Classification des documents numériques dans les organismes: Impact des pratiques classificatoires personnelles sur le repérage

Par Sabine Mas

La mémoire institutionnelle est-elle mise en péril par l’autogestion des documents numériques ? L’auteure étudie les différentes méthodes de classification personnelles utilisées par les employés sur leur poste de travail et vérifie la capacité d’une personne tierce à s’y retrouver.

• Langue: Français
• Éditeur: Presses de l'Université du Québec
• Date de sortie: 10 juin 2011
• ISBN: 9782760530362

Aperçu du livre

Presses de l’Université du Québec

Le Delta I, 2875, boulevard Laurier, bureau 450, Québec (Québec)

G1V 2M2 Téléphone: 418 657-4399 − Télécopieur: 418 657-2096

Courriel: [e-mail] − Internet: www.puq.ca

img2.jpg

Sabine Mas

Préface de

Louise Gagnon-Arguin

CLASSIFICATION DES DOCUMENTS NUMÉRIQUES DANS LES ORGANISMES

Impact des pratiques classificatoires personnelles sur le repérage

2011

Presses de l’Université du Québec

Le Delta I, 2875, boul. Laurier, bur. 450

Québec (Québec) Canada G1V 2M2

Catalogage avant publication de Bibliothèque et Archives nationales du Québec et Bibliothèque et Archives Canada

Mas, Sabine, 1972-

Classification des documents numériques dans les organismes: impact des pratiques classificatoires personnelles sur le repérage

(Collection Gestion de l’information)

Présenté à l’origine par l’auteure comme thèse (de doctorat, Université de Montréal), 2007 sous le titre: Schémas de classification et repérage des documents administratifs électroniques dans un contexte de gestion décentralisée des ressources informationnelles.

Comprend des réf. bibliogr. et un index.

ISBN 978-2-7605-3034-8

ISBN EPUB 978-2-7605-3036-2

1. Classification - Documents administratifs. 2. Gestion électronique de documents. 3. Recherche de l’information électronique. I. Titre. II. Collection: Collection Gestion de l’information.

697.B87M37 2011 025.3’44 C2011-940397-8

Les Presses de l’Université du Québec reconnaissent l’aide financière du gouvernement du Canada par l’entremise du Fonds du livre du Canada et du Conseil des Arts du Canada pour leurs activités d’édition.

Elles remercient également la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC) pour son soutien financier.

Mise en pages: Info 1000 mots

Couverture: Richard Hodgson

1 2 3 4 5 6 7 8 9 PUQ 2011 9 8 7 6 5 4 3 2 1

Tous droits de reproduction, de traduction et d’adaptation réservés – © 2011, Presses de l’Université du Québec

Dépôt légal – 2 e trimestre 2011 – Bibliothèque et Archives nationales du Québec/Bibliothèque et Archives Canada

Préface

L’archivistique ajoute un nouveau fleuron à son expertise: un ouvrage complètement dédié à la classification des documents des organisations, particulièrement les documents numériques. L’événement est d’autant plus marquant que cet ouvrage est basé sur une démarche scientifique et que l’auteure fait carrière en tant que chercheuse.

Dans un article paru dans la Revue internationale des sciences sociales en 1972, Terry N. Clark présentait un modèle d’institutionnalisation d’une discipline. Il en reconnaissait cinq étapes menant de l’homme de science isolé, à l’amateurisme scientifique, à la science académique, à la science organisée et à la science lourde. Il définit la science organisée comme «un morcellement de la discipline originale en spécialités[1]». L’ouvrage que présente Sabine Mas illustre bien ce phénomène. Elle dégage de la discipline archivistique, en l’occurrence la classification et plus particulièrement celle des documents numériques, un nouveau champ de recherche et de nouveaux modèles d’application.

