Les 10 compétences essentielles du fonctionnaire: Un manuel proposé par Shahid Hussain Raja

Par Shahid Hussain Raja

Être fonctionnaire est à la fois un honneur et un privilège, mais aussi une grande responsabilité. S’acquitter fidèlement de ses fonctions exige que vous soyez très efficace dans la prestation de services, efficient dans son exécution et honnête dans votre action publique. Cet opuscule tente de répertorier les compétences qui peuvent vous aider à vous insérer dans ce moule. Heureusement, toutes ces compétences dont vous aurez besoin dans l’exercice de vos fonctions peuvent s’apprendre et non pas héritées. Il faut seulement un engagement sans réserve et des efforts dévoués pour les apprendre.

Bien que le livre ait été écrit principalement pour guider les fonctionnaires, plutôt que les hauts responsables publics, il est toutefois extrêmement utile à tous ceux qui sont impliqués n’importe type de gestion (organismes gouvernementaux ou organisations non gouvernementales (ONG) et le secteur privé, l’entreprise.) En outre, il peut être utile pour les étudiants en gestion-administration publique ou en gestion des affaires ainsi que tout lecteur qui souhaite améliorer ses compétences en leadership et en gestion.

• Langue: Français
• Éditeur: BadPress
• Date de sortie: 6 févr. 2019
• ISBN: 9781547569076

Aperçu du livre

Les 10 compétences essentielles du fonctionnaire

Un manuel proposé par

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Shahid Hussain Raja

Décembre 2018

Copyright © 2017 par Shahid Hussain Raja

Tous droits réservés. Tout ou partie de cet ouvrage ne peut être reproduit ni utilisé de quelque manière que ce soit sans l'autorisation écrite expresse de l'éditeur, à l'exception de l'utilisation de brefs extraits dans le cadre d’une critique du livre.

Dédicace

Destiné à tous les fonctionnaires qui ne ménagent aucun effort pour améliorer la qualité de vie des citoyens de leurs pays respectifs à travers une meilleure gestion publique.

Si je disposais de huit heures pour abattre un arbre, je consacrerai six à affûter ma hache. -Abraham Lincoln

Table des matières

Préface

Chapitre 1: Introduction

Annexe -1: Qu’est-ce que l’intérêt national? Comment est-il formulé?

Chapitre 2: Leadership et gestion

Chapitre 3: Comportement éthique et moralité

Annexe 2: Principes de service public du fonctionnaire de l'UE

Annexe -3: Directives de l'OCDE pour le service public

Chapitre 4: Intelligence émotionnelle

Chapitre 5: Gestion du changement

Chapitre 6: Connaissances informatiques/TIC

Annexe 4: Comment les TIC peuvent aider Munshi Riaz, le petit agriculteur

Chapitre 7: Formulation et analyse des politiques publiques

Chapitre 8: Relations interpersonnelles et compétences en communication

Annexe -5: Comment participer aux conférences internationales

Annexe -6: Comment poser les bonnes questions?

Chapitre 9: Notation de fichier et rédaction/analyse des rapports

Chapitre 10: Gestion et développement des ressources

Annexe -7: Délégation des pouvoirs

Annexe -8: États financiers

Chapitre 11: Analyse logique/Planification stratégique/Prise de décision pragmatique

Chapitre 12: Conclusion

Annexe -9: Vingt (20) principes de bonne gouvernance en Islam

Annexe -10: Les meilleurs ouvrages de motivation - mon choix

A propos de l’Auteur

"Les dirigeants publics d’aujourd’hui se sentent obligés d’accomplir le plus avec le moins, de régler un éventail de problèmes complexes et de plus en plus vastes et de plus rapidement que jamais. Les difficultés à remplir cette mission sont énormes. L’information circule trop lentement. Les budgets sont épuisés avant même d'avoir été bouclés. Aucun dirigeant, quel que soit son niveau ou sa capacité, ne peut à lui seul apporter des solutions. Et les travailleurs de première ligne ont du mal à réagir aux signaux faibles ou incomplets de l’évolution des besoins.

