L' organisation d'un événement: Guide pratique

Par Lyne Branchaud

Organiser un événement, petit ou grand, n'est pas une mince tâche et vous devrez tenir compte de milliers de détails tout au long de sa mise sur pied. Ce livre est un guide pratique qui vous accompagnera, étape par étape, dans le processus d'organisation d'un événement : définition des objectifs, sélection d'un site, création d'une liste d'hébergement, choix d'un programme d'activités, location d'équipement audiovisuel, production du matériel imprimé, etc.

• Langue: Français
• Éditeur: Presses de l'Université du Québec
• Date de sortie: 22 avr. 2011
• ISBN: 9782760527522

Aperçu du livre

organiser !

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INTRODUCTION

Saviez-vous qu’on peut très bien gagner sa vie et faire carrière en tant qu’organisateur d’événements au Québec ?

En 2006, près de 1 650 événements majeurs et congrès ont eu lieu dans 18 villes membres de l’Association des bureaux de congrès du Québec ; 1 180 concernaient des congrès, colloques, assemblées générales, réunions d’affaires, symposiums et rassemblements de familles et 451 visaient des festivals, tournois, championnats, salons et expositions1.

Une étude de KPMG réalisée en 2001 et portant sur 19 événements et festivals tenus au Québec révèle que le budget d’exploitation de ces derniers s’est élevé à près de 120 millions de dollars et qu’ils ont permis de créer plus de 5 600 emplois2.

À tous ces événements s’ajoutent les nombreux tournois de golf qui se déroulent dans plus de 370 clubs de golf au Québec, les fêtes de Noël, les événements internes des entreprises, etc.

C’est donc dire que l’organisation d’événements constitue un élément important de l’économie québécoise qui engendre une multitude d’emplois pour les travailleurs du Québec.

Vous croyez peut-être, comme la plupart des gens, que les coordonnateurs d’événements en entreprise n’organisent que deux ou trois événements par année : un tournoi de golf, la réception de Noël et une réunion annuelle. Détrompez-vous ! Par exemple, au siège social d’Uniprix où je travaille à temps plein depuis près de cinq ans, je dois organiser près d’une trentaine d’événements par année (salon d’achats régulier, salon d’achats cosmétiques, colloque annuel, réunion des actionnaires et des fournisseurs, tournois de golf divers, congrès Pharm-Excellence, soirées vins et fromages, commandites sportives, salons d’exposition, etc.) !

En plus du personnel permanent qui réalise des événements pour leur entreprise, il existe des firmes de consultation spécialisées en planification et réalisation d’événements ainsi que des gestionnaires d’événements contractuels, qui mettent sur pied les différents projets de leurs nombreux clients. Ajoutez à tout cela les entreprises de services et de location d’équipements reliées au domaine de l’événement (audiovisuel, éclairage, agent d’artistes, traiteurs, etc.), les établissements hôteliers, les centres de congrès, les salles d’exposition, etc., et vous constaterez que le domaine de l’événement est beaucoup plus important que vous ne l’imaginiez…

J’ai écrit ce livre afin de partager le savoir que j’ai acquis sur le terrain au fil des années, transmettre le fruit de mes recherches auprès d’entreprises spécialisées et diffuser des principes de base de gestion qui sauront certainement aider toute personne qui évolue dans le milieu, qu’elle soit débutante ou expérimentée, à bâtir et gérer un événement. Ce guide de référence contient tout ce qu’il faut pour structurer, en toute simplicité, la réalisation d’un projet d’événement : par où commencer, les étapes à suivre, des notions de base, des outils de planification, des méthodes de travail et des références sur Internet, le tout adapté à la réalité québécoise et événementielle d’aujourd’hui.

Ce guide est divisé en huit chapitres.

Le premier chapitre vous aidera à établir des fondations solides de planification d’un événement. C’est l’étape la plus importante lorsqu’un projet se dessine ; on en détermine, entre autres, les objectifs et le profil des participants.