La classification se révèle une fonction dont dépend largement le bon traitement de l’information. C’est pourquoi elle a fait l’objet de la préoccupation des archivistes et s’est retrouvée sujet des discussions tant dans les milieux québécois que sur le plan international. Sans arriver à une définition et à des applications communes, c’est à travers ce cheminement que se sont dégagées certaines pratiques et imposées certaines balises. Dans cet ouvrage, Sabine Mas fait état de ces recherches et en souligne les particularités. Toutefois, elle va plus loin en tirant parti des sciences de l’information, ce qui lui permet de dégager des principes et de constituer un modèle de validation de la classification. De plus, l’auteure l’applique au nouveau contexte que crée, pour cette fonction, le monde numérique. Elle propose un cadre d’analyse des schémas de classification à partir de différentes caractéristiques. L’originalité de cette démarche repose sur le lien établi entre la classification et le repérage. Si on classe, c’est pour se retrouver. Rarement, la classification a été observée de ce point de vue.

C’est par la recherche scientifique, exigeant l’application d’une méthodologie, que l’archivistique deviendra une discipline majeure. Il y a eu, au cours des dernières décennies, des contributions importantes en ce sens. Le livre de Sabine Mas constitue, quant à lui, une avancée majeure dans le développement du domaine de la classification en archivistique. Il faut marquer cette parution d’une pierre blanche.

Louise Gagnon-Arguin, Ph.D.

Professeure associée

École de bibliothéconomie et des sciences de l’information

Université de Montréal

Avant-propos

Ce livre est une version révisée d’une thèse réalisée dans le cadre du programme de doctorat en sciences de l’information de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal. Il est le fruit d’un cheminement commencé au début des années 2000. C’est en effet à cette époque que j’ai été séduite par la problématique des schémas de classification hiérarchiques appliqués aux documents d’archives courantes numériques. Ma recherche partait d’un constat plusieurs fois relevé dans les écrits en archivistique: les schémas de classification hiérarchiques, tels que les archivistes les avaient conçus et préconisés pour l’organisation des archives courantes sur support papier, étaient peu ou pas utilisés dans un environnement numérique par les employés de bureau. Ces derniers mettaient souvent en place des schémas de classification «personnels», a priori incompréhensibles pour une tierce personne. Les conséquences administratives et archivistiques de ces pratiques classificatoires personnelles sont fâcheuses à plus ou moins long terme: par exemple, problème de repérage et éparpillement des documents relatifs à un même dossier, impossibilité de remplir les obligations ou de défendre ses droits, diminution de la productivité, perte de la mémoire institutionnelle.

Cette problématique m’a naturellement amenée à me questionner sur la théorie de la classification documentaire et sur les principes classificatoires qui servaient de base aux archivistes pour concevoir les schémas de classification institutionnels. L’étude de ces fondements théoriques a donné lieu à la conception d’une grille d’analyse des schémas de classification hiérarchiques. Il a été également possible de formuler et de tester plusieurs hypothèses concernant les qualités théoriques d’un schéma de classification dans le cadre d’une expérimentation. Il s’agissait de mesurer l’efficacité du repérage d’un ensemble de documents à partir de schémas de classification ayant des caractéristiques variées en vue de déterminer les caractéristiques les plus «performantes» sur le plan du repérage. Le présent livre fait état des résultats de cette étude à la fois descriptive et exploratoire.

En aucune façon cet ouvrage n’entend-il faire «autorité». Pour ma part, je me trouve privilégiée d’avoir pu explorer cette question et désire partager ici le fruit de ma recherche. J’espère qu’il saura répondre à certaines questions que se posent les étudiants en archivistique, les archivistes et les employés de bureau, soucieux de concevoir des schémas de classification efficaces tant pour le classement que pour le repérage des documents numériques personnels ou institutionnels. Je souhaite également que ce texte contribue à approfondir la réflexion sur une fonction archivistique qui se situe au cœur du traitement d’un fonds d’archives.

La collaboration de plusieurs personnes a rendu possible la réalisation de cette recherche et de ce livre qui en découle. J’aimerais ici les remercier.

