Le Guide Pratique du Contract Management: Méthodes, outils, procédures et meilleures pratiques du Contract Management

Par Guy Vial

Cette édition définit les activités, les rôles attribués aux acteurs, leurs limites de responsabilités, compile méthodes, outils, et procédures et recense les meilleures pratiques approuvées du Contract Management. Elle s’enrichit de l’exercice du métier de Contract Manager dans le nucléaire civil et les énergies renouvelables (Chapitre IX). Les Contrats de type D&B, EPC, EPCM, FIDIC et NEC sont passés au crible (Chapitre VIII). Une étude de cas est présentée en détail (Chapitre X). Le financement de procès et la médiation d’affaire sont introduits (Chapitre III). Un répertoire détaillé de formations diplômantes ou non en Contract Management est présenté (Chapitre VII). Les principaux ajouts sont signalés dans les entêtes de chapitres par le terme « Nouveauté ».

• Langue: Français
• Éditeur: Les Éditions du Net
• Date de sortie: 5 avr. 2023
• ISBN: 9782312132426

Aperçu du livre

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Le Guide Pratique du Contract Management

Guy Vial

Le Guide Pratique du Contract Management

Méthodes, outils, procédures et meilleures pratiques du Contract Management

LES ÉDITIONS DU NET

126, rue du Landy 93400 St Ouen

Édition Augmentée et Actualisée

© Les Éditions du Net, 2023

ISBN : 978-2-312-13242-6

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A noter que ce document a déjà fait l’objet d’une première publication en langue française en janvier 2018 sous le titre

« Le guide pratique du Contract Management – Méthodes, outils, procédures et meilleures pratiques du Contract Management »,

puis en langue anglaise en mai 2020 sous le titre

« Practical Guide of Contract Management – Methods, Tools, Procedures and Best Practices of Contract Management »

et enfin en langue espagnole en janvier 2021 sous le titre

« La Guía Práctica del Contract Management – Métodos, herramientas, procedimientos y mejores prácticas

del Contract Management »

aux Éditions du Net

.

Avant-propos

Bienvenue dans cette deuxième édition augmentée et actualisée du Guide Pratique du Contract Management

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Les pratiques contenues dans le présent document ont été identifiées en alliant une longue expérience de terrain en Contract Management, en France et principalement à l’international, avec les méthodes et les bonnes pratiques relevant des règles de l’art de la discipline. L’exercice de la fonction de Contract Manager dans de grandes entreprises française du secteur de la défense de la part de l’auteur, sa participation à la fondation de l’Association Française du Contract Management et son rôle d’administrateur, de trésorier et de webmestre, au sein de la gouvernance de l’association pendant huit ans, ont constitué un bon socle pour asseoir son expertise dans le domaine.

Elles ne prétendent évidemment pas à l’exhaustivité et pourront être enrichies d’expériences provenant par exemple d’autres domaines connexes, le Project et le Programme Management, pour ne citer qu’eux.

Du point de vue de l’auteur, ce guide s’adresse aux Contract Managers qu’ils soient Contract Manager Vente ou Contract Manager Achat.

Ce document définit les activités à mettre en œuvre, les rôles attribués aux différents acteurs impliqués, les limites de responsabilités de chacun, compile également des méthodes, outils, et procédures et recense enfin les meilleures pratiques approuvées du Contract Management.

Son but est de :

img3.png Définir les activités essentielles qui pourraient donner lieu à des fiche d’emploi telles qu’utilisées usuellement dans les Direction des Ressources Humaines des entreprises et les bonnes pratiques pour gérer les relations contractuelles entre la Société, aux effectifs de laquelle appartient le Contract Manager, ses Clients, ses Partenaires et ses Fournisseurs, dans l’objectif d’améliorer la rentabilité et de sécuriser la position de la Société, au mieux de ses intérêts, sur le périmètre de ses Projets et de ses Programmes,

img3.png Proposer une grille d’affectation des responsabilités entres les différentes parties prenantes impliquées dans l’élaboration et la négociation des Offres commerciales mais aussi dans l’exécution des Contrats et dans la réalisation des Programmes afférents, les différents rôles étant in fine ajustés naturellement en fonction de la taille et de la complexité des Projets ou des Programmes de la Société et des types de Client et utilisateurs finaux.

Dans ce contexte, le rôle, les missions et les responsabilités du Contract Manager, une fois affecté à un Projet ou à un Programme, seront décrits dans de plus amples détails.

Par rapport à la version initiale, la présente édition s’est enrichie de spécificités de l’exercice du métier de Contract Manager dans des domaines actuellement en pleine effervescence ainsi que d’une analyse de modèles de Contrats standard venus du monde anglo-saxon. Un inventaire détaillé des formations universitaires et privées est également proposé. Enfin une étude de cas réel vient compléter le panorama.

Ce document constitue avant tout un guide destiné aux Contract Managers mais également à tous les managers de la Société impliqués dans l’élaboration et la négociation des Offres commerciales, dans l’exécution des Contrats et Programmes afférents, ainsi que dans de leurs Avenants, à savoir :

img3.png L’Ingénieur Commercial,

img3.png Le Responsable Technique & Industriel d’Offre,

img3.png Le Project ou le Programme Manager,

img3.png Le Responsable Achat Projet ou Programme.

Et en même temps, les représentants d’entités fonctionnelles telles que :

img3.png La Direction Juridique,

img3.png La Direction Administrative et Financière,

img3.png La Direction du Contrôle des Exportations,

img3.png La Direction des Achats et des Relations Fournisseurs,

img3.png La Direction de la Sûreté, essentiellement dans le domaine de la défense et de la sécurité,

img3.png La Direction des Systèmes d’Information,

img3.png La Direction Technique et Innovation,

img3.png La Direction de la Qualité.