Le deuxième chapitre vous permettra d’élaborer un plan préliminaire et de faire ainsi un survol de l’événement. Vous découvrirez comment le préparer et quels éléments doivent être analysés pour franchir cette étape : le « quoi ? », le « où ? », le « quand ? » et le non moins célèbre « combien ça coûte ? » !

Le troisième chapitre est consacré à l’implantation de l’événement (ou si vous préférez la mise sur pied, la logistique ou la production) et comprend quatre sections. La première effectue un tour d’horizon des trois principales composantes d’un projet : l’hébergement, la réservation d’espace ou de salles et la restauration. La deuxième section porte sur les activités et les divertissements à offrir aux participants. La troisième se concentre sur les besoins techniques, la location d’équipements audiovisuels et la création de l’ambiance. Finalement, la dernière section vous offre des outils de soumission et de planification.

Le quatrième chapitre traite des éléments de communication. Il vous aidera à évaluer les outils disponibles et ceux à privilégier, vous guidera dans le choix et la rédaction d’un contenu et abordera la réalisation visuelle du matériel informatif, publicitaire et promotionnel.

Le cinquième chapitre touche à deux types d’événements particuliers : les tournois de golf et les réunions des Fêtes. Vous y trouverez un résumé d’étapes à suivre afin de réaliser ce type de projets.

Le sixième chapitre vous montre comment prévoir les imprévus et éviter les mauvaises surprises. Il vous amène à réfléchir à différentes situations souvent oubliées lors de la planification d’un événement et vous permet d’anticiper des solutions.

Le septième chapitre décrit les actions à accomplir au premier jour de l’événement, dresse une liste de renseignements à recueillir et décrit les éléments à inclure dans le bilan.

Le huitième chapitre concerne la créativité et les tendances ; il vous proposera une technique pour stimuler votre pensée de deuxième niveau et tracera un portrait des tendances du milieu de l’événement.

Finalement, en annexe, vous retrouverez des exemples d’outils de planification, des formulaires, des documents de travail ainsi qu’une liste de sites de référence et d’entreprises reliées au monde de l’événement.

Bonne lecture !

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1 Bilan 2005 dans les villes de l’ABCQ, 3 octobre 2006, Association des bureaux de congrès du Québec.

2 Les retombées économiques des événements majeurs internationaux, saison 2001-2002 de KPMG.

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CHAPITRE 1

ÉTABLIR LES BASES D’UN PROJET D’ÉVÉNEMENT

Au premier abord, la mise sur pied d’un événement peut décourager lorsqu’on évalue toutes les tâches à accomplir dans un délai habituellement restreint : dresser la liste des invités, trouver les coordonnées de tout ce beau monde, décider de l’endroit où se déroulera l’événement, concevoir, réaliser et expédier les invitations, penser au décor, rédiger les discours, déterminer les activités, élaborer les menus, téléphoner au fleuriste, sélectionner des bénévoles, établir les contrats avec les différents fournisseurs, engager les animateurs et les musiciens, faire produire le matériel promotionnel… ouf !

Organiser un événement consiste, en effet, à planifier et à exécuter de nombreuses tâches, à effectuer des centaines d’appels et d’envois de courriels, à négocier avec plusieurs fournisseurs et à tenir compte de multiples détails. Mais, permettez-moi de vous rassurer ! Que ce soit le premier ou le 200e projet que vous coordonniez, il existe des étapes, des règles et des principes de base à suivre. Et la bonne nouvelle, c’est que ces derniers demeurent toujours les mêmes, peu importe la nature et la taille du mandat ou le degré d’expérience que vous possédez en gestion d’événements.

Pour tout projet événementiel que vous aurez à réaliser, vous devez passer par les six étapes suivantes :

Établir les bases du projet.

Concevoir un plan préliminaire.

Implanter l’événement – production et logistique.

Créer les éléments de communication.

Réaliser l’événement.

