Typologie des documents des organisations, 2e édition: De la création à la conservation

Par Louise Gagnon-Arguin, Sabine Mas et Dominique Maurel

Les organisations, dans l’exercice de leurs multiples fonctions de gestion, produisent et reçoivent des documents qui témoignent de leurs activités. Les documents conventionnellement reliés à ces fonctions demeurent, même si leur mode de production et de gestion s’est transformé au cours des ans avec le développement de l’informatique, de différents formats et supports.

La première édition de ce livre est née de la préoccupation de fournir un outil de base à la connaissance des documents produits ou reçus dans les organisations. C’est dans le même esprit que cet ouvrage a été conçu, en tenant compte des changements survenus dans les pratiques administratives et dans le champ des connaissances en archivistique et en sciences de l’information.

Préparée avec la collaboration de gestionnaires de documents et des archives, cette édition revue et augmentée sur la typologie des documents analyse, selon une grille relevant de la diplomatique et de l’archivistique, les principaux documents des activités de gestion d’une organisation. Elle aborde ainsi les volets de la création, de la gestion et de la conservation des documents, et rappelle les législations ou règlements auxquels ils sont soumis. Chacune des descriptions analytiques des types de documents a été révisée et mise à jour. De plus, l’ajout de familles et de types de documents enrichit cette nouvelle mouture.

Cet ouvrage se veut une source d’information utile aux étudiants en gestion des documents ou en archivistique, et s’adresse également à toute personne concernée par la gestion de l’information.

Louise Gagnon-Arguin, Ph. D. en histoire, est professeure associée à l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal.

Sabine Mas, Ph. D. en sciences de l’information, est professeure agrégée à l’EBSI de l’Université de Montréal.

Dominique Maurel, Ph. D. en sciences de l’information, est professeure agrégée à l’EBSI de l’Université de Montréal.

• Langue: Français
• Éditeur: Presses de l'Université du Québec
• Date de sortie: 11 sept. 2019
• ISBN: 9782760551787

Aperçu du livre

Introduction

Louise Gagnon-Arguin

Sabine Mas

Dominique Maurel

Originellement, cet ouvrage est né de la préoccupation de fournir un outil de base à la connaissance des documents produits ou reçus dans les organisations dans le cadre de leurs activités. C’est dans le même esprit que cette nouvelle édition a été préparée en tenant compte des changements survenus dans les pratiques administratives et dans le champ des connaissances en archivistique et en sciences de l’information.

NOUVELLE ÉDITION ET PARTAGE DES RESPONSABILITÉS

La nouvelle édition de Typologie des documents des organisations : de la création à la conservation comporte plusieurs changements. Ainsi, la direction de l’ouvrage relève de trois professeures de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information de l’Université de Montréal, Louise Gagnon-Arguin, Sabine Mas et Dominique Maurel, en collaboration avec Michel Lévesque, archiviste-conseil. La rédaction et la révision de l’une ou l’autre famille de documents ont été confiées à différents auteurs rédacteurs : professionnels, chargés de cours ayant une longue expérience et une connaissance reconnue des documents de l’une ou l’autre famille de documents présentée dans l’ouvrage.

CONTENU DE L’OUVRAGE

Sur le plan du contenu, plusieurs modifications ont été apportées. Il faut d’abord signaler l’ajout de deux chapitres. Le premier permet de situer la typologie des documents dans une perspective historique. Le second place le document dans le cadre plus large de l’information qu’il contient en vue de faire connaître les nouveaux outils mis en place pour assurer la validité de l’information créée, et ce à partir des critères de disponibilité, d’intégrité et de confidentialité de l’information.

Les différentes familles de documents analysées dans la précédente édition de l’ouvrage se retrouvent dans la présente publication, soit les documents constitutifs, les documents de réunion, les documents de direction, les documents de ressources humaines et de relations de travail, les documents de communication, les documents comptables et financiers, et les documents juridiques, avec ajout, dans certains cas, d’autres types de documents. L’ouvrage présente aussi deux nouvelles familles, soit celle des documents des ressources mobilières et immobilières et celle des documents de gestion des ressources informationnelles.

