Organiser un événement: Une expérience à vivre

Par Anne-Catherine Lahaye

Organisez votre événement comme un chef d’orchestre grâce aux exemples et conseils pratiques, éprouvés en entreprise.

Commander des pains surprises, faire une présentation, introduire un orateur, sourire à la caméra…
Vous faites partie de ces entrepreneurs convaincus qu’organiser un événement est un projet parmi d’autres. Vous avez raison et tort à la fois.
Bien sûr, n’importe quel quidam peut taper sur les touches d’un piano ou pincer les cordes d’une guitare et produire un son. Mais de là à créer une musique harmonieuse… Il en va de même pour l’organisation de votre événement. Vous recherchez l’effet WOW différenciant, inscrit dans une stratégie, pas une cacophonie qui va nuire à votre image.
Ce livre aborde l’organisation d’un événement avec les pieds sur terre, mais aussi la tête dans les étoiles. L’ensemble des aspects de l’organisation d’événements y est illustré avec de vraies expériences issues du monde des entreprises.
Vous souhaitez aborder les étapes de construction d’une communication événementielle, entre comportements préparés et improvisations créatives ? Dépasser les paradoxes qui rendent fous, et opter pour des réflexes salutaires ? Pour paraphraser Paulo Coelho, « Si vous pensez que l’aventure de l’organisation d’événements est dangereuse, essayez la routine… Elle est mortelle ! »

Votre événement se distingue des événements de vos concurrents, surprend vos clients. Il est à votre image, tout simplement. Construisons-le ensemble !

EXTRAIT

« Un événement ? Facile, moi aussi je sais le faire ! » Alors, faites-le ! Qu'est-ce que vous attendez ? Plaquez votre routine, osez ! Mais lancez-vous en connaissance de cause. « Entrer en communication », contrairement aux apparences, c’est un peu comme entrer dans les ordres, c'est long, lent et cela exige un fameux travail sur soi-même. Sachez encore que l’organisation d’événements, à côté des autres actions de communication qui lui sont complémentaires, est au cœur du paradoxe de la communication exposé par Thierry Libaert dans l'ouvrage Communiquer dans un monde incertain. Elle est à la fois professionnalisée et reconnue pour son efficacité, enseignée dans les universités et les hautes écoles, mais elle fait en même temps, et là se trouve le paradoxe, l'objet d'un mépris qu'entretiennent d'ailleurs parfois les professionnels de la communication eux-mêmes. Mais que cela ne soit pas de nature à vous décourager. Organiser des événements est PASSIONNANT !

À PROPOS DE L’AUTEUR

Anne-Catherine Lahaye est passionnée par la communication. Elle a orchestré de nombreux événements tels que des journées portes ouvertes, inaugurations, colloques… Son expertise porte autant sur les aspects stratégiques que sur les aspects opérationnels et interpersonnels. Licenciée en communication de l’ULg, elle a développé son expérience depuis plus de quinze ans auprès d’entreprises privées et dans le secteur public. Elle s’est spécialisée dans l’élaboration de stratégies de communication corporate, et dans la construction et l’implémentation de campagnes de communication. Elle propose ses services de consultante pour l’organisation d’événements et coache des professionnels dans leur travail occasionnel ou régulier d’organisateur d’événements.

• Langue: Français
• Éditeur: EdiPro
• Date de sortie: 27 sept. 2017
• ISBN: 9782512007500

Aperçu du livre

17h20.

CHAPITRE 1

Vous organisez un événement :

quel est votre état d’esprit ?

Sept incontournables de l’état d’esprit d’un organisateur d’événements ont été identifiés. Et bien qu’ils puissent être envisagés de façon isolée, ils s’intègrent dans un tout et impulsent une dynamique inhérente à l’organisation d’événements. Pour viser cette sacro-sainte cohérence indispensable pour un événement de qualité, immergez-vous dedans. Fermez les yeux et imaginez votre événement... mais ne le faites qu'après vous être assuré que votre état d'esprit est habité par les éléments ci-après.

1. Action

Agir aide à lutter contre le sentiment d’imposture. Vous doutez de vos compétences, vous vous demandez si vous êtes à la hauteur pour organiser un événement ? Ce n'est pas en restant dans la confusion et l'inaction que vous prouverez le contraire, ni à vous-même ni aux autres. Une solution : agissez ! Immergez-vous dans cette énergie mobilisatrice propre à l'action.

