Adjointe virtuelle d'excellence: Profession AV, #1

Par Danielle Guerin

Enfin du concret dans l'océan des informations sur le travail autonome ! Quelle belle initiative ! Merci beaucoup !
~ Mylène

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Si vous vous demandez...

• Ce que ça prend comme équipement pour démarrer une entreprise d'assistance virtuelle
• Par où commencer?
• Comment faire pour promouvoir son entreprise
• Quoi mettre dans la trousse d'information
• Quelles questions poser à un client potentiel
• Comment faire pour créer des relations client-adjointe durables
• Comment gérer son entreprise pour maintenir le cap

Adjointe virtuelle d'excellence
Démarrer une entreprise d'assistance virtuelle sur des bases solides a été écrit pour vous !

Vous trouverez dans ce livre les réponses à vos questions et plusieurs trucs afin de réduire la courbe d'apprentissage et augmenter vos chances de réussite.

 

Danielle Guérin s'est lancée en affaires en 2002.

Elle est la première adjointe virtuelle francophone du Québec. Au fil des années, elle a défriché le chemin pour simplifier les entreprises de nouvelles adjointes virtuelles qu'elle accompagne avec bienveillance. Aujourd'hui, elle est coach, formatrice et autrice.

Marie-Renée Buczkowski est une des premières assistantes virtuelles au Québec. Elle est en affaires depuis 2003.

• Langue: Français
• Éditeur: Danielle Guerin
• Date de sortie: 17 févr. 2024
• ISBN: 9798224754809

Aperçu du livre

Adjointe virtuelle d’excellence

Comment démarrer une entreprise

d’assistance virtuelle sur des bases solides

Conception de la couverture : Danielle Guérin

Photographie sur la page couverture : Depositphoto.com

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AVERTISSEMENT

Les informations présentées se veulent d’ordre général et elles ne se substituent en aucun cas aux conseils d’un professionnel (psychologue, fiscaliste ou comptable). Il est de votre responsabilité d’effectuer vos propres recherches et de consulter un professionnel en cas de besoin.

Les auteures ont choisi de féminiser le texte pour refléter la réalité en assistance virtuelle.

© Danielle Guérin

avec la collaboration de Marie-Renée Buczkowski

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Tous droits réservés dans tous les pays. La reproduction d’un extrait quelconque de ce livre, par quelque procédé que ce soit, tant électronique que mécanique, en particulier par photocopie et par microfilm, est interdite sans l’autorisation écrite de l’éditeur.

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Adjointe virtuelle d’excellence

Comment démarrer une entreprise

d’assistance virtuelle sur des bases solides

Danielle Guérin

Avec la collaboration de Marie-Renée Buczkowski

2e édition

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Table des matières

Avertissement

Pourquoi ce livre ?

Qu’est-ce qu’une adjointe virtuelle ?  Un rappel

Historique et évolution de la profession

Par où commencer ?

Les étapes pour démarrer son entreprise

Structure d’entreprise : enregistrement ou incorporation?

Choisir un nom pour son entreprise

Un aide-mémoire qui a de l’impact

Un plan d’affaires

La formation

La carte professionnelle

Une vitrine sur internet — ton site

Le compte de la compagnie ou ton porte-monnaie?

Ta liste de services

Ton horaire de travail

Établir ton tarif

Les services qu’une adjointe virtuelle peut offrir

Gestion des appels et des courriels

Correction de texte

Tenue de livres

Facturation et paiement de factures

Recouvrement (suivi des comptes client)

Transcription

Recherche

Mise en page de documents et éditique

Gestion de site internet/infolettre

Planification stratégique

Publipostage

Organisation d’événements

Gestion des réseaux sociaux

Marketing Internet

Création et gestion de blogues

Gestion de l’identité sur Internet ou e-réputation

Création de présentations (PowerPoint)

Autres

Les outils essentiels pour le bureau de l’adjointe virtuelle d’excellence

Ordinateur, portable...

Téléphone ...sans fil

Connexion internet... haute vitesse (ou fibre optique) de préférence

Casque d’écoute, allô?