La grille d’analyse, basée sur une approche diplomatique et archivistique, demeure la même à l’exception du lien qui est fait avec le dossier. Le contenu des analyses produites pour chaque type de documents a été révisé et mis à jour. De plus, une présentation de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (RLRQ, c. C-1.1) complète la présentation de la grille d’analyse (annexe).

APPROCHE DIPLOMATIQUE ET ARCHIVISTIQUE DES DOCUMENTS

Une typologie des documents s’appuie sur la reconnaissance de la forme qui caractérise ces documents et leur fournit leur individualité. Dès que cette information sert, entre autres, à la communication, à la gestion ou à la reconnaissance d’un droit, elle doit prendre une forme qui lui permettra d’être reconnue et interprétée correctement par les personnes concernées.

La forme d’un document, qu’il s’agisse d’un document papier ou électronique, désigne « l’ensemble des éléments externes et internes (relatifs au contexte, au contenu et à la structure) […] qui lui donnent l’aspect qui répond à sa nature diplomatique et juridique, c’est-à-dire à sa fonction, selon les règles et les usages de l’institution qui l’établit » (Delmas, 1996, p. 60). Le document entendu dans le sens donné dans cet ouvrage et quel que soit son support a toujours une « vocation » propre, soit celle « de rassembler de l’information en un objet unique et fini, de permettre le transport de cette somme d’information et, éventuellement, d’en faciliter l’identification et le classement » (Stern, 1997, p. 56).

On peut analyser et décrire un document pris isolément, par exemple selon une perspective diplomatique, ou l’étudier et l’évaluer au sein de l’environnement qui l’a conçu, reçu et utilisé, selon une perspective archivistique. C’est ce que cet ouvrage a tenté de faire au moyen d’une grille d’analyse qui intègre des éléments de description tirés de ces deux perspectives.

ÉTUDES RÉCENTES SUR LE DOCUMENT DANS LES ORGANISATIONS

Un portrait plus exhaustif des documents des organisations pourra aussi se réaliser en tenant compte de l’apport du développement des connaissances sur la gouvernance informationnelle et les processus d’affaires, les notions de genres de documents et celles de dossier. Leur application est susceptible d’apporter un éclairage nouveau à l’étude des documents, tant à celle des documents de gestion qu’à celles des documents propres aux fonctions particulières d’une organisation (documents d’exploitation).

Ainsi en est-il des recherches sur la gouvernance informationnelle qui situent les documents des organisations dans un cadre plus large de leur production et de leur utilisation. S’inscrivant généralement dans un flux documentaire, les documents sont produits par un ou plusieurs créateurs, pour un ou plusieurs destinataires, en une ou plusieurs copies possédant ainsi une ou plusieurs fonctions. À titre d’exemple, les informaticiens de gestion, qui analysent les processus d’affaires en lien avec la réalisation des objectifs stratégiques de l’organisation, positionnent également les ressources informationnelles dans leur contexte de création à travers des diagrammes d’activités aux fins d’automatisation. Ces diagrammes cartographient le dynamisme d’une activité à travers l’enchaînement des tâches qui y sont associées, des acteurs (humains, machines) et des ressources concernés. L’ajout des ressources informationnelles en lien avec la séquence des activités permet de comprendre le lien organique entre les documents et données d’archives, et les fonctions et activités de gestion et d’exploitation.

Quant à elle, la théorie des genres telle qu’appliquée aux documents produits ou reçus par les organisations et considérés comme actions de communication permet d’envisager des grilles d’analyse complémentaires à celle proposée pour la typologie des documents et des dossiers. Ainsi, cette grille permettrait de prendre en compte la dimension sociocognitive propre au genre et celle de coconstruction des pratiques par les acteurs organisationnels, éléments qui permettent une identification des genres de documents à une communauté de discours donnée. Par conséquent, les réflexions, méthodes et études de cas déjà menées à partir de la notion de genres de documents ont révélé qu’elle constitue un complément utile aux études diplomatiques et archivistiques des documents dans les organisations (Gagnon-Arguin, Mas, Maurel, 2015a et 2015b).