Essentiellement, les institutions bureaucratiques du secteur public manquent de rapidité et de souplesse pour tenir le rythme dans un monde en mutation rapide. Les défis - la volatilité croissante, l’incertitude, la complexité et l’ambiguïté - sont d’apparence universels. Ils ont même engendré un acronyme de plus en plus connu: VUCA».

Kirk Rieckhoff et J. R. Maxwell

Comment le secteur public peut rester agile au-delà des périodes de crise

http://www.mckinsey.com/industries/public-sector/our-insights/how-the-public-sector-can-remain-agile-beyond-times-of-crises

Préface

L’idée de rédiger ce bref manuel sur les compétences essentielles de tout fonctionnaire pour remplir ses devoirs avec efficacité et efficience m’est venue à l’esprit lorsque j’étais encore Formateur en chef à la Pakistan Administrative Staff College, désormais connue sous le nom de ‘National School of Public Policy’ (École nationale de politique publique) de Lahore. Créée dans les années 50, il s’agit de la première institution responsable de la formation des hauts fonctionnaires du gouvernement pour leur intégration éventuelle dans les hautes sphères de la fonction publique. À ces postes plus élevés, en tant que dépositaire de la mémoire institutionnelle et des connaissances accumulées, ils ont la responsabilité d’apporter leur contribution aux représentants élus en matière de formulation et  des politiques publiques et de la mise en œuvre des politiques approuvées.

Après y avoir servi pendant une année et formé quatre promotions de cadres stagiaires à l’art et à la science de gouverner, je me suis rendu compte que la majorité des cadres ayant plus de 25 années de service à leur crédit étaient très remarquables dans leurs domaines respectifs. Mais, malheureusement la plupart d’entre eux ne s’étaient pas suffisamment imprégnés des exigences des postes plus élevés auxquels ils aspiraient. A peine s’étaient-ils rendus compte que dans le monde contemporain, le besoin de décideurs politiques et de fonctionnaires efficaces, éclairés et neutres était en augmentation constante à mesure que les questions liées au gouvernement devenaient de plus en plus complexes.

Des changements d'attitude et de comportement sont perceptibles chez les citoyens qui deviennent une population de plus en plus complexe et diversifiée, avec des attentes changeantes et contradictoires. Ils s'attendent réellement à ce que les agences gouvernementales fournissent un niveau de service comparable à celui du secteur privé. Dans ces conditions, un fonctionnaire doit être très efficace dans la fourniture du service, efficient dans son exécution et honnête dans votre action publique pour l’accomplissement fidèle de ses missions officielles. Pour ce faire, un fonctionnaire doit être un cadre très habile, compétent, un planificateur stratégique et une personne émotionnellement stable.

C’était cette observation qui m’avait amené à rédiger ce bref manuel sur les compétences qui sont essentielles pour une prestation de services efficace et efficiente. Au cours de mes recherches, j’ai identifié plus de 30 compétences considérées par différents experts du domaine comme essentielles pour un agent public pour l’accomplissement efficace de ses missions. Il a été donc très difficile de réduire le répertoire à moins d'une douzaine, chaque compétence paraissant essentielle sous un angle ou un autre. Cependant, après beaucoup de réflexions et de discussions avec d’autres collègues, j’ai opté pour dix compétences, qui, selon moi, tout fonctionnaire à une échelle ou un grade quelconque doit acquérir pour faire justice à son poste.

Heureusement, toutes ces compétences peuvent être apprises et non pas héritées. Il faut seulement un engagement sans réserve et des efforts dévoués pour les apprendre. Nous pouvons parcourir ces 10 leçons d’un trait ou les échelonner sur une période donnée.  Faites-les référence tout au long de votre carrière jusqu'à ce qu'elles deviennent vos habitudes. L'effet de synergie de toutes ces compétences vous amènera à exceller, car le cerveau humain possède une énorme capacité à acquérir de nouvelles compétences et habitudes. Une ferme détermination à travers la pratique répétée construit les voies nécessaires dans un esprit, et qui sont nécessaires de les transformer en habitudes.