« Si le spermatozoïde vainqueur qui nous accorda de naître avait retenu ses performances, nous ne serions simplement pas là. Il y a donc à l’initial de nous, une énergie puissante qui n’a connu aucun frein… Notre étoffe première, le tissu de notre existence, la trame même de notre être ne furent pas une expression bridée de la vie, mais au contraire son plein déploiement. »⁶

« I am not supposed to be here… I am not supposed to be here »⁷ martelait Amy Cuddy lorsqu'elle ne se sentait pas à sa place lors de ses premières performances en public en tant qu'enseignante. Regardez l'oratrice qu'elle est aujourd'hui⁸. Ce professeur et chercheur de la Harvard Business School a étudié et pratiqué l’impact du langage non verbal sur les autres, mais également sur l'individu lui-même. Le questionnement au départ de ses recherches est le suivant : « Nos comportements non verbaux influencent-ils ce que nous pensons et ressentons pour nous-mêmes ? Démonstration scientifique à l'appui : oui, certainement ! » Adoptez la posture de l'organisateur d'événement, vêtissez son costume, enfilez ses chaussures et... action⁹ !

Suivez le conseil d'Amy Cuddy et, dans votre salle de bains tous les matins, faites pendant deux minutes le « V » de la victoire. Vous vous sentez ridicule ? Cela fait bien longtemps que le ridicule ne tue plus. Vous souriez ? Bien ! Vous êtes en route pour élargir votre zone de confort. Laissez de côté la procrastination, les regrets, la vie terne, la peur... Entrez dans ce monde de l'action où la magie opère : explorez de nouvelles pistes, souriez à l'inconnu, embrassez le changement, vivez pleinement... Oui, c'est possible ! Loin du monde des Bisounours, cette réalité vous appartient si vous décidez de la construire. Que vous pensiez que vous pouvez organiser cet événement, ou au contraire que vous pensiez que vous ne le pouvez pas, dans les deux cas, vous avez raison ! Que choisissez-vous ? Mettez vos lunettes roses, sans pour autant devenir naïf. Décidez, agissez, foncez. Est-ce facile ? Aucunement et à aucun moment. Mettez dans vos bagages, pour votre voyage, une sacrée dose de courage, de la persévérance et beaucoup de transpiration. Votre pire ennemi dans ce cheminement ? Vousmême ! Et cette petite voix qui ressasse : pas possible, elle est dingue, je préfère la sécurité de mon train-train. Il n'y a aucune honte à faire partie de la majorité de la population qui préfère rester dans sa zone de confort. Ce n'est pas votre cas ? Vous savez que l’échec est possible. Votre devise est : agir, agir, agir. Tant mieux !

2. Anticipation

Anticiper tout, même le pire, pour s’en prémunir est une de mes rengaines. A se passer en boucle en permanence lors de l'organisation d'événements. Avant, pendant et même après l'événement, ce moment souvent négligé où vous tirez, à chaud, les enseignements d'une expérience pour enrichir la suivante¹⁰... Dans l'organisation d'événements, ce sont les détails qui font la différence. D'où la liaison très étroite entre perfectionnisme et anticipation.

Anticiper c'est avoir un plan pour chaque situation (ou presque). Etre paré, prêt pour rebondir. C'est chaque fois se poser la question : Et si... ?¹¹. Vous pouvez rétorquer qu'il est impossible d'envisager absolument tous les cas de figure. Probablement. Une histoire de manœuvres militaires peut être éclairante à ce propos¹². Celle d’un bataillon de soldats perdus dans les Alpes. Ils expliquent, une fois le camp de base rejoint, après trois jours, s'être appuyés sur une carte trouvée au fond de la poche d'un des leurs. Cette carte, ils l'ignoraient, était une carte des Pyrénées. Quel confort de pouvoir se reposer sur un plan, de trouver des repères sur une carte, même inexacte. La stratégie, tout comme la carte de l’histoire, permet de s’interroger sur le cap à maintenir, d’analyser le pour et le contre des actions à entreprendre. Grâce à elle, on avance !

Les néophytes vous diront qu'anticiper est plutôt ringard, que le monde évolue tellement vite que préparer les choses est une perte de temps, raison pour laquelle, peut-être, aussi peu d'entreprises se penchent sur la préparation de la gestion des crises ou de la communication en situation de crise. Les communicateurs sont appelés à l'aide très tard, on les somme d'éteindre le feu, comme des pompiers. Une illusion. L’anticipation est parfois vue par certains comme rigide, elle fixe effectivement le cadre en vue de plus de cohérence et permet dès lors une souplesse de réaction face aux imprévus.