Le document administratif prend tout son sens dans l’ensemble des autres documents reliés à l’activité ou au contexte dans lequel il est créé ou conservé. Ainsi, le dossier joue un rôle majeur dans la préservation du lien organique entre les documents qui le composent. L’ouvrage Typologie des dossiers des organisations : analyse intégrée dans un contexte analogique et numérique (Gagnon-Arguin et Mas, 2011) présente une analyse détaillée du contexte de création, du rôle, du contenu, des métadonnées et des délais de conservation des principaux dossiers de gestion d’une organisation. Ce faisant, cette typologie des dossiers présente les liens entre différents types de documents relatifs à une action ou à une fonction dans le cadre des activités d’une organisation et fournit un sens particulier au document pris isolément.

CONCLUSION

La nouvelle édition de l’ouvrage Typologie des documents des organisations : de la création à la conservation se veut un outil de travail pour tous ceux qui se préoccupent de la qualité de l’information créée, gérée et conservée par toutes les organisations dans le cadre de leurs activités. Elle ouvre aussi de nouvelles perspectives d’études et d’analyse de cette production documentaire.

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Une brève histoire des archives

François Cartier

Archiviste, Institut national de la recherche scientifique (Québec)

Dans cet ouvrage sur la typologie des documents des organisations, l’on décrit plusieurs types de documents dont, entre autres, les procès-verbaux, la correspondance, les états de compte, les contrats. Ces documents, créés par les administrations, sont associés généralement aux activités de la bureaucratie moderne que nous connaissons aujourd’hui, celle-là même qui émerge en même temps que les États-nations à partir du XIXe siècle et qui est devenue omniprésente dans la société contemporaine.

Pourtant, quand on porte le regard sur le passé, on réalise que les documents produits par nos administrations publiques et privées existent depuis très longtemps ! Les besoins générés par les échanges commerciaux, l’administration des royaumes ou empires, le maintien des droits ou simplement la consignation de la mémoire commune sont apparus relativement tôt dans l’histoire de l’humanité.

Ce chapitre, basé principalement sur la littérature, a donc pour but de présenter, en quelques pages, un regard sur l’origine et l’histoire des archives. L’intention ici est de montrer que l’humain possède depuis très longtemps le réflexe (et le besoin !) de consigner et gérer l’information. Nous regarderons aussi brièvement quel rôle ont occupé les archives au fil des siècles. Bien plus qu’un survol des civilisations et des archives issues de leurs activités, nous nous devons aussi de comprendre pourquoi sont créés ces documents dans le cadre de sociétés structurées, même les plus primitives ! Cet aperçu rendra d’autant plus facile la compréhension des documents modernes dont traite cet ouvrage.

LE DOCUMENT, UNE AFFAIRE DE MÉMOIRE

Notre cerveau est une machine remarquable, mais il comporte de nombreux défauts. En tête de liste : une mémoire souvent défaillante. Bien que nous soyons tous capables d’emmagasiner une quantité remarquable de connaissances dans nos neurones, le rappel d’informations peut parfois se révéler difficile, voire impossible.

Selon Tricot, Sahut et Lemarié (2016, p. 26-27), « la mémoire humaine désigne un aspect de notre relation au monde : l’aspect temporel, i.e. celui qui concerne la façon dont nous utilisons notre passé pour vivre notre présent et anticiper notre futur¹ ». Toutefois, même si notre mémoire à long terme est capable d’emmagasiner une quantité illimitée d’informations (la seule limite réelle étant notre durée de vie), différents processus inhibiteurs (comme l’oubli, la distraction, le blocage ou la suggestibilité) nous empêchent souvent de récupérer la donnée voulue (Tricot, Sahut et Lemarié, 2016, p. 36-40²).

C’est donc pour pallier les limitations de notre cerveau, ou les vilains tours que peut nous jouer notre mémoire, que nous nous servons des documents. Ils sont un rappel plus fiable des informations qui sont essentielles à la poursuite de nos activités quotidiennes ou, plus largement, au fonctionnement d’une société. Et comme le comportement humain peut à l’occasion connaître certaines dérives, un document authentique demeure le meilleur rempart contre la duperie et le mensonge.

En trouvant des moyens de consigner de l’information, l’homme « invente » donc le document. Que ce soit pour communiquer, échanger, prouver, régler un différend ou bien négocier la vente de marchandises, il sert en quelque sorte de substitut à une mémoire humaine souvent précaire.