Il leur permettra d’acquérir une meilleure compréhension de la finalité des actions à mettre en œuvre et des processus introduits dans le cadre du Contract Management et enfin d’identifier au mieux les problèmes majeurs, tout en proposant des solutions adaptées à leur résolution.

Ce document est principalement destiné à être utilisé comme un recueil de recommandations et un guide conseil, aussi bien pour ceux qui démarrent dans l’activité de Contract Management que pour ceux qui sont plus expérimentés dans cette discipline.

Il est conçu comme un support pour les processus d’entreprise, si la Société est organisée sur ce type de concept (Cf. ISO 9001), tels que par exemple « Obtenir des Contrats », « Réaliser les Programmes » et « Mettre à disposition les Fournitures ».

Il est aussi bien utilisé en phase d’Offre ou Projet qu’en phase de réalisation de Programme ou d’Affaire.

C’est enfin le document de référence utilisé pour la formation des Contract Managers.

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Illustration du contenu

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La raison d’être du Contract Management est la suivante :

img3.png Durant la phase d’Offre ou phase Projet, sa pratique est censée apporter la garantie que les engagements contractuels entre la Société, ses Clients, ses Partenaires et ses Fournisseurs sont pertinents, cohérents et donc maîtrisables,

img3.png Durant la phase de Programme, son application est censée assurer le strict respect des engagements contractuels de la Société, contribuer à améliorer la rentabilité du Programme et à sécuriser in fine la position de la Société en cas de problèmes contractuels significatifs pouvant conduire à un différend, voire à un contentieux, avec le Client, avec les Partenaires ou avec les Fournisseurs.

Ce document :

img3.png Définit la notion de Contract Management avec ses activités afférentes et introduit la fonction de Contract Manager,

img3.png Définit les grands domaines d’activité dans le cadre du Contract Management en phase d’Offre et en phase de Programme,

img3.png Clarifie ce qui est sous-entendu par les termes « obligations contractuelles » telles que définies dans les données et documents contractuels i.e. Contrats eux-mêmes, documents référencés dans le Contrat, échanges d’informations avec l’extérieur, interfaces, etc.

img3.png Énumère toutes les activités et décrit les pratiques recommandées dans le cadre du processus de management des relations contractuelles entre la Société, son Client, ses Partenaires et ses Fournisseurs,

img3.png Propose des méthodes et outils de gestion des contentieux, énumère les activités et les bonnes pratiques recommandées dans la résolution des différends et aborde le financement de procès et la médiation d’affaire,

img3.png Propose une grille d’affectation de ces activités entre les différents acteurs de la Société impliqués aussi bien dans les grands Projets/Programmes que dans les Projets/Programmes de taille modeste, étant entendu qu’à la frontière entre petits et grands Projets/Programmes, la distribution des rôles doit être adaptée pour tenir compte de l’organisation existante dans l’entité en charge du Projet/Programme et du contexte spécifique dudit Projet/Programme,

img3.png Fournit des exemples d’application et des recommandations pour la meilleure gestion possible des relations contractuelles entre la Société, son Client, ses Partenaires et ses Fournisseurs, ces exemples et recommandations étant entretenus périodiquement par l’utilisation des retours d’expérience,

img3.png Décrit le contexte dans lequel évolue le Contract Manager dans les domaines du nucléaire et des énergies renouvelables,

img3.png Analyse un panel de modèles de Contrats standard venus du monde anglo-saxon,

img3.png Fournit un inventaire détaillé des formations universitaires et privées,

img3.png Propose une étude de cas détaillée de mise en œuvre du Contract Management dans le cadre de l’obtention d’un gros Contrat à l’export,

img3.png Présente des fiches de description de poste au niveau des Direction des Ressources Humaines,

img3.png Fait l’inventaire des outils à disposition du Contract Manager,

img3.png Propose une bibliographie et des liens utiles dans le domaine du Contract Management,

img3.png Enumère quelques normes,

img3.png Présente des enquêtes menées sur le Contract Management,

img3.png Livre une conclusion et dresse des perspectives dans le domaine du Contract Management.

Quoi de neuf dans cette nouvelle édition ?

Cette nouvelle édition s’enrichit de l’exercice du métier de Contract Manager dans des domaines aussi divers et variés que le nucléaire civil et militaire ainsi que les énergies renouvelables (Chapitre IX). Les Contrats de type D&B, EPC, EPCM, FIDIC et NEC sont passés au crible (Chapitre VIII). Une étude de cas bien réelle est présentée et commentée (Chapitre X). Le financement de procès et la médiation sont introduits (Chapitre III). Un répertoire détaillé de formations diplômantes ou non en Contract Management est présenté (Chapitre VII). Les principaux ajouts sont signalés dans l’entête du chapitre par le terme « Nouveauté ».

L’auteur

Ingénieur diplômé de POLYTECH Montpellier, il dispose d’une expérience probante au sein de grandes entreprises françaises de renom où il a œuvré essentiellement au niveau Programme Management, Ingénierie Commerciale et Contract Management.

Plus d’une quarantaine d’année environ de carrière lui ont permis d’engranger une solide expérience de négociation et de mise en vigueur de gros contrats, en métropole et à l’export principalement, dans les domaines de l’armement et de la sécurité, d’encadrement d’ingénieurs, de conduite de grands Programmes et de pratique du Contract Management.

(Cf. https://www.linkedin.com/in/guy-vial-57a77252/)

Symboles

Chapitre I – Définition et présentation générale du Contract Management

INTRODUCTION

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Ce chapitre :

img3.png Définit le concept de Contract Management,

img3.png Liste les principaux domaines d’activité du Contract Management dans la phase d’Offre ou phase Projet et dans la phase de Programme ou d’Affaire,

img3.png Présente la fonction de Contract Management et tous les acteurs concernés, au premier plan desquels le Contract Manager.

