec des hauts et des bas.

Même s’il est reconnu que l’efficacité est meilleure en cours de journée entre 10 et 11 heures et entre 15 h 30 et 16 h 30, prenez le temps d’identifier vos heures pleines et efficaces, pendant lesquelles activité intellectuelle est très alerte, et vos heures creuses, durant lesquelles vos besoins physiologiques – la faim, la fatigue, etc. – diminuent vos performances. L’observation de votre comportement sur une journée sera la méthode la plus efficace pour faire le point sur ces périodes plus ou moins productives.

Pour faire de votre rythme biologique un atout dans votre organisation, tenez compte de ces cycles pour répartir les différentes tâches que vous avez à effectuer dans une journée. Il vous suffira alors de planifier les tâches qui demandent une grande disponibilité intellectuelle sur les plages horaires durant lesquelles vous vous savez en pleine possession de vos moyens. Vous n’en serez que plus efficace.

Les parasites

Ceux qui polluent l’environnement de travail

Les parasites extérieurs, synonymes de distraction, affectent les performances professionnelles. Parmi ceux-ci, nous retrouvons sans surprise ceux qui dérangent nos sens : le bruit, la température, la mauvaise ergonomie du poste de travail, etc. Veillez à ce que votre environnement ne perturbe pas votre concentration. Aérez votre bureau au moins une fois par jour et n’hésitez pas à fermer la porte ou à vous mettre de la musique dans les oreilles pour vous isoler quand vous en avez besoin.

Petit plus

Faites de votre poste de travail votre petit chez vous : en semaine, vous y passez la majorité de votre temps, alors donnez-lui quelque chose de familier et dans lequel vous vous sentez bien, en posant une petite plante ou un objet personnel sur votre bureau par exemple.

Les interactions professionnelles

Sollicités en permanence (téléphone, e-mails, demandes d’aides, etc.), il est relativement rare que nous ne soyons pas interrompus dans notre travail. Nous nous devons en effet d’être constamment ouverts aux autres, aussi est-il souvent bien difficile de mener une action de A à Z sans devoir répondre aux demandes extérieures.

Par exemple, la tentation est grande de consulter immédiatement le contenu d’un e-mail dès sa réception, et même d’y répondre. Pourtant, mieux vaut prendre le temps de répondre correctement à chaque message, plutôt que de le traiter brièvement, voire d’y apporter une réponse partielle ou peu utile comme : « Je vérifie et je reviens vers vous. » Sans doute votre interlocuteur sera-t-il content de voir que sa demande est prise en considération, mais il n’aura toujours pas sa réponse et aura probablement interrompu une tâche pour lire votre message, tout comme vous l’aurez fait pour lui répondre.

Que faut-il faire concrètement ?

Commencez par établir des règles dans l’utilisation des outils de communication. Choisissez par exemple de consulter votre boîte de réception quatre ou cinq fois par jour maximum, à intervalles plus ou moins réguliers : le matin à votre arrivée, en milieu de matinée, au retour de la pause midi, en milieu d’après-midi et le soir 30 minutes avant de partir.

Ces conseils s’appliquent aussi à l’utilisation du smartphone : en posséder un n’implique pas d’être joignable en permanence. Après tout, les boîtes vocales font très bien leur travail ! Vous écouterez vos messages et rappellerez vos interlocuteurs une fois achevée la tâche sur laquelle vous vous concentrez. Là encore, la réponse que vous serez en mesure d’apporter sera de meilleure qualité si votre esprit n’est pas occupé à autre chose.

Le stress

Tous les parasites ne proviennent pas de l’extérieur ; certains, très handicapants, se cachent en nous. Le plus répandu et le plus pernicieux de tous est sans aucun doute le stress.

Le stress est une dramatisation du futur. Dès lors que nous stressons, notre état mental est affecté : nos comportements, nos émotions et nos humeurs peuvent basculer du rationnel à l’irrationnel et nos actions perdent de leur cohérence, jusqu’à développer parfois une paralysie totale de nos moyens.