L’apparition du document d’archives dans la vie des gens a toutefois une portée beaucoup plus vaste que pourrait le laisser penser son double rôle d’outil mémoriel et de communication. En effet,

[l]es grandes étapes de l’évolution du document (les objets gravés, les peintures rupestres et pariétales, les tablettes d’argile, le papyrus, le codex, l’imprimerie, la photographie, le cinéma, l’enregistrement magnétique, l’hypertexte, le web, etc.) ont profondément modifié notre rapport à la connaissance, à la culture, à l’art, à l’échange, à la diffusion, à l’information. Mais l’importance de ces mutations nous fait parfois oublier que le document remplit toujours les fonctions de mémoire et de communication (Tricot, Sahut et Lemarié, 2016, p. 11).

On ne doit donc pas perdre de vue que les documents que nous créons aujourd’hui sont les héritiers de ceux que nos lointains ancêtres ont produits. Nos besoins, ceux-là mêmes qui justifient la création de documents, sont le reflet de la société dans laquelle nous vivons et des organismes pour lesquels nous travaillons. Fondamentalement, ils sont toutefois très similaires à ceux qui existaient dans les temps anciens. En d’autres mots : plus ça change, plus c’est pareil !

LES ARCHIVES, BIEN PLUS QUE DE L’ÉCRITURE

La nature organique des archives, telle qu’on l’enseigne aujourd’hui, n’est pas un concept qui, comme le principe de provenance, est issu de la pratique archivistique moderne. Comme le mentionne Marie-Anne Chabin (1999, p. 43-44), « les documents ne sont pas produits ou collectés pour eux-mêmes de manière délibérée ni même volontariste mais ils sont sécrétés chronologiquement et linéairement au fur et à mesure du déroulement d’une activité identifiée dans la société ». Autrement dit, un document d’archives ne naît pas ex nihilo ! Créer des documents, c’est surtout le résultat d’une activité ou d’un besoin concret. Et pour chaque type de document, un ou plusieurs besoins en justifient l’existence. À cet égard, l’Histoire nous fournit d’innombrables exemples, et ce, dès les origines des plus anciennes civilisations.

Les peuplades du Pacifique du Sud-Ouest créent des cartes à bâtonnets (des stick charts, en anglais) afin de consigner, sur un support tangible, le savoir accumulé par des générations de navigateurs qui ont pagayé entre les îles Marshall. Dans ce « document », les petits coquillages marquent des îles et les branches représentent des routes de navigation ou des courants (figure 1).

Figure 1.

CARTE À BÂTONNETS DE NAVIGATION DE L’ARCHIPEL DES ÎLES MARSHALL

Source : Velvet, <https://fr.wikipedia.org/wiki/Fichier:Paris_musee_branly_carte_navigation_iles_marshall.JPG#metadata>.

Lorsqu’on les compare à des cartes modernes, ces cartes à bâtonnets sont d’une remarquable précision. Les Inuits du Groenland inventent une méthode similaire : avec leurs outils, ils transforment de petits bâtons en répliques miniatures du littoral au large duquel ils naviguent en kayak. Les contours ainsi gravés dans le bois représentent les baies, caps et autres particularités du rivage. Dans les années 1880, l’explorateur danois Gustav Holm se procure de telles « cartes » auprès des populations locales (figure 2). Comme les cartes à bâtons, ces représentations tridimensionnelles s’avèrent d’une précision surprenante.

Figure 2.

CARTES EN BOIS RÉCOLTÉES PAR GUSTAV HOLM SUR LA CÔTE EST DU GROENLAND VERS 1883

Source : <https://fr.wikipedia.org/wiki/Art_inuit#/media/File:Holm1887p250_Tr%C3%A6kort.png>.

Dans la cordillère des Andes, les Incas utilisent les quipus, des ensembles de cordelettes reliées entre elles qui servent à consigner de l’information bien précise (figure 3) : chaque nœud représente un nombre entier ; les nœuds complexes affichent les dizaines ; enfin, les nœuds de huit servent à illustrer les centaines. Certaines cordelettes sont faites de couleurs différentes, ce qui, pour les chercheurs, serait un autre élément du « code » que renferment ces outils. Pour les Incas, qui n’utilisent pas l’écriture, les quipus sont donc utilisés pour consigner de l’information « administrative » essentielle aux activités de l’empire, comme des recensements ou des données économiques. Certains estiment que les quipus, dans leurs versions les plus primitives, sont utilisés depuis au moins 4 500 ans (Neuman, 2016) !