Analyser l’ensemble du projet et rédiger le bilan.

Nous verrons en détail, dans ce premier chapitre, la première étape qui consiste à établir les bases du projet.

Suggestion no 1

Commencez toujours la mise sur pied d’un projet en établissant des bases solides et en comprenant chacun des enjeux et chacune des composantes.

Lorsqu’une personne vous donne des instructions pour organiser un événement, sa description du projet est dans 99 % des cas incomplète ; il manque habituellement des éléments essentiels et vous ne recevez qu’une partie des informations ou certains éléments importants n’ont peut-être pas été analysés ou pris en considération. Il n’y a rien d’étonnant à cela, car la personne qui initie le projet est rarement un spécialiste de la gestion d’événements, mais plutôt un membre du service d’administration, des ventes, du marketing, des ressources humaines, etc.

Il est donc essentiel, au tout début du projet, d’organiser une rencontre avec tous les décideurs et acteurs concernés. Cette réunion a pour but d’effectuer un survol du mandat, d’établir des objectifs, de déterminer qui vous cherchez à joindre, de s’assurer que toutes les personnes voient l’événement de la même façon et de préciser les attentes de chacun. Lors de cette réunion, on veillera également à rassembler tous les renseignements pertinents et essentiels à la planification du projet et à poser toutes les questions voulues pour bien saisir les différents enjeux de cet événement.

Le but premier de cette rencontre consiste à définir trois éléments qui serviront de fondation à l’événement : la mission, les objectifs et le profil des participants. C’est sur ces trois éléments que reposeront toutes les décisions que vous aurez à prendre au cours du processus de planification.

1.1. PRÉCISER LA MISSION DE L’ÉVÉNEMENT

Les premiers éléments à aborder lors de cette réunion concernent la mission et l’orientation de l’événement, c’est-à-dire sa raison d’être et les besoins qu’il vise à satisfaire. On ne cherche pas à préciser les détails d’exécution du projet, mais plutôt à comprendre pourquoi cet événement doit avoir lieu.

S’il s’agit d’un événement récurrent, il faut évaluer si la mission et l’orientation du projet demeurent les mêmes que celles des années précédentes ou si elles doivent tenir compte de nouvelles réalités.

Voici quelques questions qui vous aideront à orienter la discussion afin de clarifier la mission. Je vous invite à les analyser soigneusement avec votre équipe de travail.

Est-ce que l’événement sera unique (c’est-à-dire qu’il n’aura lieu qu’une seule fois, à un seul emplacement) ou récurrent (répété à plusieurs reprises, repris chaque année ou encore réalisé à différents endroits) ? Depuis combien d’années cet événement existe-t-il ? S’agit-il d’un anniversaire que vous désirez souligner (p. ex., le dixième anniversaire) ?

Quelle est la mission première de ce projet – remercier, motiver, informer, favoriser des rencontres ou du réseautage, faire découvrir un produit, souligner une occasion spéciale, divertir, brasser des affaires, etc.? Existe-t-il des missions secondaires ?

Si votre événement est récurrent, pourquoi avait-il été créé à l’origine ? Est-ce que ces motifs demeurent toujours valables aujourd’hui ? Sinon, de quelles nouvelles réalités doit-il tenir compte ?

À quels besoins de l’entreprise ce projet doit-il répondre ? Pourquoi la compagnie doit-elle organiser cet événement ?

Si vous deviez utiliser seulement quelques mots pour décrire le but à atteindre, quels seraient-ils ?

Quelles sont les préoccupations, les visions et les attentes des dirigeants face à ce projet ?

Cet événement était-il réalisé de la même façon ou différemment par le passé ? Quels points positifs et négatifs sont ressortis de ces expériences ?

Existe-t-il un projet semblable organisé par vos concurrents ? Quelles sont leurs forces et leurs faiblesses ? Qu’est-ce que le vôtre offre de différent ?

Qui seront les personnes qui devront participer aux processus de décision ?