Gérer un événement, c’est une alchimie entre des comportements préparés, des actions réflexes et des improvisations créatives ! Ces dernières n’étant possibles que lorsque l'esprit est libéré des autres préoccupations sous contrôle. Avez-vous déjà vécu cette expérience ? Vous passez une soirée d’été à l’extérieur, entre amis, les discussions vont bon train lorsque soudain, alors que le soleil couchant vous l’avait pourtant annoncé, vous vous étonnez de l’obscurité de la nuit…

Anticiper, c'est participer au changement. Visez plus encore : soyez le changement, car c'est la seule chose qui ne change pas¹³. Et au lieu de se battre contre l’inéluctable évolution du monde¹⁴, pourquoi ne pas plutôt surfer sur la vague, l’accompagner ? Embrasser le changement sans se départir de son esprit critique, bien sûr. Les communicants ont la fibre entrepreneuriale. Ils savent que « Quand tu parviens à surmonter ta peur, tu te sens libre »¹⁵. Nous avons tous en nous une part de ces quatre petites souris que Johnson décrit de façon très simpliste dans son best-seller de 105 pages :

Flair sait déceler le changement dès ses premières manifestations.

Flèche se précipite dans l’action.

Polochon redoute et rejette le changement, craignant qu’il ne lui cause du tort.

Baluchon sait s’adapter à temps dès lors qu’il comprend que le changement peut être synonyme de mieux.

Pensez à un changement que vous avez vécu, qu'il se soit passé dans votre entreprise ou dans votre sphère privée. Etiez-vous, vous aussi, comme ce plongeur au bord du plongeoir, avec les orteils dans le vide, s'interrogeant : « J'y vais ? J'y vais pas ? ». Ou peut-être étiez-vous plutôt cet autre plongeur, qui sans avoir l'occasion ni le temps de se poser de quelconques questions, s'est vu pousser dans le vide du haut du tremplin ?

Dans tous les cas, vous êtes passé par les différentes étapes de la courbe du changement, aussi appelée « courbe du deuil »¹⁶. Chacune de ces phases constitue un passage obligé dont la durée n’est pas prédéterminée. Les composantes du cycle du changement sont schématisées dans l’ouvrage de Christine Donjean consacré à la communication interne¹⁷. Pour poursuivre avec l’image de la piscine, la résistance est la conséquence du choc. C’est l’instant où vous franchissez la surface de l’eau. Et même si le changement est voulu, à ce moment précis, votre tête est remplie de « Je n’aurais pas dû ». Il va de soi que la résistance au changement est humaine, qu’une forme de découragement y est associée, de la douleur aussi parfois, en particulier lorsque le changement est imposé. Y a-t-il moyen de soulager la douleur ? Ecourter les phases douloureuses… Lorsque vous êtes au fond de la piscine, pour continuer sur cette image, vous avez deux possibilités : soit rester au fond, abattu, et vous y noyer, soit prendre appui sur le sol, puisque vous ne pouvez pas aller plus bas, et pousser sur vos pieds. Un excellent moyen de se projeter vers la sortie. Heureusement, notre instinct de survie nous place plus fréquemment dans cette deuxième situation. Ouf, vous voilà avec la tête hors de l’eau !

En consultant votre moteur de recherche internet avec « No Thanks. We are too busy », vous trouverez quelques illustrations parlantes de situations caricaturales de changement. Il y a celle où des personnes tirent un chariot avec des roues carrées et refusent, parce qu’elles sont trop occupées, de prendre les roues rondes que propose un ami « qui leur veut du bien »…¹⁸ Ou encore la vignette ci-après, comparant la réaction à deux questions pourtant si proches… mais aux implications fondamentalement différentes¹⁹.

Pour vous, en tant qu'organisateur d'événement, que suscite le changement ? En aucun cas, ces réactions-là ? Tant mieux !

3. Adaptation

S'adapter à son environnement, c'est être caméléon. La croyance selon laquelle le caméléon prend la couleur de son environnement pour se camoufler de ses prédateurs est vraie. Il utilise principalement ce stratagème appelé « homochromie » au milieu des feuilles d’un arbre, l’environnement dans lequel il vit. Mais en aucun cas il ne prend la couleur d'un objet qu'il touche. La couleur du caméléon est avant tout un moyen de communication. Elle lui permet de montrer son état d’esprit. Au repos, il est vert émeraude. S’il se sent menacé, par exemple à la vue d’un prédateur, il prendra une couleur vive ou foncée.