LA NOTION DE CONTRACT MANAGEMENT

Le diagramme suivant indique comment les activités de Contract Management sont agencées pour assurer le management des exigences contractuelles entre la Société, son Client, ses Partenaires et ses Fournisseurs en vue d’atteindre les objectifs prévisionnels fixés.

Nota Bene :

Les activités qui font partie du niveau 1 (Bande Verte) relèvent de l’entière responsabilité du Programme Manager (PM) en phase de Programme et de l’Ingénieur Commercial (IC) en phase de Projet, cependant que celles des niveaux 2, 3 et 4 (Bande Orangée) peuvent être déléguées par le Programme Manager ou l’Ingénieur Commercial (selon que l’on est en phase de Projet ou de Programme) tout ou partie, à la fonction de Contract Management, aux entités fonctionnelles de la Société et/ou à la Direction Générale, pour des tâches relevant de leur domaine de responsabilité, en fonction de la taille des Programmes, de leur complexité et de l’importance des risques associés.

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Figure 1 : Activités du Contract Management

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LES ACTIVITÉS DU CONTRACT MANAGEMENT

Dans la phase de Programme, les activités de Contract Management sont définies comme suit :

img3.png La gestion des obligations contractuelles, dès l’entrée en vigueur du Contrat, se présente sous la forme d’un ensemble de documents contractuels de base (le Référentiel Contractuel ou tout le Contrat et rien que le Contrat, selon la devise !) qu’il est nécessaire d’interpréter et d’administrer.

img3.png La gestion des Risques et des Opportunités, liés aux engagements contractuels, pour lesquels un comportement fortement proactif est nécessaire, avec comme objectif :

img12.png Améliorer la rentabilité du Programme et éviter ou minimiser les Pénalités,

img12.png Créer et gérer les Opportunités d’amendements ou d’avenants,

img12.png Préparer sans tarder, en cas de problèmes contractuels significatifs susceptibles d’aboutir à un différend ou à un contentieux avec un Partenaire, un Sous-traitant ou le Client, un dossier détaillé à l’attention de la Direction Juridique de la Société.

img3.png La gestion des flux d’informations dans les trois catégories d’activité décrites dans le diagramme du chapitre III, à savoir :

img12.png Gestion de la réalisation technique et industrielle, objet du Contrat,

img12.png Gestion des obligations contractuelles,

img12.png Gestion des Risques et des Opportunités liés aux engagements contractuels,

de façon à formaliser les échanges et à garder une trace de tous les événements.

Dans la phase de Projet i.e. élaboration de la proposition et négociation du Contrat, les activités homologues doivent être traitées par l’équipe en charge de l’Offre (Cf. Figure 1) si possible avec une distribution de rôles similaire à celle de la phase de Programme.

Cependant il faut noter que pendant la phase de Projet, la fonction de Contract Management intervient en deux étapes :

img3.png Lors de la réception des documents de la consultation ou de l’Appel d’Offres, une analyse des exigences non techniques exprimées par le Client est effectuée à partir de laquelle sont déduites des recommandations à l’adresse de l’équipe en charge de l’Offre quant à la teneur de la réponse de la Société à ces exigences,

img3.png Lors des négociations, la fonction de Contract Management traite des points précis identifiés par l’Ingénieur Commercial, et vérifie en particulier la cohérence entre les clauses contractuelles, le montage contractuel et les prestations proposées, objet du Contrat, éventuellement avec la collaboration de juristes. Une analyse des Risques contractuels assumés mais également des Opportunités potentielles est menée pendant les négociations et fait partie intégrante de cette fonction.

LA FONCTION DE CONTRACT MANAGER

Qu’un Contract Manager soit désigné ou non, il y a toujours des activités de Contract Management. Elles sont réparties entre les membres de l’équipe en charge du Projet et de l’équipe du Programme, à savoir le Responsable Technique et Industriel de l’Offre, le Responsable Commercial, le Programme Manager, le Contract Manager, les représentants d’entités spécifiques comme la Direction Juridique, la Direction du Contrôle Export, la Direction Technique & Innovation, la Direction Administrative et Financière, la Direction des Achats et des Relations Fournisseurs, etc.

Il est fortement souhaitable que la répartition des tâches et les interactions entre les différents acteurs impliqués (management, supervision, organisation, négociation, etc.) soit adaptée en fonction de la nature (domaine civil ou défense), de la taille et de la complexité du Contrat et du type de Client (anglo-saxon, moyen-oriental, français, asiatique, etc.) et enfin de la taille de la Société et de son organisation.

Le Contract Manager est l’un de ces protagonistes. Lui ou elle peut être assigné(e) à plein temps à une Offre ou à un Programme jugé d’importance complexe ou risqué pour la Société, et dans ce cas précis, son rôle est de coordonner toutes les activités de Contract Management. Il peut aussi faire partie d’une organisation spécifique de la Société (Task Force) en charge du soutien à l’Ingénieur Commercial et au Programme Manager. Cependant, en l’absence de Contract Manager, l’Ingénieur Commercial et plus tard le Programme Manager peuvent réaliser les activités de Contract Management avec le support de spécialistes et d’experts mandatés par les directions ad hoc de la Société, dans leur domaine propre d’expertise (juristes, financiers, etc.).

Basé sur la définition des activités de Contract Management, le présent ouvrage propose une grille d’affectation des responsabilités entre les différents intervenants. Le chapitre III donnera de plus amples détails concernant la responsabilité et le rôle du Contract Manager quand celui-ci est explicitement désigné sur un Projet ou sur un Programme.