Chaise ergonomique

Imprimante : laser ou à jet d’encre ?

Classeur

L’installation physique du bureau à la maison et l’équipement de base, l’espace physique.

Équipement facultatif ou spécialisé selon les services offerts

Les logiciels indispensables

Outlook ou Google Mail pour les courriels et la gestion des contacts

Traitement de texte — Word

Tableur et chiffrier — Excel

Logiciel de présentation — PowerPoint

Base de données — Access

Outil de mise en page — Publisher, InDesign

Logiciel pour convertir des documents en format PDF

Minuteur — Toggl.com, myhours.com, fichier Excel, journal Outlook

Logiciel de tenue de livres — Sage, Quickbooks, Freshbooks

Edge, Firefox ou Google Chrome — navigateur Internet

Antivirus, anti logiciel espion (spyware), etc. (Norton, McAfee, AVG, Panda, etc.)

Établir ses standards dès le début

La facturation

Les modes de paiement et la gestion des comptes à recevoir

Tenue de livres et paiement de tes comptes

Ton équipe de succès

Marketing

Profil de client idéal

Formation continue

Comment te traitent tes clients

Tes vacances et congés

Gestion du temps

Service à la clientèle — prendre soin de ses clients

Terminer une relation d’affaires

Confidentialité/sécurité

Relations personnelles avec des partenaires d’affaires, des clients

Style de vie sain

Nous en parlons plus loin dans le chapitre « Prendre soin de soi ».

C’est un départ !  Jeux de séduction en affaires — comment un client potentiel peut devenir un nouveau client

Comment promouvoir son entreprise

Les moyens disponibles

Réseauter: comment

Ton attitude plutôt que tes aptitudes

Avoir des fondations personnelles solides.

L’effet multiplicateur du réseau

Cultive les bonnes attitudes

Comment se faire connaître et reconnaître

Comment te préparer

Les erreurs à éviter pour bien réseauter

Les trois règles pour réussir son réseautage

Réseauter : les différents types de réseaux

Danielle partage cinq leçons de réseautage

Comment entretenir et développer ton réseau ?

Des outils indispensables

Ta carte de visite

La trousse d’information

Exister sur le Web

L’intérêt de te créer un blogue

Pourquoi WordPress

Ce dont tu auras besoin pour démarrer ton site toi-même

Les premiers pas dans la création de son site

Quoi mettre sur son site?

Les réseaux sociaux

Marketing médias sociaux

Facebook

YouTube

LinkedIn

Marketing par courriel —  garde le contact avec ta clientèle-cible

Planifier son marketing

Faire de la sous-traitance pour une adjointe virtuelle d’expérience

Offrir tes services dans le cadre d’un concours (chèque cadeau d’une heure par exemple) ou parrainer un événement

Développer des relations d’affaires durables

Ta trousse d’information

Une courte biographie

Tes services

Questionnaire préliminaire

Les raisons pour engager une adjointe virtuelle

Recommandations et références

Pourquoi engager une adjointe virtuelle ?

La consultation initiale (Appel découverte)

Quelques questions à poser à un client potentiel lors de la consultation gratuite

Quoi inclure dans la trousse du nouveau client

7 conseils pour une excellente relation adjointe virtuelle — client (document à remettre au client)

Gérer son entreprise pour maintenir le cap

Les éléments d’un bon plan d’urgence

Ce qu’on peut faire « en attendant »

Prendre soin de soi

D’excellentes raisons de travailler avec un·e mentor·e ou un·e coach

La formation continue, un aperçu des possibilités

Respecter le code de conduite de la profession

Conclusion

Remerciements

À propos des auteures

Danielle Guérin

Marie-Renée Buczkowski

Ton bonus

Ressources*

Associations et réseaux

Formation continue

Avertissement

Ce livre a été écrit pour répondre aux nombreuses questions que de nouvelles adjointes virtuelles se posent. Nous avons basé nos réponses sur nos expériences personnelles et professionnelles. Ensemble, nous cumulons plus de 40 ans d’essais-erreurs, de leçons et de réussites.

Malheureusement, nous ne pouvons garantir tes résultats dans le monde des affaires.