En tant qu'organisateur d'un événement, vous serez le point de rencontre de différents publics (clients, prospects, fournisseurs...). Pour chacun, il faudra prendre la teinte adéquate, adopter le mode de communication qui convient : choix de la langue, du niveau de langage, de la distance interpersonnelle... La question de savoir qui est (sont) le(s) public(s) est fondamentale. Le chapitre suivant est entièrement consacré à ce questionnement. Par ailleurs, et de par votre métier, vous serez rarement amené à faire deux fois exactement la même chose avec les mêmes personnes. Savoir s’adapter est donc un énorme avantage, non seulement à la tâche à réaliser, mais aussi aux personnes avec lesquelles vous devez travailler. Et une telle compétence vous fera gagner en efficacité.

Tout est lié. L'adaptation caméléon évoquée ici est profitable pour autant que vous l'anticipiez et agissiez dans le sens choisi. N'oubliez jamais que le travail d'adaptation sera grandement facilité si vous avez consacré une part très conséquente de votre temps à la préparation. D’expérience, préparer, c'est 80% du travail d'organisation. Le jour J, il ne vous reste qu'environ 20% pour des micros-ajustements. Outre l'indispensable évaluation, le jour de l'événement, l'événement peut presque être considéré comme fini. J'adore ce moment précis, où, environ une heure avant l'ouverture des portes, chacun est à son poste, tout a été pensé pour le meilleur accueil qui soit des visiteurs. Tout est prêt. D'ailleurs, les voilà ! Souriez.

Vous adapter à tous les publics et à toutes les situations, résoudre des énigmes ou régler des réclamations, bref, anticiper l'aval grâce à une bonne préparation de l'amont est votre deuxième nature ? Tant mieux !

4. Connexion

Le centre névralgique de l'événement, facilitateur et animateur des connexions entre les parties prenantes, c'est vous. Vous n’êtes pourtant pas spécialement celui qui est sur scène, ni face caméra mais vous êtes le pilote de l'avion, hyper-connecté. Vous rendez les choses possibles, encouragez les collaborateurs, vous êtes engagé dans votre mission, vous montrez l'exemple… Autant de compétences rassemblées dans un seul être humain ? Soyons honnête, le mouton à cinq pattes est une erreur de la nature. Mais c'est un autre débat. Vous entraînez et participez vous-même à la dynamique de l'organisation d'événement. Vous fonctionnez comme un catalyseur et cela vous demande énormément d'énergie.

L'organisateur d'événements doit avoir la tête dans les étoiles et les pieds sur terre. Et ce préalable n'est pertinent qu'à partir du moment où des allers-retours sont systématiquement orchestrés entre ces deux positions. Exit le schéma de « la tête qui pense et les bras qui exécutent ». La connexion « stratégie-terrain » est indispensable et pertinente pour n'importe quel environnement²⁰.

Ci-après, l’illustration de ce drôle d’animal connecté. Il se concentre sur les détails opérationnels d’organisation (les pieds sur terre), tout en prenant soin de réfléchir à ce qu’il fait et au contexte dans lequel il agit (la tête dans les étoiles).

Il en existe des communicants fumeux qui construisent la stratégie en chambre et sollicitent le terrain pour une opérationnalisation impossible (techniquement, matériellement, financièrement, temporellement...). Leur survie dans la profession est compromise à court ou moyen terme. Plus nombreux sont les communicants de terrain, le nez enfoncé dans le guidon, qui s'activent dans tous les sens en ne sachant plus (ou pas) pourquoi ils font ce qu'ils font. Savent-ils encore quel est leur nom ? Le doute est permis. Ils ont pris le parti de macérer dans le concret.

S’imprégner du terrain est capital, il ne faut pas pour autant s’y noyer. Car en cas de frénésie, à moyen ou à long terme, selon la capacité de résistance, l’épuisement guette.

Les allers-retours dont question renvoient à la théorie de la communication et ses fondements originaux. A la transmission « one way » d'un message depuis un émetteur vers un récepteur²¹ s'ajoute, pour qu’il y ait communication, la réponse du récepteur vers l'émetteur, appelée « feedback »²². En considérant l’aller et le retour, le message et l’environnement dans lequel l’interaction a lieu, on touche du bout des doigts la communication, on est « en communion ».