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Chapitre II – Le Référentiel Contractuel

GÉNÉRALITÉS

Ce chapitre :

img14.png Apporte des clarifications sur ce que l’on qualifie de données contractuelles et de documents contractuels ; il précise également où sont définies les obligations contractuelles,

img14.png Propose une décomposition arborescente des obligations contractuelles en onze catégories,

img14.png Liste les principales exigences et obligations contractuelles et les classe dans chaque catégorie.

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DÉFINITION DES DONNÉES ET DOCUMENTS CONTRACTUELS

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Les données et les documents contractuels sont définis comme suit :

img3.png Les documents applicables, conformément au Contrat, généralement appelé « Référentiel contractuel » à savoir :

img12.png Les Contrats eux-mêmes : Contrat de vente, Contrats de sous-traitance, Accords avec les Partenaires,

img12.png Tous les documents appelés par le Contrat : clauses techniques, clauses administratives, documents divers tels que plan de management, manuel d’assurance qualité, normes, etc.

img12.png Les documents connexes au Contrat : Accords intergouvernementaux, Accords de non divulgation (Non Disclosure Agreement en anglais), Code des Marchés Publics, Autorisations d’exportation, etc.

img3.png Les Échanges d’informations avec l’extérieur qui peuvent être engageants pour la Société mais qui peuvent aussi bien l’aider en cas de contentieux, à savoir transmission de fichiers informatiques, texto (SMS), traitement de données, fax, courriers et autres documents tels que rapports, factures, notes, présentations, courriers d’expédition, lettres d’accompagnement, etc.

img3.png Les documents générés pour l’administration du Référentiel Contractuel qui sont des documents de gestion documentaire, de suivi des évolutions et de contrôle des données.

Exigences et obligations

Toutes les données et documents contractuels mentionnés ci-dessus et tout particulièrement les documents constituant le Référentiel Contractuel, définissent les exigences et obligations résultant des clauses contractuelles ; elles feront l’objet de plus amples développements dans les paragraphes suivants.

DÉCOMPOSITION ARBORESCENTE DES OBLIGATIONS CONTRACTUELLES

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Les obligations contractuelles, définies dans le Référentiel Contractuel, sont décomposées en onze catégories, quelque peu de manière arbitraire par choix pédagogique et non par ordre de priorité ou d’importance.

Nota Bene : la onzième catégorie, un peu fourre tout, contient néanmoins des obligations contractuelles qui peuvent s’avérer de la plus haute importance, en fonction de la nature du Contrat, du Client ou du montage contractuel.

1) Obligations concernant la description, les spécifications, l’énoncé des travaux : objet du Contrat, documents applicables, exigences techniques et exigences de management, fournitures ou livrables contractuels tels que matériel, logiciel, services, documents, données…

2) Obligations concernant les conditions des prix : leurs types, à savoir les prix fermes ou les prix révisables soumis à formule de variation en fonction d’indices économiques, les paiements, les taux de change, les cautions et les garanties bancaires ou les garanties adossées à la maison mère, les crédits Acheteur ou les crédits Fournisseur, les financements partagés, les obligations comptables et les audits financiers…

3) Obligations concernant les inspections, les acceptations (dates, conditions…) et les livraisons (conditions, emballage, protections, assurances, transport, transfert de propriété et transfert de risques, INCOTERMS…),

4) Obligations concernant la Propriété Intellectuelle : propriété et droits d’utilisation des résultats, redevances, transfert de technologie…

5) Obligations contractuelles de type Industriel : compensations directes et indirectes, coopération, sous-traitance locale…

6) Obligations concernant les licences d’exportation : Autorisations Préalables, Autorisation d’Exportation de Matériels de Guerre, Certificats de Non Réexportation, règlement de non-prolifération…

7) Obligations concernant la sécurité de défense : classification et protection des données, droits d’accès aux sites, transmission d’informations…

8) Obligations concernant la sécurité des personnes et des biens : transfert de produits dangereux, sécurité des systèmes, couverture d’assurances…

9) Obligations concernant les pénalités,

10) Obligations concernant les réclamations et les contentieux,

11) Autres obligations contractuelles : loi applicable, garantie, limites de responsabilité, résiliation ou cessation de Contrat, cession de contrat, changements ou modifications des termes contractuels, langue officielle, impôts, taxes, fiscalité, frais de douane, informations et données, équipements et matériels, moyens et locaux fournis par le Client pour la réalisation du Contrat, déclarations, certifications, REACH…

1 : DESCRIPTION – SPÉCIFICATIONS – ENONCÉ DES TRAVAUX

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Les principales exigences concernant la description, les spécifications et l’Enoncé Des Travaux (Scope ou Statement Of Work en langue anglaise) sont :

img3.png L’objet du Contrat, les délais et les dates de livraison,

img3.png La liste des documents applicables : normes, référence aux standards, spécification système, spécification de management…

img3.png Les exigences techniques, plus ou moins détaillées en fonction de la taille et la complexité du Programme : activités principales, performances techniques et opérationnelles du système, du produit ou du service à fournir mais également les exigences concernant la caractérisation et la vérification de ces niveaux de performance…

img3.png Les exigences en matière d’ingénierie système, incluant la fiabilité, la maintenabilité i.e. l’aptitude à être entretenu, l’ergonomie, la compatibilité électromagnétique, la survivabilité i.e. la capacité de survie, la productibilité, la vulnérabilité, l’analyse de la valeur, la conception à coût objectif, la gestion de la configuration, le Soutien Logistique Intégré (Integrated Logistic Support)…