Je profite de cette occasion pour remercier tous mes collègues lors de mon séjour à l’École nationale de politiques publiques de Lahore au Pakistan, soit en tant que membres de la faculté ou participants aux différents cours. Je leur suis grandement redevable. Clause de non responsabilité habituelle - toutes les fautes que vous relèverez dans le livre sont les miennes.

Shahid Hussain Raja

Cambridge. UK

1er Janvier 2019

Chapitre 1: Introduction

Qu’est-ce que la gouvernance?

Dérivé d'un verbe grec signifiant ‘diriger’, le mot gouvernance est utilisé depuis des siècles. Cependant, son emploi dans son sens plus large actuel est devenu populaire dans les années 90 lors de crises financières qu’ont connu les pays d'Amérique latine, dont l'origine de tous leurs problèmes se situait dans la mauvaise gouvernance.

Distincte de la politique qui est l’ensemble des processus par lesquels un groupe de personnes essaie d’accéder aux cercles de prise de décision, la gouvernance, selon la Banque mondiale, désigne la manière avec laquelle le pouvoir s’exerce dans la gestion des ressources économiques et sociales d’un pays, ainsi que les traditions et les institutions par lesquelles l'autorité est exercée dans un pays. Il s’agit essentiellement de la capacité du gouvernement à formuler et à mettre en œuvre efficacement de bonnes politiques visant à améliorer la qualité de vie de ses citoyens sur une longue période, de manière durable.

Étant donné que cette capacité varie d'un pays à l'autre, des efforts ont été faits pour mettre en place une mesure de la gouvernance comparable sur le plan international à l'aide d'indicateurs représentatifs.  Les indicateurs de gouvernance de la Banque mondiale sont désormais largement acceptés. Il s'agit de l'évaluation comparative la plus authentique de la gouvernance mondiale. Son rapport annuel regroupe les indicateurs individuels pour plus de 200 pays en ce qui concerne les six aspects suivants de la gouvernance:

• Expression et responsabilité,

• Stabilité et absence de violence,

• Efficacité du gouvernement,

• Qualité de la régulation,

• État de droit 

• Lutte contre la corruption.

Il a été complété par l'introduction d'un indice de gouvernance mondiale en 2009, qui sélectionne les domaines suivants, sous la forme d'indicateurs et d'indices composites, afin de développer l'indice de gouvernance mondiale:

• Paix et sécurité,

• État de droit,

• Droits humains et participation,

• Développement durable, et

• Développement humain.

Utilisant les informations recueillies auprès des citoyens, des hommes d’affaires et des travailleurs du secteur public d’un pays, ces indicateurs aident à diagnostiquer les vulnérabilités en matière de gouvernance et à proposer des approches concrètes pour leur amélioration. L’idée de base de la compilation de ces indicateurs consiste à examiner dans quelle mesure les gouvernements peuvent identifier, formuler et mettre en œuvre des réformes efficaces qui permettent à une société mieux préparée de faire face aux défis futurs et de garantir la durabilité.

Rôle du fonctionnaire dans la gouvernance?

Quel que soit le système de gouvernance politique d'un pays, présidentiel ou parlementaire, le rôle crucial que joue le service public dans l'efficacité de sa gouvernance n’est plus à démontré. Il ne constitue pas seulement le pilier de la stabilité dans le corps politique d'un État-nation, mais il est également l’agent de changement. Depuis la fin de la Seconde Guerre mondiale, l'Italie a connu plus de 60 gouvernements mais l'État ne s'était jamais effondré, grâce à sa fonction publique. Le Japon doit sa croissance phénoménale à plusieurs facteurs, mais le rôle de son MITI a été crucial dans la transformation d'une économie ravagée par la guerre à la deuxième économie du monde en moins d'un demi-siècle.

Certes, le pouvoir exécutif repose sur les représentants élus dans un cadre démocratique, mais il est toujours exercé par les services publics qui, en raison de leurs connaissances, de leur expérience et de leur compréhension des affaires publiques, aident les représentants publics à formuler les politiques publiques, puis à les mettre en œuvre afin d’améliorer la qualité de vie des citoyens. Ainsi, une fonction publique honnête, neutre, efficace et efficiente est la seule garantie d'un processus de développement et de gouvernance efficace. Et il existe de bonnes raisons d'attendre ce rôle des fonctionnaires d'un pays.

