Mieux maîtriser Outlook: Un outil de familiarisation à la messagerie Outlook

Par Rémy Lentzner

Facilitez votre travail quotidien en optimisant votre utilisation du service de messagerie Outlook.

Ce livre vous propose de mieux maîtriser Outlook en étudiant ses points forts et les dispositifs annexes qui l’enrichissent. La gestion des contacts, de la messagerie, du calendrier, des tâches, des notes et le principe du glisser-déposer entre toutes ces applications apportent un réel avantage dans l’utilisation quotidienne des données. Dans un contexte d’entreprise, Outlook facilite l’organisation des rendez-vous ou des demandes de réunion grâce à la planification. 

Cet ouvrage s’adresse aux personnes qui manipulent Outlook de manière plus ou moins régulière, mais qui souhaitent optimiser leur travail quotidien. 

À PROPOS DE L'AUTEUR

Rémy Lentzner est formateur en informatique depuis 1985. Spécialisé dans la maîtrise des outils bureautiques, il accompagne les entreprises dans la formation professionnelle de leurs salariés. Autodidacte, il a une quinzaine d'ouvrages informatiques à son actif.

• Langue: Français
• Éditeur: Remylent
• Date de sortie: 19 déc. 2017
• ISBN: 9782490275014

Aperçu du livre

CHAPITRE 1

LES CONTACTS

Un contact est une personne suffisamment importante pour que vous mémorisiez ses informations. Outlook permet d'afficher les données de façons multiples grâce au menu Personnes présent dans le bas de la fenêtre. La figure 1.1 montre l'environnement de travail.

Figure 1.1 : L'environnement de travail d'Outlook.

Le menu Personnes vous permet de manipuler les contacts.

Le menu Calendrier est l'agenda classique où vous saisissez des rendez-vous.

Le menu Courrier est la messagerie, c'est le dispositif de gestion des mails.

Le menu Tâches permet de gérer des actions à effectuer dans le temps, avec un lien vers le suivi des mails. En effet, lorsqu'on reçoit ou qu'on envoie un message électronique, on peut le définir avec un suivi qui crée une tâche.

Le menu Notes est le dispositif qui permet de saisir des notes qui ressemblent à des post-it. Plusieurs affichages sont à votre disposition.

Le menu Dossiers propose un récapitulatif des choix possibles.

La figure 1.2 montre le choix des dossiers.

Figure 1.2 : Les différents dossiers.

La gestion des contacts est très simple, de nombreuses astuces permettent de manipuler les informations grâce au menu Personnes.

1.1 Créer puis modifier un contact

Pour créer un nouveau contact, suivez la méthode ci-dessous :

Cliquez sur le menu Personnes / Accueil.

Choisissez Nouveau Contact en haut à gauche dans la barre de menu.

La figure 1.3 montre la boîte de dialogue de création d'un nouveau contact. Vous constaterez la variété des informations qui peuvent être saisies, mais les deux données les plus importantes sont bien sûr le nom et l'adresse email du contact.

Figure 1.3 : Les informations d'un contact.

Terminez par le bouton Enregistrer & Fermer pour fermer cette boîte de dialogue.

Si vous désirez modifier un contact, placez votre pointeur sur le contact puis double-cliquez dessus. La fenêtre précédente s'affichera alors.

1.2 Modifier les affichages des contacts

Le menu propose un choix d'affichage des contacts. Vous pouvez voir vos contacts sous la forme de liste, de cartes de visite ou de personnes. La figure 1.4 montre ces différents choix avec un affichage sous forme de cartes de visite.

Figure 1.4 : Différents choix d'affichage pour les contacts.

1.2.1 Régler le volet de lecture

Les informations des personnes peuvent être affichées à droite ou en bas de la page, grâce au volet de lecture placé au même endroit que les contacts. Réglez le volet par la procédure suivante :

Sélectionnez le menu Personnes.

Choisissez Affichage / Volet de lecture / En bas ou à