img3.png Les exigences de management liées à la conduite de Programme incluant l’assurance qualité, les revues d’avancement, la gestion du planning, les rapports, les comptes-rendus…

img3.png Les exigences en matière de tests et d’essais : tests d’évaluation, essais opérationnels, modèle réduits et maquettes…

img3.png Les exigences en matière de formation : équipement, services…

img3.png Les exigences en matière de soutien : équipements de mesures standards ou spécifiques, moyens de manutention, bancs de test spécifiques et non spécifiques,

img3.png Les exigences en matière de mise en œuvre opérationnelle sur site : mise en route opérationnelle du chantier : assemblage, montage, intégration, vérifications sur site, assistance technique sur site, constructions nouvelles, transformation d’équipements opérationnels préalablement existant…

img3.png Les exigences en matière d’installations industrielles : construction, adaptation, agrandissement des installations industrielles, acquisition ou modernisation d’équipements industriels, maintenance des installations…

img3.png Les exigences en matière de pièces de rechange, de réparations, de maintenance opérationnelle, de maintien en conditions opérationnelles,

img3.png La liste des fournitures de type matériel, logiciel et services qui doivent être livrés avec leur planning associé,

img3.png La liste des données et des documents à fournir contractuellement (Contract Data Requirement List) précisant le planning de livraison, les destinataires, le nombre d’exemplaires. Ces données concernent les publications techniques, les documents d’ingénierie, les données de management, les données logistiques…

img3.png La description et le formalisme des données à fournir contractuellement (Data Item Description) qui déterminent la teneur des données du Contrat sous forme de sommaires de documents et de contenu imposé,

img3.png L’archivage et le stockage des documents et des données relevant de la responsabilité du Client ou bien délégués à l’industriel moyennant rétribution.

2 : PRIX – FORMES DE PRIX – FINANCEMENTS – OBLIGATIONS COMPTABLES ET AUDITS

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Les exigences en matière de forme et type de prix, financement, obligations comptables et audits concernent principalement :

img3.png La forme du prix : prix forfaitaire, prix provisoire avec intéressement, prix provisoire avec dépenses contrôlées…

img3.png La date des Conditions Economiques (CE) sur lesquelles le prix est basé,

img3.png Le type de prix (ferme, révisable) et les données économiques de variation des prix (formule, indices, période de lecture…),

img3.png Les conditions de paiement : avances et acomptes, conditions de facturations et de paiement des lots du Contrat, circuit de facturation…

img3.png Les taux de change : monnaie de compte, monnaie de paiement, qui peuvent être différentes…

img3.png Les cautions ou garanties bancaires (Bank Guarantees) souscrites par la Société à la demande du Client pour les Contrats à l’exportation : caution ou garantie de soumission souscrite au bénéfice du Client, caution de restitution d’acompte, cautions de bonne exécution, caution prévue dans le cas où un Fournisseur ne respecterait pas ses obligations de garantie…

img3.png Les modes de financement : crédit Acheteur, crédit Fournisseur, crédit Documentaire, autres moyens de financement…

img3.png Les audits comptables : obligations comptables, clauses de contrôle des coûts a posteriori, avis de prix à utiliser pendant la négociation et/ou après notification du Contrat en cas d’avenant…

3 : INSPECTION, ACCEPTATION, LIVRAISON

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Les exigences en matière d’inspection, d’acceptation et de livraison concernent :

img3.png L’inspection usine : autorité en matière de contrôle, accord intergouvernemental, normes applicables…

img3.png L’acceptation usine et l’acceptation site : procédures d’acceptation, cahiers d’acceptation, méthodes d’acceptation, ressources et moyens dédiés aux acceptations, résultats de tests et d’essais, délais d’acceptation, rapport ou procès verbal d’acceptation, convocation ou carence Client aux acceptations…

img3.png La qualification ou l’agrément : dossier d’agrément, organisme de certification,

img3.png L’installation site : état des lieux, inventaire, plan, ressources, moyens et accès…

img3.png La livraison : modes de livraison, INCOTERMS applicables, procédure d’expédition…

img3.png L’emballage : processus et conditions de préservation, de protection, d’étiquetage et d’emballage des produits de façon à prévenir leur détérioration durant leur manutention, leur expédition ou leur stockage ; exigences de conception, de réalisation y compris de marquage et de peinture ; acceptation des emballages…

img3.png Le transfert de propriété et le transfert de risque : conditions, INCOTERMS applicables…

4 : EXIGENCES CONTRACTUELLES LIÉES À LA PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

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Les exigences contractuelles spéciales concernant la Propriété Intellectuelle s’appliquent essentiellement aux Contrats de Recherche et de Développement (R&D).

Elles concernent :

img3.png La propriété des résultats du Contrat, droits de Propriété Intellectuelle découlant de l’exécution du Contrat,

img3.png L’utilisation des résultats dans les Contrats de Recherche et de Développement : droits des parties d’utiliser, de commercialiser, de déposer, de reproduire ou de modifier une licence, liste de Foreground non financé…

img3.png L’utilisation d’une partie des connaissances acquises antérieurement ou parallèlement à l’exécution du Contrat – le savoir faire acquis antérieurement à l’exécution du Contrat (Background) associé au savoir faire découlant de l’exécution du Contrat (Foreground) et nécessaire à l’utilisation de celui-ci pour la bonne exécution du Contrat – pour permettre l’utilisation effective des résultats du Contrat : liste des droits de propriétés antérieurs de technologie, conditions juridiques et financières conditionnant leur cession au Client,

img3.png Les cas spéciaux de Contrats d’étude logiciel,

img3.png La protection du patrimoine : brevets, droits d’auteur, copyright…

5 : EXIGENCES CONTRACTUELLES DE TYPE INDUSTRIEL

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Les exigences contractuelles de type industriel concernent :

