Adopter SharePoint sans développer: Mon Digital WorkSpace avec SharePoint

Par Frank Poireau

Ce livre porte l'ambition de vous accompagner dans la résolution de la prétendue complexité de SharePoint au travers d'une liste de dix thèmes relatifs à l'adoption de SharePoint, basés sur les usages courants et singuliers que j'ai pu observer avec, à chaque fois, le constat que les utilisateurs passent à coté d'un certain nombre de fonctionnalités, amenuisant les effets de productivité bureautiques promis pas SharePoint.

• Langue: Français
• Éditeur: Books on Demand
• Date de sortie: 23 mai 2017
• ISBN: 9782322099054

Frank Poireau

Frank Poireau Manager de l'offre Microsoft 365 Practices chez HumanTech Partners Luxembourg. Microsoft Modern WorkPlace : Microsoft 365, Microsoft Teams, Powerplatform, SharePoint, Stream, Yammer. Mon rôle, faire faire des économies à mes clients en privilégiant l'adoption, en construisant avec eux des solutions fonctionnelles via les paramétrages avancés avant d'envisager des développements complémentaires sur SharePoint, Power Platform, Teams. Auteurs de plusieurs livres sur SharePoint et Teams. Formateur, coach, consultant en conduite du changement et en gouvernance. Je partage mon expérience au sein des événements des communautés Microsoft, avec récemment l'obtention de la reconnaissance en tant que Microsoft M.V.P.

Aperçu du livre

http://www.aiim.org/Research-and-Publications/Research

1 | Je ne possède pas une vision claire de tout ce que SharePoint peut apporter à mon organisation

COMMENT SHAREPOINT EST UTILISÉ DANS LES ORGANISATIONS ?

Le succès de SharePoint n’est pas à démontrer : si on en croit Microsoft, SharePoint est la solution d’intranet collaboratif d’une organisation sur deux dans le monde, qu’elles aient choisi d’utiliser des versions SharePoint Server ou la version hébergée de Microsoft (SharePoint Online d’Office 365).

Mais quels en sont réellement les usages courants ?

Sur le visuel suivant représentant les données extraites du rapport AIIM | Industry Watch 2014, citées plus avant, les organisations déclarent utiliser SharePoint selon les différents usages suivants :

De ces données, je me suis permis de regrouper les usages de SharePoint en deux catégories :

SharePoint est une solution de site intranet, extranet ou internet ;

SharePoint est une solution de plateforme de travail collaboratif.

Ce qui n’apparaît pas dans ces usages déclarés relève des fonctionnalités de Réseau social d’entreprise (RSE) de SharePoint : aucune organisation ne déclare utiliser SharePoint en tant que réseau social ; cela est logique compte tenu de la concurrence organisée par Microsoft avec le service Cloud « Yammer », logiciel RSE par excellence.

Cela peut apparaître injuste car SharePoint possède tout ce qu’il faut pour être considéré comme un outil de RSE avec, en plus, un champ d’application évident ! Il ne suffit pas de vouloir être à la mode, être au fait des dernières tendances pour vous amener efficacement à adopter un RSE : au mieux, sans objectif « opérationnel », vous risquez de « faire du réseau social pour faire du réseau social » sans autre but clair : or, SharePoint peut vous permettre d’adopter les fonctionnalités et les bénéfices des outils RSE dans le but de muscler sa plateforme de travail collaboratif ! Cela vous permettra de tirer enfin bénéfice d’un RSE sans les inconvénients. Je développe cette thématique au chapitre 6 du tome 2, entièrement dédié au pourquoi et au comment de l’adoption de ces fonctionnalités. Conceptuellement, je synthétise l’ensemble des usages courants de SharePoint en présentant le mur des fonctionnalités principales (page suivante).

Vous pouvez ainsi créer :

Réponse 1 | « Des sites web » :

Un site intranet, pour des publics internes à l’organisation uniquement ;

Un site extranet, pour des publics internes, externes autorisés d’accès uniquement, sur base d’un lien « invité » ou d’une étape d’identification ;

Un site internet, par définition avec des accès pour tout public.