Dans tous les pays, le secteur public est une institution multifonctionnelle. Il fournit non seulement des biens publics «soft», tels que la défense, l'ordre public, les droits de propriété, la gestion macro-économique, les services sociaux, etc., mais permet également au secteur privé de fournir des biens privés «matériels» tels que la nourriture, l’habitat, les vêtements, etc. L'approvisionnement durable de ces biens et services publics essentiels nécessite la création d'un environnement propice aux investissements dans le pays.

Seul un service public efficace peut créer dans le pays un tel environnement favorable aux investissements, qui puisse attirer les investissements, accélérer le taux de croissance et, partant, le bien-être de ses citoyens. Outre l'engagement politique de l'élite dirigeante dans un pays, il faudrait un service public adaptable et efficace, capable de tout mettre en œuvre pour la réalisation des buts et objectifs de ces politiques.

Cependant, à quelques rares exceptions près, il existe une perception généralisée dans chaque pays selon laquelle leurs fonctionnaires ne satisfont pas aux attentes des populations. Le grand public, la société civile et l'élite politique croient réellement que formuler des politiques publiques axées sur le bien-être et favorables à l'investissement pose relativement moins de problèmes que leur mise en œuvre effective, le véritable travail du fonctionnaire. En l’absence de l’amélioration de l'efficacité de la fonction publique, maintiennent-ils, un État ne peut pas garantir que les avantages de tous ses programmes de bien-être social puissent atteindre les couches sociales les plus défavorisées auxquelles ils sont destinés. Selon eux, la simple affectation de plus de fonds aux programmes de protection sociale constituerait un gaspillage de deniers publics en l'absence de bonne gouvernance.

Au plan universel, la bonne gouvernance est synonyme de certaines caractéristiques majeures. Elle est participative, consensuelle, responsable, transparente, efficace et efficiente, équitable et respecte l’état de droit à travers un cadre juridique équitable et appliqué de manière impartiale. Cela garantit la réduction de la corruption, la prise en compte des opinions de la majorité et l’intégration des opinions des couches sociales les plus vulnérables dans le processus de prise de décision. Elle répond également aux besoins actuels et futurs de la société.

Certes, très peu de pays et de sociétés ont été sur le point de réaliser la bonne gouvernance, telle que décrite ci-dessus, mais son importance pour la réalisation d’un développement durable et inclusif n’est plus à démontrer. Selon Daniel Kaufmann, ancien directeur de la gouvernance mondiale à la Banque mondiale,

Les pays qui améliorent l'efficacité de leur gouvernance augmentent de trois fois leur standard de vie, par rapport aux revenus par habitant, à long terme. Le mauvais fonctionnement des institutions du secteur public et la mauvaise gouvernance sont des obstacles majeurs au développement équitable dans nombre de pays en développement.

Et qui sait mieux que vous qu'une bonne gouvernance est impossible sans un secteur public honnête et compétent! Lors de sa 30e conférence annuelle de la Table ronde de l’AAPAM (Améliorer la performance de la fonction publique dans un État en développement) organisée par l’Association africaine pour l’administration et la gestion publiques à Accra, au Ghana, du 6 au 10 octobre 2008, le consensus obtenu était

"Trois institutions puissantes derrière le «miracle» des NPI sont identifiées: un leadership national visionnaire et axé sur le développement; coalition directrice sous la forme d'un groupe de réflexion national compétent, faisant autorité et assurant la coordination; des services publics efficaces et motivés. Sur ce dernier point, continuer la réforme visant à améliorer les capacités a lieu de «vider» la fonction publique à travers la réduction des effectifs et le transfert de pouvoirs aux organisations internationales a été poursuivi. La principale conclusion est que les services publics des NPI ont joué un rôle irremplaçable dans la conception, la mise en œuvre et la gestion des politiques dans la transformation des pays asiatiques. Les États africains ont besoin d'un tel service public ».