img3.png Les montages industriels en coopération : coresponsabilité des Partenaires industriels vis-à-vis de l’entité en charge du Programme, déclinaison de NDA (Accord de Non divulgation ou Non Disclosure Agreement), déclinaison du Protocole d’accord (ou Mémorandum Of Understanding), déclinaison d’Accord de Collaboration (ou Collaboration Agreement…), Protocole d’accord (Mémorandum Of Agreement)…

img3.png Les Compensations : engagement de compensations directes ou indirectes, rapports d’avancement, pénalités, livraisons…

img3.png La sous-traitance locale : identification et validation des prestations sous-traitées à l’industrie locale…

img3.png L’approbation des Sous-traitants : niveau de sous-traitance au-dessous duquel l’approbation n’est pas exigée, critères et délais d’approbation, modifications des prix et des délais en cas de rejet d’un Sous-traitant…

6 : EXIGENCES CONTRACTUELLES DE TYPE AUTORISATION D’EXPORTATION

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Les exigences contractuelles relatives à l’obtention des licences d’exportation concernent :

img3.png Les lois et règlements en vigueur relatifs au contrôle des exportations et à la non-prolifération des armements :

img12.png réglementations européennes : produits à double usage civil et militaire,

img12.png réglementation française : exportations des matériels de guerre et assimilés,

img12.png réglementation américaine : réexportation de technologie américaine militaire et à double usage, ITAR (International Traffic in Arms Regulations), EAR (Export Administration Regulations)…

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7 : EXIGENCES CONTRACTUELLES DE TYPE SÉCURITÉ DE DÉFENSE

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Les exigences contractuelles relatives à la sécurité de défense concernent :

img3.png Les exigences de sécurité et les règles de classification des informations relatives aux produits voire aux produits eux-mêmes : annexes de sécurité de la Direction Générale de l’Armement (DGA), annexes de sécurité Client…

img3.png L’agrément pour les personnels de la Société ayant à travailler sur le Programme et l’agrément des locaux : niveaux d’habilitation, niveaux de sécurité des locaux…

img3.png L’obtention des autorisations de visite et des visas,

img3.png L’accès aux établissements et aux installations : application des textes gouvernementaux ou bilatéraux, droits d’inspection ou d’acceptation relatifs au personnel du Client…

img3.png La transmission des documents pendant l’exécution du Contrat : circuit d’enregistrement et de marquage des documents classifiés ou confidentiels, circuit de validation, procédure d’expédition d’équipements et de documents classifiés, conditions de déclassification par l’autorité habilité pour le faire…

img3.png …

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8 : EXIGENCES CONTRACTUELLES DE TYPE SÉCURITÉ DES BIENS ET DES PERSONNES

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Les exigences contractuelles quant à la sécurité de personnes et des biens concernent :

img3.png Les matières dangereuses : identification, sécurité des matières, conditions pour le transfert de produits dangereux par delà les frontières,

img3.png La sécurité des fournitures du Contrat (systèmes, équipements, installations, services) vis-à-vis des Clients, du personnel de la Société et de tierces parties en termes de danger pour les personnes, qu’ils soient directs ou indirects,

img3.png La mise en place de Contrats d’assurances pour couvrir les dégâts causés ou subis par les salariés et/ou par les représentants de la partie contractante,

img3.png Le processus de détection, d’identification, de contrôle et d’élimination des dangers : structure de sécurité, politique de sécurité, revues de sécurité, gestion de l’interface avec les domaines de la qualité, de la sécurité du travail et de l’environnement, contrôles et inspections, surveillance et traçabilité des incidents, audits de sécurité, formation à la sécurité…

9 : EXIGENCES CONTRACTUELLES DE TYPE PÉNALITÉS

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Les exigences contractuelles relatives aux pénalités concernent :

img3.png Tout particulièrement, les conditions menant à la pénalité,

img3.png Le plafond maximal du montant des pénalités applicable,

img3.png Le pourcentage de pénalité par jour, par semaine ou par mois concernant les pénalités pour retard de livraison…

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10 : EXIGENCES CONTRACTUELLES DE TYPE GESTION DES RÉCLAMATIONS ET DES CONTENTIEUX

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Les points essentiels que nous développerons plus loin concernent la procédure de règlement des contentieux et plus particulièrement les règles d’arbitrage, les modalités de mise en œuvre de l’arbitrage et les lois applicables (lieu, préséance…).

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11 : AUTRES CLAUSES CONTRACTUELLES

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Les points essentiels relatifs aux autres clauses contractuelles concernent :

img3.png La garantie technique et plus particulièrement son point de départ, sa durée, son objet (défauts ou vices cachés, réparation, livraison de version logiciel, mise à jour de stock de maintenance,…), les conditions de fin…

img3.png La limite de responsabilité du titulaire du Contrat pour dommages occasionnés : dommages directs et dommages indirects,

img3.png La résiliation (Termination) du Contrat et en particulier les conditions de résiliation (pour faute, pour convenance…), les dédommagements éventuels, les impacts détaillés sur les aspects techniques et la Propriété Intellectuelle…

img3.png Les Clauses concernant les changements ou les modifications apportés aux termes contractuels, à la procédure relative à la soumission, à l’analyse, à la négociation et à la mise en œuvre de toutes les modifications : ordre de service sur une provision en cours, amendements au Contrat, Engineering Change Proposals…

img3.png La langue officielle du Contrat au regard de la loi, la langue adoptée pour des échanges concernant l’exécution du Contrat,

img3.png Le régime douanier applicable : mode d’importation chez le Client, exonérations…