Figure 3

UN QUIPU, TEL QUE PRÉSENTÉ DANS L’ENCYCLOPÉDIE MEYERS KONVERSATIONS-LEXIKON EN 1888

Source : <https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Quipu.png>.

Enfin, nous retrouvons dans les Alpes italiennes le val Camonica (ou Valcamonica). Cette région est reconnue pour ses pétroglyphes, des images gravées dans la pierre. Ce site est d’ailleurs l’un des premiers à être cité et protégé par l’UNESCO en 1979 (UNESCO, v. 2011). On y recense au moins 140 000 œuvres rupestres créées sur une période de 8 000 ans.

Au nombre de ces pétroglyphes, on retrouve la carte de Bedolina. Sur une surface de quatre sur neuf mètres, on a gravé vers le premier siècle avant notre ère une carte détaillée de la région. Comme le mentionne le chercheur Christian Jacob (1992, p. 45), cette carte primitive « indique peut-être, dans son symbolisme complexe, la répartition du travail, la planification et la spécialisation des cultures, le système d’irrigation des terres et les lois qui y président, les limites des propriétés foncières attribuées à des familles ou à des groupes de familles ». Bref, un outil de gestion de la société locale.

Comme on le constate, prise dans son sens le plus large, l’histoire des archives n’est donc pas exclusivement liée à l’apparition de l’écriture. Même sans les graphèmes, qui forment la base des alphabets anciens, les humains s’avèrent très astucieux dans leurs façons de consigner de l’information. Comme le mentionne Paul Delsalle (2000, p. 10) dans Les documents historiques, « [l]es documents historiques sont des informations qui ont été consignées par l’homme sur un support. On a pu dire que tout document est sémiophore, c’est-à-dire un ou plusieurs signes d’origine humaine, attachés ou incorporés à un support matériel ».

Face à de tels legs du passé, certains parleront peut-être davantage d’archéologie ou d’ethnologie et non d’archivistique. Delsalle (2000, p. 11), pour sa part, parle de « documents figurés ». Mais, ce qu’il faut surtout retenir, c’est que raconter l’histoire des archives, et donc de l’information consignée, revient à tracer l’évolution de l’humanité. Cartes à bâtonnets, quipus, gravures rupestres, voilà autant de moyens utilisés par l’homme pour reporter sur un objet inanimé une partie de sa réalité, de combler un besoin informationnel. Datée d’au moins cinq millénaires avant notre ère, la pratique documentaire est donc très ancienne. Toutefois, pour mettre le tout en perspective, si on la reporte sur l’évolution globale d’Homo sapiens, on constate que les archives, écrites ou non, apparaissent très tard dans l’aventure humaine. Un rappel que l’objet de notre discipline est une création humaine relativement récente !

ARCHIVES, BUREAUCRATIE ET CIVILISATION

Alors que prennent racine les premières civilisations, on découvre rapidement que l’information consignée est un remarquable soutien aux activités de l’individu et de la collectivité. Comme le mentionne Paul Delsalle (2000, p. 11), citant Jacques Grimard, « [e]n matière d’organisation de la vie matérielle des hommes en société, les archives occupent une place de premier plan. » L’être humain doit son succès tant à sa gestion de l’information qu’aux terres qu’il cultive ou aux machines qu’il invente (Grimard, 2009, p. 67) !

C’est dans la région du Croissant fertile, qui correspond à une partie du Moyen-Orient actuel, que nous voyons apparaître les premières formes d’écriture³. On reconnaît généralement aux Mésopotamiens le développement du premier système d’écriture. Daté d’environ 3 500 ans avant notre ère, le système mésopotamien utilise à l’origine des pictogrammes, puis des inscriptions en forme de coins (du latin cuneus) et de clous, d’où l’expression écriture cunéiforme⁴.