Les réponses à ces différentes questions vous aideront à :

préciser la mission de l’événement ;

comprendre ce qui s’est fait dans le passé ;

vérifier si le marché et les réalités ont changé ;

définir les orientations et les éléments essentiels du projet ;

déterminer les visions et les attentes de l’équipe de travail ;

comprendre la culture de l’entreprise – son image, ses lignes directrices, ses principes, ses priorités, etc. ;

décider si les éléments seront utilisés une seule fois ou s’ils seront repris à plusieurs occasions.

En tant que gestionnaire, n’hésitez surtout pas à poser beaucoup de questions à cette étape afin d’obtenir le plus de renseignements possible. Assurez-vous de saisir les opinions et les points de vue des différents intervenants et de bien cerner les attentes des dirigeants.

Lors de cette réunion, il est possible que les discussions s’éloignent des points figurant à l’ordre du jour et que vous deviez intervenir afin d’éviter les digressions. Ces interventions sont nécessaires afin que la rencontre soit productive et respecte la durée qui lui était allouée.

Avant de passer à la prochaine série de questions, faites un résumé des discussions et des décisions prises concernant la mission de l’événement et assurez-vous que tous les participants soient d’accord avec ces dernières.

1.2. ÉTABLIR LES OBJECTIFS

La deuxième partie de la réunion consiste à préciser les objectifs de l’événement afin que vous puissiez :

avoir une idée claire des buts que l’entreprise cherche à atteindre ;

définir le contenu du projet ;

déterminer les directions à suivre ;

comprendre les besoins et les attentes des participants ;

identifier les éléments à communiquer ;

prioriser les objectifs ;

établir les résultats qui devront être analysés.

Suggestion no 2

Tout objectif doit être spécifique, mesurable, atteignable, réalisable et défini dans le temps.

Comme pour la définition de la mission, arrêtez-vous à chacune des questions formulées ci-après et discutez-en avec votre équipe de travail.

Quels résultats veut-on atteindre, dans quelle proportion et en combien de temps (réunir 500 propriétaires à la rencontre du mois d’août, faire augmenter les ventes de 5% du produit x au cours de la prochaine année, obtenir 40 nouveaux clients dans les 60 prochains jours, que 100% des participants retiennent les trois nouveaux services de l’entreprise avant la fin du séjour, etc.) ?

Est-ce que ces objectifs sont spécifiques (simple et précis – que veut-on exactement ?), mesurables (au niveau de la quantité ou de la qualité – faits concrets), atteignables (raisonnables dans un contexte donné), réalisables (réalistes) et ont-ils une période de temps déterminée (donc une date de début et de fin) ?

Quels principaux messages doivent être diffusés lors de l’événement (démontrer que votre entreprise privilégie le service à la clientèle, qu’elle est le chef de file dans son domaine, etc.) ? L’entreprise veut-elle profiter de cette occasion pour présenter des changements ou de nouvelles méthodes de travail ?

Qu’est-ce qui motivera les invités à prendre part à l’activité ? Qu’est-ce qu’ils viennent y chercher ? À quoi s’attendent-ils (recueillir des renseignements, établir de nouvelles relations, etc.) ? Connaissez-vous leurs besoins ? L’événement saura-t-il y répondre ?

Quelle est la situation actuelle par rapport à celle visée ? Y a-t-il un problème à résoudre ?

Est-ce que les participants ont déjà entendu parler de votre entreprise ? Jusqu’à quel point connaissent-ils la gamme de vos produits ou services ?

Quelle impression veut-on laisser aux participants ? Que veut-on qu’ils aient retenu après l’événement ?

Existe-t-il un résultat financier auquel il faut parvenir (p. ex., faire un profit d’un montant donné) ?

Les réponses à ces questions vous aideront à établir une liste d’objectifs à atteindre grâce à l’événement. N’oubliez pas d’être précis, de classer vos objectifs par ordre de priorité afin de mettre l’accent