img3.png Le régime fiscal applicable : type de contrat, taxes à l’entrée des matériels en fonction de leur origine, procédures de remboursement, conformité des acomptes et des factures commerciales vis-à-vis de la loi du pays, flux financiers et modes de régularisation vis-à-vis des autorités fiscales locales, existence d’une convention fiscale entre pays sinon application des règles fiscales établies ad hoc, obligations d’ordre fiscal…

img3.png Les équipements, les informations et les locaux mis à disposition par le Client pour l’exécution du Contrat soit Government Furnished Equipment (GFE), Government Furnished Informations (GFI) et Government Furnished Facilities (GFF) : listes, dates et conditions de mise à disposition, responsabilité en matière de prise en charge du coût des assurances et des frais de maintenance…

img3.png Déclarations et certifications : préférence pour des entreprises ou des minorités particulières (« Black empowerment » en Afrique du sud par exemple), certification des données techniques, certification du lieu de travail, protection de l’environnement, etc.

Chapitre III – Activités recommandées et bonnes pratiques

Ce chapitre liste l’ensemble des activités recommandées et des bonnes pratiques associées dans le cadre du processus de gestion des relations contractuelles entre la Société, son Client, ses Partenaires et ses Fournisseurs.

Ces activités permettent, pour toutes les exigences énumérées au Chapitre II :

img14.png L’établissement de la base des données et des documents contractuels, son entretien et son management,

img14.png La gestion du bon déroulement du Contrat et la résolution des difficultés rencontrées à l’occasion de son exécution.

Elles font appel à des bonnes pratiques, qu’il est fortement préconisé de partager et d’utiliser largement au sein de la Société, qui :

img14.png ont comme objectif d’améliorer le processus de management du Contrat dans un domaine donné,

img14.png peuvent être décrites en termes d’activités et en terme de responsabilités,

img14.png s’appuient souvent sur une méthode et sur un outil, une check-list par exemple,

img14.png aboutissent à une fourniture vérifiable, par exemple un document, une décision argumentée, etc.

Les pratiques et les activités associées peuvent être divisées en trois catégories principales telles que décrites dans les paragraphes suivants et structurées suivant le diagramme ci-dessous.

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Figure 2 : Pratiques recommandées

PRÉSENTATION GÉNÉRALE

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L’objectif des activités de gestion des obligations contractuelles est de garantir que les engagements contractuels sont pertinents et cohérents et, in fine, d’assurer la stricte conformité des activités menées avec ces engagements.

Elles se répartissent suivant trois catégories qui consistent en :

1) Elaboration du Référentiel Contractuel pendant la phase de négociation et au plus tard avant la réunion de lancement du Programme : Référentiel Contractuel = les Contrats eux-mêmes, les documents appelés par les Contrats et les documents annexes qui accompagnent les Contrats,

2) Administration de ce Référentiel Contractuel pendant toute la durée du Programme,

3) Interprétation et pilotage des obligations contractuelles pendant toute la durée du Programme y compris les périodes de garanties et certaines autres obligations qui ne s’éteignent pas avec la livraison finale.

Le but de la gestion des Risques et des Opportunités en lien avec les obligations contractuelles, par rapport auxquels une attitude fortement proactive est exigée, est de contribuer à l’amélioration de la rentabilité du Contrat et à la sécurisation de la position contractuelle de la Société, notamment dans le cas de l’occurrence d’un problème contractuel significatif pouvant conduire à un contentieux avec le Client, avec les Sous-traitants et Fournisseurs ou avec les Partenaires. Cela implique la mise en œuvre de quatre pratiques :

1) Identification, évaluation et gestion des Risques et des Opportunités en lien avec les différentes obligations contractuelles,

2) Création et gestion des Avenants,

3) Gestion des Pénalités,

4) Gestion des Différends pouvant conduire à un Contentieux.

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Chaque échange de correspondance avec l’extérieur de la Société, que ce soit le Client, les Partenaires, les Sous-traitants, est par nature contractuel. Une trace doit donc être gardée de tous ces échanges, pour pouvoir prouver qu’un document est arrivé ou parti, pour pouvoir localiser rapidement le document et pour être à même d’authentifier son auteur.

Les flux d’information concernent essentiellement les données et fichiers transmis par les Systèmes d’Information (SI), les fax, les courriers et autres documents : lettres, texto, rapports, comptes rendus, factures, présentations, bilans financiers, courriers d’expédition…

La gestion des flux d’information entre les intervenants dans le cadre spécifique du management de l’exécution industrielle du Contrat, des obligations contractuelles et des Risques et des Opportunités en lien avec les engagements contractuels implique la mise en œuvre de trois pratiques :

1) Organisation des flux d’information,

2) Formalisation des échanges,

3) Surveillance et contrôle des échanges contractuels.

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GESTION DES OBLIGATIONS CONTRACTUELLES

Elaboration du Référentiel Contractuel

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La liste suivante présente les bonnes pratiques recommandées dans le cadre du processus d’établissement du Référentiel contractuel pendant la phase de négociation et quoiqu’il en soit, pas plus tard que le lancement du Programme.

a) Dans la phase de Projet, il est fortement préconisé de s’assurer de la conformité de l’Offre commerciale avec la réglementation en vigueur du point de vue contractuel : processus de sélection, obligations de contrôle des coûts, obligations d’audit des coûts, réglementation des Contrats publics applicables du pays acheteur…

A cet effet, il est essentiel, à l’occasion de l’élaboration de l’Offre commerciale et durant sa négociation, de bien maîtriser les techniques d’acquisition et les réglementations en vigueur dans le pays acheteur, de bien connaître tous les accords existant préalablement entre l’Administration du pays acheteur et l’Administration française ou du pays d’où l’Offre de la Société est émise.