Les inscriptions sont faites sur des tablettes d’argile, un matériau abondant dans cette région du monde. Bien qu’on utilise aussi des supports souples comme le lin, le cuir, le papyrus, le bois ou même la cire d’abeille, la fragilité de ces supports amenait les administrateurs de l’époque à consigner les informations les plus importantes, comme les données relatives aux impôts, sur de l’argile (Delsalle, 1998, p. 17). La relative solidité de ces tablettes fait en sorte qu’un grand nombre d’entre elles se sont conservées jusqu’à nos jours. À preuve, des fouilles révèlent la présence de plusieurs dépôts contenant des milliers de tablettes : à Tillo, en Turquie, on trouve presque 40 000 tablettes ; à Ebla, en Syrie, des salles en referment 16 500 ; à Ninive, ancienne ville irakienne située face à Mossoul, 25 000 tablettes sont découvertes.

L’information qui s’y trouve est surtout de nature administrative : comptes liés à la production agricole, inventaires et autres données relatives au commerce de l’époque. Ces tablettes servent aussi à rédiger des contrats et autres ententes, comme des prêts, locations ou ventes. Enfin, les administrateurs des cités ou royaumes s’en servent pour y consigner des ordonnances royales, des lettres ou même des inventaires de fonctionnaires.

Vu la grande quantité de documents qui peuplent ces anciens dépôts, on peut imaginer qu’un certain classement est vite devenu nécessaire afin de s’y retrouver ! Comme le mentionne Delsalle (1998, p. 11), « l’archivage est donc un réflexe précoce : dès l’apparition de l’écriture, l’Homme manifeste la volonté de sérier les objets, de dresser des inventaires ». À Ougarit, en Syrie, des fouilles démarrées en 1929 mettent au jour un important dépôt de tablettes anciennes. Les lieux renferment les archives de l’ancien royaume d’Ougarit (XIVe-XIIe siècles avant notre ère). Le palais royal est pourvu d’au moins trois dépôts d’archives : archives diplomatiques, archives financières et archives administratives. Les documents y sont organisés « selon un classement rigoureux » (Favier, 2001, p. 10).

Ces découvertes montrent comment la gestion administrative et politique est déjà bien établie à cette époque et qu’elle repose essentiellement sur le document : correspondances officielles avec le pharaon d’Égypte, le Grand roi hittite ou les rois des États voisins, lettres royales privées, contrats, inventaires, textes économiques ou fiscaux, listes de métiers, de contribuables, de villages avec leurs revenus (Delsalle, 2000, p. 14).

Un examen des documents de la bureaucratie ancienne qui ont survécu jusqu’à aujourd’hui nous montre que

[l]es racines de la bureaucratie sont vraisemblablement aussi vieilles que notre civilisation ou même plus vieilles […] C’est là qu’on rencontre le lointain et pourtant très visible ancêtre des énormes et complexes machines bureaucratiques de notre époque. Elles apparaissent au moment où la communauté primitive s’est divisée en meneurs et menés, organisateurs et organisés, dirigeants et dirigés. Dès que la tribu ou le clan commencent à se rendre compte que la division du travail augmente le pouvoir de l’homme sur la nature et ses moyens de satisfaire ses besoins, apparaissent alors les premiers germes de bureaucratie qui deviennent également les tout premiers signes d’une société de classe (Deutscher et Hérichon, 1969, p. 66).

Société, bureaucratie et archives vont nécessairement ensemble, et ce, depuis les débuts de l’information consignée. Comme on le verra, ceci se reflète dans les civilisations qui naîtront et se succéderont un peu partout, tant en Occident qu’en Asie.

L’ARCHIVE: PILIER DE LA VIE DES ÉTATS

Aujourd’hui, une grande majorité de nations se sont dotées de lois concernant le rôle et la place des archives au sein de l’appareil étatique et des organismes qui y sont rattachés. Statuer ainsi sur l’archive est le résultat d’une volonté autant politique que sociétale, et confirme la fonction essentielle des archives dans toute société organisée. Toutefois, bien avant l’apparition de telles lois, les documents avaient, de façon logique et organique, fait leur place dans les administrations des États anciens.