La première personne que je désire remercier est Louise Gagnon-Arguin, professeure associée à l’EBSI et directrice de thèse. Grâce à son expérience, son empathie, son intuition et sa vision de l’archivistique hors du commun, Louise m’a habilement guidée dans mes travaux tout en me laissant la liberté nécessaire à la réflexion et à l’accomplissement de la recherche. Merci, Louise, de m’avoir donné les moyens de réussir ce projet qui me tenait tant à cœur et de m’avoir enseigné durant toutes ces années ce qui ne se trouve dans aucun livre.

J’aimerais également remercier Michèle Hudon, professeure agrégée à l’EBSI, qui m’a fait l’honneur d’être ma codirectrice de thèse. Sans m’épargner les critiques et en ayant un constant souci du détail, Michèle n’a jamais fait l’économie de judicieux conseils et d’encouragements opportuns tout au long de cette recherche.

Mes plus vifs remerciements vont aussi à la généreuse disponibilité et au regard avisé de Charles Ramangalahy, membre de mon comité de recherche. Les questions qu’il a soulevées lors de nos rencontres ont été une source d’inspiration. Ses remarques et commentaires toujours pertinents m’ont permis de clarifier certaines parties du manuscrit. Charles m’a accompagnée dans cette aventure jusqu’au dépôt final de la thèse, mais n’a pu prendre connaissance du contenu de cet ouvrage, emporté par une cruelle maladie.

Pour m’avoir gracieusement offert leur expertise et leur collaboration tout au long de ce projet, merci à Diane Baillargeon, Taïk Bourhis, Nathalie Denis, Gilles Landry et Claude Minotto de la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal.

Pour le travail d’analyse et de vérification des données, merci à l’équipe du Service de consultation en méthodes quantitatives de l’Université de Montréal et plus particulièrement à Miguel Chagnon, pour ses précieux conseils. Je remercie également Daniel J. Gonçalves et Joaquim A. Jorge, professeurs à l’Instituto Superior Técnico de Lisbonne, de m’avoir autorisée à utiliser leur logiciel pour la collecte de mes données.

Mille mercis aux techniciennes à la coordination de travail de bureau, aux coordonnateurs et coordonnatrices de stages de l’Université de Montréal, ainsi qu’aux étudiants et aux diplômés de l’EBSI qui m’ont accordé leur confiance et fait don de leur temps en acceptant volontairement de participer à cette recherche. Sans vous, ce projet n’aurait pas pu se concrétiser.

Introduction

Le développement des technologies de l’information et des télécommunications a entraîné la création et l’utilisation d’un nombre toujours croissant de documents numériques pour la réalisation des activités quotidiennes au sein des organismes. De plus en plus de documents qui existent uniquement sous forme numérique possèdent une valeur administrative, légale et financière, et sont essentiels à la réalisation des activités ou à la défense des droits des organismes. Parmi ces documents, certains ont également une valeur historique et font alors partie de la mémoire corporative.

Pour répondre au besoin de gérer, de retrouver et d’utiliser ces documents numériques, les archivistes et gestionnaires de documents préconisent l’utilisation du schéma de classification institutionnel déjà conçu pour l’organisation des documents sur support papier[2]. Cet outil d’organisation basé sur une structure hiérarchique de catégories descriptives relatives aux fonctions et activités de l’institution permet de regrouper logiquement et physiquement tous les documents relatifs à une même activité ou à un même dossier. Il est établi que le schéma de classification institutionnel permet l’organisation des documents à plus ou moins long terme et facilite entre autres la localisation et le repérage des documents par l’ensemble des employés[3].

Malgré les recommandations à ce sujet, il est démontré que le schéma de classification institutionnel est rarement utilisé par les employés pour organiser et retrouver les documents numériques sur leur poste de travail. Les employés privilégient des schémas de classification plus «personnels» des documents numériques, qui répondent davantage à leurs besoins pour la réalisation des activités quotidiennes qu’à une vision institutionnelle[4].