L'intérêt de ces confrontations entre la stratégie et le terrain, entre la théorie et la pratique, entre les règles et l'exécution des règles implique des recadrages, des adaptations de parcours. Une telle démarche est souhaitable en permanence. Mais parfois elle met l'organisateur d'événement en surchauffe. Dans une situation comme celle-là, son thermostat émotionnel devra être réglé sur cool. Un point d'attention doit être porté sur le fait que la communication n'est pas la panacée. Toutes les difficultés que rencontre l’organisation d’événements, bien qu’impliquant souvent la communication, ne sont pas toutes des difficultés de communication. La communication est dans presque tout, mais tout n’est pas communication.

Aujourd’hui, la terre continue de tourner, que vous soyez physiquement présent ou pas. Grâce à la technologie et à votre smartphone, vous êtes accessible partout, ou quasi partout, tout le temps. Et vu que répondre à ses mails au-delà de 21h30 ou le week-end est une pratique courante… Il vous faudra être connecté tout en vous laissant la possibilité vitale (un luxe ?) de vous déconnecter.

Vous voyagez de façon récurrente entre le terrain et la stratégie. Vous êtes connecté à tout moment, quoique convaincu qu'il est salutaire de se déconnecter, par moment, mais jamais lors de la préparation d'un événement. Tant mieux !

5. Conviction

L'engagement du communicant tel qu’abordé dans le point ci-avant fait référence à ses convictions. Et si vous associez l'expérience aux convictions, cela génère du professionnalisme. Bref un enchâssement et un entremêlement toujours en devenir. Selon les résultats d’une étude commanditée par PR Week et réalisée auprès de 2000 personnes, le public n’a pas confiance dans les agences de communication²³. Il faudra dès lors être convaincu et convaincant pour battre en brèche les croyances qui assombrissent le tableau, comme celle selon laquelle les communicants seraient des marionnettistes manipulateurs.

L’organisateur d’événements développe la notoriété et l’image de son commanditaire mais également, indirectement bien sûr, la sienne et celle du métier. « Bien faire et le faire savoir » est une démarche nécessaire pour jeter le discrédit sur l’adage populaire « les cordonniers sont toujours les plus mal chaussés ». Aux professionnels eux-mêmes de travailler à la réputation du secteur, de faire connaître et comprendre leurs activités. Et pour cela, il faut des convictions ! « Car le grand public ignore globalement tout du métier de communicant. Pire, il le réduit fréquemment à un vaste fourre-tout où publicité, marketing, lobbying et communication sont amalgamés sans discernement. »²⁴

Tout en se professionnalisant, l’organisateur d’événements se distancie de son commanditaire. S’il est employé, il peut arriver qu’il prenne une certaine indépendance par rapport à sa direction, ce qui n’est pas nécessairement incompatible. Tout dépend de la qualité du relationnel entre les parties. Ce relationnel, justement, est à travailler de part et d’autre en gardant à l’esprit que s’opposer au mouvement n’est pas efficace. N’est-ce pas d’ailleurs ce qui est enseigné aux pratiquants d’arts martiaux ? S’appuyer avec conviction sur le mouvement de l’autre pour démultiplier ses propres forces…

Impossible d’aborder la conviction et l’engagement sans parler de la passion. Organiser des événements demande d’être passionné par la nature humaine. Plus vous progressez dans la maîtrise de l’organisation, plus vous éveillez l’intérêt de votre cible, mais plus vous vous impliquez émotionnellement et plus vous vous fragilisez. Un autre paradoxe à dépasser.

Vous êtes engagé, rempli de convictions et passionné, mais ouvert à des remises en questions, et donc un vrai professionnel. Tant mieux !

6. Professionnalisation

Impossible d’aborder la professionnalisation des métiers de la communication, plus que jamais actuelle, sans questionner les concepts de confiance et d’éthique. L’éthique est une dimension essentielle de la professionnalisation des communicants. Ils sont quotidiennement confrontés à des choix éthiques lorsqu’ils véhiculent de l’information, animent des débats, conseillent des managers, organisent des rencontres, encouragent des prises de position… Autant d’actions qui ont un impact sur la société. Dans la référence à une éthique, vue comme une structure faîtière à leur action, les communicants puisent la légitimation pour se sortir de leur posture d’exécutant et se positionner en spécialiste. Tout en sachant que le regard jeté sur leurs actions par le public est fait de défiance, en attestent les enquêtes sur le sujet²⁵. Une piste de réflexion est à chercher du côté du paradoxe entre la mission du communicant, qui consiste à travailler la réputation d’une entreprise, et la réputation du communicant, parfois taxé de manipulateur, d’arrangeur de la réalité… Le grand public a peur de ce qu’il ne connaît pas et