Dans l’Empire perse, qui couvre l’Iran et l’Irak actuels, on retrouve des archives dans chaque capitale de l’empire dès le Ve siècle avant notre ère. Babylone (dans le sud de l’Irak actuel) fait office de chef-lieu pourvu d’une « maison des archives ». De plus, près de cet endroit, à Nippour, on a trouvé des documents issus d’une entreprise de gestion de biens fonciers, documents datant du Ve siècle avant notre ère. Il s’agirait des plus anciennes archives d’entreprises connues (Delsalle, 2000, p. 18).

Bien qu’exclusives à la caste dirigeante, les archives occupent aussi une place très importante en Égypte :

Les Égyptiens avaient un goût immodéré pour l’enregistrement, l’archivage et les duplicata : de nombreux procès-verbaux portent la mention « copie pour information » ou « à archiver », selon leur destination. Il n’a manqué que le papier carbone aux scribes de l’Égypte pharaonique pour être les dignes ancêtres des fonctionnaires de l’administration égyptienne actuelle (Andreu, 1992, p. 115).

Surtout liées à l’administration du royaume, les archives sont omniprésentes en Égypte. Ces dernières sont aussi porteuses du divin dans les croyances égyptiennes. Les calendriers que l’on consignait sur des bandelettes de lin, par exemple, énuméraient les douze mois de l’année qui sont chacun liés à un dieu égyptien spécifique. Premier magistrat virtuellement le chef de l’État après le pharaon, le vizir est le directeur des archives royales. Pour leur part, les scribes s’occupent de documenter, de trier, de classer et de conserver les événements notables liés au royaume, au pharaon et à sa famille, de même que de réaliser les copies nécessaires pour une administration gourmande en archives. On connaît l’utilisation du papyrus⁵, mais les Égyptiens utilisent eux aussi les tablettes d’argile et des feuilles faites de lin.

Dans la Grèce antique, l’apparition des archives suit le passage de l’oral à l’écrit. Les mnémons, responsables de la mémoire orale, deviennent avec l’apparition de l’écriture les responsables des archives. Dans sa Politique, Platon lui-même décrit le travail des archivistes :

Une autre classe de fonctionnaires est chargée de l’enregistrement des actes passés entre particuliers, et des arrêts rendus par les tribunaux. Ce sont eux aussi qui doivent recevoir la déclaration des poursuites et des instances judiciaires. Parfois cette dernière magistrature se divise en plusieurs autres ; mais elle n’en a pas moins toutes les attributions que je viens d’énumérer. Ceux qui la remplissent sont appelés Archivistes, Greffiers, Conservateurs, ou désignés par tout autre nom pareil (Barthélémy-Saint-Hilaire, 1874).

Dans Athènes et dans les autres cités grecques, les archives sont conservées dans l’Archéion et renferment les décisions, les procès-verbaux d’assemblées citoyennes et les lois gouvernant le pays. Le terme, formé du préfixe arch, signifie fondation, pouvoir ou autorité, ce qui traduit bien la place des archives dans la Grèce antique. D’ailleurs, pour un document, le seul fait de se trouver dans l’Archéion (et plus tard dans le métrôon) lui confère une authenticité incontestée. Enfin, dans la démocratie grecque, les citoyens ont accès aux archives, une pratique similaire à ce que nous connaissons aujourd’hui. Les Grecs utilisent les tablettes d’argile, mais aussi d’autres supports plus éphémères comme le papyrus, le bois et le parchemin. De tous ces documents, seules les tablettes d’argile ont survécu jusqu’à aujourd’hui.

L’Empire romain repose aussi sur la bonne gestion de ses archives. Les magistrats responsables des archives sont les questeurs, qui veillent notamment sur les comptes de l’État. Pour soutenir l’administration impériale, chaque province a ses propres dépôts d’archives. Les décisions publiques prises lors des débats du Sénat romain sont soigneusement archivées. La production de documents est si grande qu’en l’an 16 de notre ère, l’empereur Tibère met sur pied une commission pour faire un grand ménage dans les archives. Sous César, on crée l’ab actis, un poste de sénateur responsable des actes issus des délibérations et décisions du Sénat. Dans la Rome antique, à partir d’environ 65 ans avant notre ère, on entrepose les documents dans le Tabularium, le bureau officiel des archives de l’État, qui fait partie du temple de Saturne à Rome. Chez les particuliers plus fortunés, on retrouve les tablinums, des salles près de l’atrium des demeures où sont conservés les documents de la famille.