Le stress au travail n’est pas une fatalité, vous pouvez le contourner. La clé est de bien définir ce qui relève ou non de votre responsabilité. Imaginez trois zones autour de vous dans lesquelles vous allez placer les tâches que vous devez réaliser :

votre zone d’impact. Il s’agit de la zone la plus proche de vous, celle dans laquelle vos décisions et vos actions ont un effet direct ;

votre zone d’influence. Un peu plus éloignée de vous, vous pouvez agir dans cette zone mais vous ne toucherez pas directement l’objectif. Vos actions peuvent toutefois avoir une influence sur cet objectif ;

votre zone hors impact. Cette zone est trop loin de vous, vous n’avez aucune prise sur ce qui s’y passe, quoi que vous décidiez d’entreprendre.

Chaque zone est susceptible de générer du stress, y compris la zone la plus éloignée. Pourtant, cette dernière est hors d’atteinte pour vous : vous ne pouvez rien faire pour changer la situation. Mieux vaut donc cesser de vous inquiéter et vous concentrer sur vos zones d’impact et d’influence. En agissant au maximum dans ces zones-là, vous parviendrez à mieux canaliser votre processus émotionnel et, par conséquent, à empêcher le stress de monter.

Un exemple : vous prenez l’avion pour rencontrer plusieurs clients importants dans un autre pays, et votre vol est retardé de deux heures, ce qui vous met inévitablement en retard pour la journée entière. Au lieu de commencer à vous ronger les ongles, comprenez que ce retard est hors de votre portée : vous ne pouvez rien faire pour que l’avion arrive plus rapidement (zone hors impact). En revanche, ce que vous allez faire pendant ce temps d’attente relève entièrement de votre décision (zone d’impact). Concentrez-vous donc là-dessus et ne vous mettez pas de pression inutile à propos d’un retard qui n’est pas de votre faute.

Gardez votre sang-froid

Regardez les choses comme elles sont, sans interférence émotionnelle : faites bien la part des choses entre les faits objectifs et votre ressenti par rapport à ces faits.

Soyez dans le présent : vous éviterez ainsi d’anticiper un éventuel résultat négatif qui vous stresserait d’avance. Au lieu de penser : « Si je fais ça, il pourrait se passer ça », dites-vous plutôt : « J’agis aujourd’hui suivant tel objectif valable, en escomptant tels résultats », et gardez à l’esprit que personne ne peut tout prévoir.

La procrastination

La procrastination est un symptôme qui consiste à remettre au lendemain ce qui pourrait ou devrait être fait aujourd’hui. Cet art de reporter à plus tard se manifeste principalement quand trop de choses à effectuer se bousculent sur un même axe de temps, ou lorsque nous devons faire quelque chose qui va à l’encontre de nos valeurs. On en arrive alors à penser constamment à ce que l’on doit faire, sans trouver l’énergie pour le faire.

Commencez par vous rappeler ce principe : si vous avez toutes les informations nécessaires, agir immédiatement est toujours plus rapide et souvent bien plus efficace que prévoir de le faire plus tard.

Maintenant, s’il est absolument nécessaire que vous remettiez certaines choses au lendemain, la meilleure solution est de faire de cette tendance à la procrastination un outil positif et créatif en examinant les conséquences futures du report de chaque action sur vous et votre entourage professionnel. Cela vous permettra de mettre des priorités plus facilement. Demandez-vous quel report risque d’entraîner la conséquence la plus lourde, et concentrez-vous sur cette tâche-là, en laissant les autres à plus tard.

Attention !

N’oubliez pas de vous ménager un moment, dans la semaine ou dans le mois, pour effectuer toutes ces petites choses que vous aviez laissées de côté, sans excuse possible cette fois !

La hiérarchisation des tâches

Après avoir exploré les facteurs internes au développement de votre organisation personnelle, il est désormais important de hiérarchiser vos tâches. Certaines doivent être faites avant d’autres du fait de