Nous savons cependant que celles qui ont réussi ont investi temps et efforts dans leur entreprise et c’est à force de persévérance qu’elles y sont arrivées.

Nous espérons que tu trouveras dans ce livre l’inspiration nécessaire pour réaliser ton rêve de devenir entrepreneure.

L’utilisation du féminin

Nous avons féminisé le texte pour refléter la réalité de l’assistance virtuelle. La majorité est féminine. Nous espérons que les rares hommes qui ont joint nos rangs ne nous en tiendront pas rigueur.

Pourquoi ce livre ?

Danielle

J’ai voulu écrire ce livre avec Marie-Renée parce qu’en 2010, il existait peu de ressources pour les adjointes virtuelles francophones du Canada. J’y pensais depuis un certain temps sans vraiment y croire et quand Marie-Renée m’a proposé cette idée, je me suis dit qu’en le faisant à deux, ce serait beaucoup plus simple et ça offrirait deux points de vue plutôt qu’un seul.

Les nombreux appels téléphoniques et les courriels demandant de l’information sur la carrière témoignaient du manque d’information en français. J’espère que ce livre saura te donner les réponses que tu cherches.

J’ai aussi voulu créer un compagnon au programme Deviens la Boss[1]. Les autodidactes et les adjointes dont l’entreprise est déjà lancée trouveront dans ce livre plusieurs trucs afin de réduire la courbe d’apprentissage et augmenter leur efficacité.

Au fil des années, après avoir publié la première édition de ce livre, j’ai fait plusieurs mises à jour.

Il s’agit d’un livre évolutif. Tu tiens entre tes mains la version la plus récente de ce livre qui a été révisé plusieurs fois au cours des 13 dernières années.

J’ai aussi développé de nombreux cours et outils pour les adjointes virtuelles que tu pourras trouver sur la page Absolument tout du site de l’Académie des adjointes virtuelles.[2]

Marie-Renée

J’ai lancé l’idée comme ça à Danielle au cours d’une conversation et ce n’est pas tombé dans l’oreille d’une sourde !

J’admire beaucoup le travail réalisé par nos collègues anglophones. Je pensais à toutes celles qui comme moi, ont voulu s’établir en ne sachant pas trop où trouver l’information pertinente, appropriée à notre réalité de travail virtuel... et en français. Certes, il existe des publications qui s’adressent aux travailleurs autonomes, mais ce n’était pas tout à fait ça.

Bien humblement, mon désir est de te faire bénéficier de mon expérience et de mes connaissances.  

Qu’est-ce qu’une adjointe virtuelle ?

Un rappel

Une adjointe virtuelle est une entrepreneure. Elle exécute, à partir de son bureau, une variété de services au bénéfice d’une entreprise, d’un professionnel ou d’un solopreneur. Elle travaille rarement chez le client.

L’adjointe virtuelle est toutefois davantage qu’une secrétaire à distance. En travaillant étroitement avec chaque client, elle apprend à bien connaître leur entreprise. Non seulement elle libère du temps pour le client, mais elle participe aussi à la croissance de l’entreprise de différentes façons.

Bien qu’il soit conseillé de choisir son créneau et de se spécialiser, sache qu’une adjointe virtuelle qui n’offre que de la tenue de livres n’est pas une adjointe virtuelle, mais une commis ou technicienne comptable. Une adjointe virtuelle qui ne fait que de la consultation est une consultante et une adjointe virtuelle qui ne fait que de l’organisation est une organisatrice professionnelle.

La « vraie » adjointe virtuelle, selon nous, est celle qui offre une variété de services administratifs et techniques, et qui développe une relation à long terme avec ses clients.

Est-ce vraiment ce que tu souhaites faire?

Définition

Adjointe virtuelle : Se dit d’une entrepreneure associée à un·e autre pour l’aider dans son entreprise par le biais d’outils de collaboration disponibles sur Internet. — Danielle Guérin

Historique et évolution de la profession

Personne ne connaît la vraie histoire des adjointes virtuelles ou depuis combien de temps des secrétaires et tout autre personnel de soutien administratif ont commencé à travailler à la