Un environnement de travail en mutation

On note un changement de paradigme dans le rôle du gouvernement et le style de gouvernance à travers le monde. Des rôles et des structures traditionnels de contrôle et d’orientation des procédures inflexibles, les gouvernements se redéfinissent par rapport à l’atteinte des résultats, la flexibilité, la facilitation et d’une approche axée sur le citoyen. Cependant, le succès ou l’échec de cette nouvelle approche et l’orientation du rôle de l’État dépendra en définitive de la manière et du degré d’adaptation de la fonction publique du pays à ces nouvelles réalités.

Dans un monde qui connait une mondialisation rapide, les gouvernements sont confrontés à des problèmes de plus en plus complexes et transversaux, tels que la volatilité économique, le changement climatique, le terrorisme et les migrations. Le monde assiste désormais à la deuxième phase de la révolution des attentes grandissantes du public, grâce à la connectivité numérique croissante. (La première de ces révolutions a eu lieu peu après la décolonisation des années 1950-1960). Elle a soumis le fonctionnaire à un examen minutieux du public. Les fonctionnaires doivent répondre non seulement aux changements de l'environnement mondial, mais également aux exigences d'une population active.

Au fur à mesure que les questions liées au gouvernement deviennent de plus en plus complexes, le besoin de décideurs politiques et de fonctionnaires efficaces, éclairés et neutres s’accroît. En fait, l'ensemble du modus operandi et des procédures de fonctionnement standard de la gouvernance subira probablement un changement radical face aux changements sociaux, économiques et politiques fondamentaux créés par un monde en mutation rapide. Les six moteurs de ce paysage en mutation sont les suivants:

Mondialisation:

Concept à multiple facettes qui représente l'intégration croissante de l'économie, des communications et de la culture au-delà des frontières nationales, la mondialisation a une incidence directe et indirecte sur les structures de gouvernance, les processus et la culture de chaque pays. Richard N. Haass l’a décrite comme l’Ordre mondial 2.0

Le système d’exploitation traditionnel de la planète, appelé Ordre mondial 1.0, a été conçu autour de la protection et des prérogatives des États. Il est de plus en plus inadapté dans le monde globalisé d’aujourd’hui. Désormais, très peu reste local; quasiment n’importe qui et n’importe quoi, des touristes aux terroristes et les réfugiés, en passant par aux courriels, aux maladies, aux dollars et les gaz à effet de serre, peut atteindre presque n'importe quel endroit. Résultat, ce qui se passe à l'intérieur d'un pays ne peut plus être considéré uniquement comme un problème de ce pays seul. Les circonstances d’aujourd’hui exigent un système d’exploitation mis à jour, appelez-le Ordre mondial 2.0, qui comprend non seulement les droits des États souverains, mais également les obligations de ces États à l’égard des autres.

Il existe au moins quatre façons différentes dont la mondialisation affecte la formulation des politiques et la gouvernance:

1. Internationalisation des préoccupations locales: Grâce aux médias sociaux et électroniques, les petits problèmes qui, il y a une dizaine d'années ne pouvaient trouver place que dans la dernière page d’un quotidien national, deviennent les informations de dernière minute de principales chaines mondiales, suscitant des mouvements de plaidoyer et de sympathie dans différentes régions du monde. Le printemps arabe a commencé à partir d’un petit incident mais a balayé les pays les uns après les autres.

2. Localisation des préoccupations globales: De même, des problèmes d’ordre mondial tels que la dégradation de l'environnement, le changement climatique, les OGM, etc., qui n'étaient débattus que dans les couloirs du pouvoir, sont en cours de discussion dans les salons des pays et créent de puissants mouvements de plaidoyer au sein de la population.

3. Sensibilisation des groupes d'intérêt nationaux: Les véritables centres de pouvoir et de prise de décision passent du niveau local au niveau mondial avec l’influence des groupes d’intérêt nationaux sur leurs sympathisants au sein des organisations internationales, des multinationales et ceux au sein des gouvernements des puissances mondiales. Cette sensibilisation leur permet d’obliger leur propre gouvernement à accéder à leurs revendications en raison du poids économique et politique des acteurs.