En ce qui concerne les techniques d’acquisition, on peut se trouver dans le cas d’une procédure de sélection reposant sur la seule mise en concurrence, ne faisant donc appel qu’à la remise d’un prix forfaitaire (non détaillé en termes de coût prévisionnel plus marge), ou nécessitant au contraire la fourniture d’une Offre détaillée sur la base des coûts prévisionnels.

Avec certains Clients (Direction Générale de l’Armement française, Département de la Défense américain…), le Fournisseur a l’obligation de communiquer les coûts prévisionnels détaillés y compris des fois dans le cadre d’une mise en concurrence. Dans ce dernier cas de figure, il faut savoir que les accords (Mémorandum Of Under standing – MOU) signés par la France avec la plupart des ministères de défense occidentaux stipulent :

img3.png Que les propositions du vendeur sont bâties conformément aux règles établies par sa propre Administration nationale,

img3.png Que les avis de prix seront effectués par l’Administration française à la demande et pour le compte de l’Administration étrangère.

Les Clauses contractuelles sont négociées en tenant compte de la réglementation des Contrats Publics de l’état acheteur. Cependant, certaines Clauses doivent être négociées sur la base d’accords préexistants entre l’Administration du pays acheteur et l’Administration du pays vendeur auquel appartient la Société.

Ces accords réciproques concernent en particulier les Clauses de contrôle de coûts, de surveillance industrielle et de sécurité. Pour la mise en œuvre de ces clauses, l’Administration du pays du vendeur agit alors pour le compte de l’Administration du pays de l’acheteur. Les interfaces nécessaires avec la Direction Générale de l’Armement, pour l’application de ces accords de réciprocité, sont en principe gérées par la Direction Juridique et la Direction financière de la Société.

b) Dans la phase de Projet et quoi qu’il advienne au plus tard lors du lancement du Programme, il est fortement préconisé de s’assurer de la cohérence générale entre toutes les données et documents contractuels en ce qui concerne les prestations proposées, les montages contractuels et les Clauses ainsi que les aspects administratifs, légaux et financiers.

Une analyse de ce type doit être réalisée avec la participation de l’ensemble des acteurs impliqués dans l’Offre. Cela exige une démarche organisée et structurée, en utilisant par exemple des check-lists des différents engagements fréquemment stipulés dans les Contrats.

Les résultats de l’analyse seront exprimés sous forme d’une matrice montrant les relations entre les différentes clauses et fournitures et mettant en évidence les éventuels problèmes.

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c) Dans la phase de Projet et pendant le déroulement du Programme, il est préconisé de s’assurer de la répercussion (flow down) de certaines Clauses du Contrat principal et de ses avenants vers les Sous-traitants retenus

Dans tous les cas, une copie du Contrat doit être adressée à la Direction des Achats et Relations Fournisseurs pour qu’elle puisse se familiariser avec les Clauses afin d’être à même de les répercuter tout ou partie sur les Sous-traitants. Si un Contract Manager Achat est désigné, c’est bien entendu son rôle. Les Clauses devant prioritairement être répercutées concernent :

img3.png Les aspects techniques et de management : spécifications, cahier des charges, énoncé des travaux, liste des données et des documents à fournir contractuellement, fournitures, délais, management de la qualité, surveillance industrielle, états d’avancement…

img3.png Les aspects financiers : type de prix, devises, conditions de paiement si possible avec une Clause de « If and When », audits a priori et a posteriori…

img3.png Les aspects contractuels généraux : pénalités en s’assurant que les assiettes de calcul soient cohérentes entre le Contrat principal et le Contrat de sous-traitance, litiges, garanties, résiliation…

img3.png Les livraisons et les acceptations : conditions d’acceptation, conditions de livraison, emballage, transfert de propriété, transfert de risques…

img3.png Les compensations (Offset) : clauses de valorisation,

img3.png Les autorisations d’exportation : Autorisations Préalables (AP), Autorisation d’Exportation de Matériel de Guerre (AEMG) en France, International Traffic in Arms Regulations (ITAR), Export Administration Regulations (EAR) aux Etats-Unis…

img3.png Les exigences de sécurité de défense,

img3.png La Propriété Intellectuelle : Clauses concernant l’utilisation des résultats essentiellement dans le cas de Contrat de Recherche et Développement…

Des recommandations supplémentaires pourront être faites si le Contrat de base est signé avec un Client Public étranger : mise en œuvre de Memorandum Of Understanding (MOU) de réciprocité par exemple.

d) Dans la phase de Projet et quoi qu’il advienne au plus tard lors du lancement du Programme, il est fortement préconisé de s’assurer que les différentes obligations contractuelles sont acceptables et comprises de la même façon par le Client et la Société.

Ce processus itératif est mis en place pendant la négociation des différentes Clauses du Contrat en vue d’obtenir le meilleur compromis acceptable tant de la part du Client que de la part de la Société. Des recommandations pour tous les types d’obligations le plus fréquemment rencontrées dans un Contrat seront détaillées dans les chapitres suivants.

Une fois que le Contrat est signé, une ou plusieurs séances de lecture conjointe avec le Client sont recommandées pour s’assurer que le texte final reflète précisément le résultat des négociations.

e) Lors du lancement du Programme, il est préconisé d’analyser et d’identifier le plus explicitement possible les obligations découlant des Clauses contractuelles vis à vis du Client, des Partenaires et des Sous-traitants.

Une fois que le Contrat est signé avec le Client, les différentes obligations contractuelles doivent être affectées aux entités opérationnelles en charge de la réalisation des lots de tâches et aux directions fonctionnelles apportant leur expertise dans les divers domaines juridique, financier, qualité en vue d’assurer l’exécution la plus