À l’autre bout du monde, en Chine, l’écrit a une importance considérable à cause de son utilisation liée aux rites sacrés et religieux. Ces textes, qui sont entre autres consignés sur des os, des lamelles de bambou, des écailles ou même des vases sacrés en bronze, sont alimentés par le Ta-Shi, le « Grand historien » chinois. Ce dernier occupe les fonctions d’astronome, d’astrologue, d’archiviste et de conseiller du roi. L’archiviste, à cette époque, est donc aussi devin ! On a d’ailleurs retrouvé des centaines de milliers d’os gravés qui servaient à des fins divinatoires. Vers les IVe ou IIIe siècles avant notre ère, le Ta-Shi fait place au Zhouli, le scribe, selon qui « toute administration organisée a besoin d’archives où soient conservées les actes de toute espèce émanant du pouvoir » (Delsalle, 2000, p. 40). Comme chez les Égyptiens, le document chinois sert à l’administration, mais peut aussi posséder une valeur sacrée.

Comme ailleurs, des bâtiments sont érigés pour ranger et protéger les archives. Ces édifices reçoivent par ailleurs de fort jolis noms : le Céleste palais des archives (dynastie Zhou ; XIe-VIIe siècles avant notre ère) ; le Pavillon aux douves de pierre (dynastie Han ; IIIe siècle avant notre ère), qui est notamment protégé du feu par de grands fossés d’eau ; le Dépôt du registre jaune derrière le lac (dynastie Ming ; XIVe siècle apr. J.-C.), qui renferme 900 magasins d’archives et où l’aération est prévue pour éviter l’humidité et les moisissures.

Sur le pourtour du bassin méditerranéen, l’Empire byzantin (aussi connu comme l’Empire romain d’Orient) subsiste presque mille ans jusqu’à la prise de Constantinople par les Ottomans en 1453. Au VIe siècle, l’empereur Justinien exige que chaque province de l’Empire ait un édifice dédié aux archives. Plusieurs fonctionnaires travaillent à la gestion des archives, dont le Grand chartulaire, qui est responsable du bureau où sont enregistrés les titres de propriété pour l’impôt.

Succédant à l’Empire byzantin, l’Empire ottoman domine le Moyen-Orient et l’Afrique méditerranéenne jusqu’au XXe siècle. La République de Turquie est notamment issue de cet empire. Sous ce puissant empire musulman, les archives atteignent « des dimensions encore inconnues auparavant pour l’ensemble de la civilisation islamique » (Delsalle, 2000, p. 49).

Sous l’Empire ottoman, le Defterkhâne (salle des archives) est aménagé dans le palais du Sultan à Istanbul (autrefois nommée Constantinople ou Byzance). On le positionne près de la salle du conseil pour ainsi permettre un accès facile aux documents lors des délibérations. Notons que les documents sont classés selon les bureaux les ayant produits et cotés par numéros.

En Europe, pendant le haut Moyen-Âge (du Ve au Xe siècle), on note une abondance de documents. Malheureusement, peu subsistent aujourd’hui à cause des guerres ou de destructions qui sont souvent volontaires. Pensons notamment au phénomène des palimpsestes, ces documents qu’on désencre et réutilise à plusieurs reprises, notamment à cause du coût du parchemin. À cette époque, les documents se trouvent surtout dans les monastères, abbayes et églises, qu’on considère comme les endroits les plus sécuritaires pour préserver les actes ou autres titres officiels, qu’on nommait « chartes »⁶. Par ailleurs, c’est dans ces endroits, plus précisément dans les scriptoriums, que sont produits et recopiés les documents par les moines copistes. Ces derniers, sans le savoir, sont en quelque sorte les dignes héritiers des scribes anciens !

Au Moyen-Âge, on retrouve aussi les documents dans les chancelleries. Il s’agit de bureaux administratifs dans lesquels on rédige, enregistre, copie les documents et autres actes officiels. Plusieurs personnes de haut rang possèdent leur chancellerie, comme le pape, les