Réponse 2 | « Des plateformes de travail collaboratif » :

Intégrée ou non au site intranet traditionnel de l’organisation, une plateforme collaborative offrant aux utilisateurs internes un nouvel environnement de travail ;

Intégrée ou non au site extranet qui pourrait contenir certaines informations-type de l’intranet, une plateforme de travail collaboratif offrant aux utilisateurs internes un nouvel environnement de travail avec l’écosystème de l’organisation (partenaires, clients...).

Réponse 3 | « Un réseau social » d’entreprise ou autre organisation :

Pour l’organisation uniquement, musclant les fonctionnalités de plateforme collaborative interne ;

Pour l’organisation et son « écosystème », en support de la plateforme collaborative extranet.

Ces trois réponses sont détaillées dans les pages suivantes de ce chapitre.

Réponse 1 | SharePoint est une solution pour créer des sites internet, intranet et extranet

SharePoint est une solution pour créer des sites web : dans le langage courant, « créer un site » correspond généralement à créer un site internet mais lorsque l’on précise intranet et extranet, les usages peuvent généralement varier et apporter ainsi une confusion dans l’esprit des interlocuteurs avec la définition de plateforme collaborative.

La définition de site que je présente dans cette réponse 1 pourrait être appliquée aux trois déclinaisons de site web (intranet, extranet et internet).

SharePoint permet la création d’un site dans sa mission traditionnelle, c’est-à-dire de communiquer de l’information « descendante », de l’organisation vers :

L’ensemble ou partie des collaborateurs d’une organisation pour le site intranet,

L’ensemble ou partie des collaborateurs d’une organisation et de son réseau externe (partenaires, clients...) pour le site extranet,

L’ensemble des internautes pour le site internet ; à noter que la frontière entre le site internet et le site extranet est en train de disparaître, au profit du site extranet.

Parmi les objectifs actuels déclarés de l’organisation, les objectifs concernant le site intranet « classique » sont généralement les suivants :

Permettre et faciliter la diffusion d’informations auprès de collaborateurs,

Donner un accès rapide aux procédures et documents-clés de l’organisation,

Tenir au courant les collaborateurs des évolutions concernant leur secteur, leur métier, leur poste de travail,

Faciliter la communication entre les départements et les services,

S’informer sur la vie de l’organisation.

Ces informations n’ont de commun que le fait qu’elles sont généralistes et proviennent de sources officiellement en charge de ces actions dans les organisations :

Les informations véhiculées sont de type « descendantes », i.e. émanent de la direction de l’organisation ou des fonctions de support comme la Communication interne, les Ressources humaines, la Qualité ou d’autres processus de support² de l’organisation ;

Les informations intéressent les collaborateurs dans leur plus grand ensemble mais elles peuvent néanmoins être diffusées via des canaux de diffusion ciblés.

Pour un site extranet ou internet, l’approche fonctionne également : l’objectif est de communiquer de l’information de type « descendante », qui émane d’une organisation vers ses membres, qu’ils soient dans ce cas, des partenaires ou des clients...

L’information de l’organisation de type « descendante » est en général de deux types :

Les informations de type « actualités » (annonces, événements, newsletters...),

Les informations de type « contenu de références et processus de support », remplaçant ainsi les serveurs de fichiers « publics », souvent gérés par les fonctions transversales ou secondaires de l’organisation : Administration, Ressources humaines, Communication, Marketing, Qualité, Support informatique...).

La raison pour laquelle on retrouve deux types d’usages principaux sur l’intranet (Actualités et Support) est qu’il existe deux types d’informations descendantes au regard de la fréquence de la mise à jour de nouveaux éléments d’informations et la pérennité de la qualité de l’information.

Le site de publication des actualités

Le site de publication des actualités remplace ainsi la newsletter, le journal d’entreprise ou des annonces relatives à la vie de l’organisation, auparavant véhiculées via des médias papier, puis vers des écrans publics (PowerPoint diffusé à l’accueil faisant la promotion des grands titres de la newsletter mensuelle ou informant de la présence de clients dans les locaux), à travers la messagerie électronique via des listes de diffusion, avant de trouver leur place sur l’intranet traditionnel apparu dans les années 2000. Contrairement aux e-mails qui présentent l’inconvénient de venir s’ajouter à une file de messages, l’intranet permet de proposer aux collaborateurs une place d’information permanente sur la vie de l’organisation. Sur cette place de publication des actualités, SharePoint offre la possibilité d’informer les