4. Pénétration des acteurs mondiaux: Enfin, qu’ils soient sollicités par des intérêts nationaux ou les acteurs étatiques et non étatiques du monde s’intègrent de plus en plus dans des domaines qui jusque-là étaient exclusivement réservés à l’appareil étatique. Non seulement ils interfèrent dans la formulation des politiques, mais agissent désormais directement par leurs mandataires sous la forme d'organisations non gouvernementales dans la formulation et la mise en œuvre de politiques nationales.

En conséquence, la mondialisation a eu pour effet de donner un rôle plus important que jamais aux acteurs étatiques et non-étatiques qui s’intègrent désormais de plus en plus dans des domaines qui jusque-là étaient exclusivement réservés à l’appareil étatique. Non seulement ils interfèrent dans la formulation des politiques, mais agissent désormais directement par leurs mandataires sous la forme d'organisations non gouvernementales dans la formulation et la mise en œuvre de politiques nationales. C’est d’autant plus pénalisant lorsque l’État souffre d’un déficit de capacité et de légitimité. Ceci n’est pas mal si les politiques formulées ont été en phase avec les souhaits de la population et pas avec les souhaits des forces étrangères qui ont une politique passe partout.

Évolution du rôle de l'État:

Les points de vue sur le rôle de l'État ne cessent de changer au fil du temps au regard de l’évolution des forces relatives des classes qui dominent la formulation des politiques dans un pays. Du rôle hautement interventionniste prôné par les mercantilistes aux XVIIe et XVIIIe siècles, il a été relégué à un simple rang de main invisible avec une intervention minimale du gouvernement par les économistes classiques du XIXe siècle. Ce qui a donné naissance à une économie keynésienne avec un rôle plus accru de l'État qui avait été très énergiquement rejeté par les économistes de l’offre dans les années 1980, etc.

Il est une fois de plus en train de connaitre un changement de paradigme en réponse au réalignement de la structure comparative du pouvoir dans les sociétés. Le secteur privé confiant et la société civile forte contraignent l'État à leur accorder plus de place dans l’élaboration et la mise en œuvre des politiques, à se départir de la lourde charge et d’abandonner son rôle de fournisseur de tous les services, de facilitateur et régulateur pour celui de simple régulateur.

Ainsi, l'État transfère progressivement ses fonctions au secteur non gouvernemental afin de tirer parti des gains d'efficience et d'efficacité. Parallèlement, dans le cadre du processus de décentralisation et de dévolution des pouvoirs, il est en train d’accorder de plus en plus ses fonctions aux niveaux provincial et local.

Ces deux tendances simultanées exigent une redéfinition des rôles et fonctions des agents de l’État nécessitant les modifications nécessaires dans les cadres juridiques et réglementaires, les normes et procédures de travail. Les préoccupations croissantes liées aux États défaillants et fragiles ont à nouveau souligné le rôle crucial des services publics pour éviter le déclin de l'État ou le renverser si l'État était perçu comme un État fragile/qui a échoué.

Transition démographique:

Presque tous les pays en développement traversent la phase la plus cruciale de leur transition démographique. En même temps que le taux d'accouchement diminue progressivement dans presque tous les pays en raison de changements à long terme dans les valeurs sociales et d'une prospérité croissante, les taux de mortalité baissent encore plus rapidement grâce à l'amélioration des services de santé. Par conséquent, la population mondiale augmente à un rythme insoutenable, créant un gonflement de la population vieillissante dans les pays développés; cependant, dans les pays en développement, on enregistre non seulement un gonflement de la population jeune mais aussi celle vieillissante. D’où la nécessité d’avoir plus d'écoles et de plus grandes possibilités d'emploi pour éduquer et accueillir cette jeunesse, ainsi que davantage d'établissements de santé et autres services apparentés pour répondre aux besoins des personnes âgées.

Ajoutez à cela l'urbanisation rapide que nous observons et vous aurez un état sollicité au maximum et par conséquent sous pression. La modernisation, qui accompagne toujours l'industrialisation, a entraîné des changements fondamentaux dans les attitudes et les comportements des citoyens à travers le