CONTEXTE

La présente situation peut s’expliquer tout d’abord par les changements survenus dans le rôle des employés au sein des organismes. L’utilisation répandue des microordinateurs depuis le milieu des années 1980 a favorisé une décentralisation et une démocratisation des fonctions de création, d’organisation, de contrôle, de manipulation et de diffusion des documents en format numérique. Alors qu’il appartenait traditionnellement au responsable d’un poste de classement de procéder à l’analyse, à la classification et à l’indexation des documents ou des dossiers, c’est désormais à chaque employé que revient la responsabilité de manipuler et de gérer les documents numériques créés ou reçus à partir de son poste de travail informatique.

En fait, on observe un paradigme «individualiste» ou «d’informatique individuelle[5]» qui contourne les pratiques de gestion traditionnelles. Les documents sont «autogérés» par les créateurs et utilisateurs, qui ne sont plus uniquement des personnes employées à titre de secrétaires et qui n’ont souvent ni mandat, ni formation en ce sens, ni incitation à se préoccuper eux-mêmes de cette gestion.

Plusieurs facteurs institutionnels entraînent et favorisent l’individualisme qui caractérise l’organisation des documents numériques dans un contexte de gestion décentralisée. La gestion des documents ne constitue généralement pas une priorité pour les organismes en raison d’un manque de motivation institutionnelle ou de ressources[6]. Cette situation est renforcée par le fait que bien des gens pensent que les documents numériques ne sont pas régis par les lois sur les archives ou ont du mal à faire une distinction entre les documents d’archives numériques et les autres sources d’information numérique telles que les ressources Web, par exemple[7]. Des enquêtes ont permis de constater dans la majorité des organismes la quasi-absence de politiques, normes, méthodes et procédures de gestion complète et intégrée des documents numériques, ce qui provoque une perte de contrôle sur une partie importante de la mémoire institutionnelle[8]. L’absence de formation ou d’encadrement des employés, de directives ou de conseils conduit à la manipulation «sans règle ni discipline[9]» des documents numériques par les employés. En l’absence d’un cadre normalisé, un organisme se retrouve avec autant de façons de faire qu’il y a d’individus[10].

À tous ces éléments s’ajoute la «complexité inhérente» à l’utilisation du schéma de classification institutionnel[11]. Celui-ci, tel qu’il est utilisé pour l’organisation des documents sur support papier, peut difficilement être appliqué dans l’environnement numérique en raison de plusieurs contraintes qui existent a priori. Tout d’abord, la terminologie souvent trop générique utilisée dans la structure du schéma ne correspond pas toujours à celle qu’utilisent les employés dans leur travail. Ces derniers nomment leurs répertoires et leurs documents numériques selon une sémantique personnelle, souvent liée au domaine spécialisé dans lequel ils évoluent. Ensuite, on peut souligner la structure hiérarchique trop rigide du schéma de classification institutionnel et sa mise à jour irrégulière, voire inexistante, qui n’incitent pas les individus à l’utiliser dans l’environnement numérique. Enfin, l’effort cognitif dans l’acte de classifier et le manque de temps incitent les individus à privilégier l’utilisation d’un plan ou schéma de classification personnel pour l’organisation des documents numériques. Les individus n’ont plus à négocier ni à discuter les règles de division logique ou conventions classificatoires qu’ils utilisent; ils se rappellent leurs propres règles classificatoires, les changements et les exceptions[12].

Toutes ces considérations ont conduit les gestionnaires de documents à revoir leurs méthodes et à proposer des solutions en vue d’uniformiser l’organisation des documents numériques à caractère institutionnel. Depuis les années 1990, plusieurs organismes, groupes de travail et professionnels[13] ont mené des réflexions, formulé des recommandations et des normes en vue d’améliorer l’organisation des documents numériques sur un microordinateur. Ainsi diverses propositions ont été énoncées pour simplifier et faciliter l’implantation et l’utilisation du schéma de classification institutionnel dans l’environnement numérique: formulation des règles de dénomination de fichiers et répertoires, définition de métadonnées, diminution du nombre de niveaux hiérarchiques de la structure de classification et personnalisation des titres des catégories. Malgré les adaptations effectuées, les employés qui ont eu recours au schéma de classification institutionnel pour organiser leurs documents numériques se disent souvent insatisfaits en raison de la «logique de la classification[14]» qui n’est