Microsoft Access 2016

Par Jackson Gervais

Microsoft Access 2016, un ouvrage qui vous permet de maîtriser rapidement ce logiciel. Il aborde entre autres : L’ouverture et l’enregistrement d’une base de données - La saisie et la mise en forme des données - Le classement des données - Les macros - L’impression - Les Listes SharePoint - La création de tables, de formulaires, d’états, d’étiquettes, de requêtes ainsi que des fonctions avancées.

• Langue: Français
• Éditeur: Les Éditions du Net
• Date de sortie: 9 févr. 2017
• ISBN: 9782312050447

Aperçu du livre

978-2-312-05044-7

Introduction

La gestion de données nécessite l’utilisation de logiciels conçus à cet effet en vue de la rendre plus efficace surtout dans le cas où les données sont volumineuses. Une fois que les données ont été collectées, elles doivent être reliées et contrôlées pour pouvoir mieux les exploiter. La création d’une base de données permet de saisir et gérer des données tout en facilitant leur liaison et leur contrôle. Plusieurs logiciels ont été mis en place en vue de faciliter la réalisation de base de données. Sa conception et son utilisation peut être complexe ou non selon le logiciel utilisé. Pour simplifier les tâches, vous pouvez utiliser Access qui est le logiciel mis en place par la société Microsoft. L’utilisation efficace de ce logiciel peut servir à améliorer la gestion des données. Pour remplir ces fonctions, Access offre la possibilité de créer des tables, des formulaires, des états et des requêtes. Dans une base de données réalisée avec Access, les relations entre les différents objets doivent être bien définies. Avant de créer une base de données, une planification est nécessaire pour définir les objets à réaliser ainsi que les relations qui doivent exister entre eux. Cette planification permet de concevoir la base de données afin qu’elle puisse répondre à vos besoins. Des calculs simples ainsi que le tri sont aussi possibles à partir de ce logiciel. Avec la sortie de l’Office 2016, une nouvelle version d’Access a été rendue disponible.

Cet ouvrage vous permettra de réaliser une base de données en utilisant Access 2016. Il se propose d’expliquer les différentes fonctionnalités de ce logiciel. Les grandes lignes abordées sont entre autres : les étapes à suivre pour lancer Access, l’ouverture et l’enregistrement d’une base de données, la saisie de données, la mise en forme des données, la création de tables, de formulaires, d’états, d’étiquettes et de requêtes. Des fonctions avancées sont aussi abordées dans le but de permettre la maîtrise de ce logiciel. Pour faciliter son apprentissage, des exercices en rapport avec les notions vues sont aussi traités dans cet ouvrage.

Chapitre I - Premières étapes pour travailler avec Access

Pour réaliser une base de données à partir de Microsoft Access 2016, la première étape consiste à lancer ce logiciel. Ensuite, une fenêtre s’affiche permettant d’enregistrer la base de données. Après l’enregistrement de la base de données, vous accédez à la fenêtre principale de Microsoft Access 2016 qui comprend un ensemble d’outils permettant de créer des objets pour saisir et traiter vos données.

1.1- Lancer Microsoft Access 2016

Le logiciel peut être lancé à partir du menu Démarrer en utilisant la démarche suivante :

Au cas où une icône du logiciel est accessible à partir du bureau, double-cliquer sur cette icône afin de lancer le logiciel.

Le bouton gauche de la souris peut être utilisé pour sélectionner des outils disponibles dans un menu et des données saisies dans un objet de la base de données. Le bouton droit permet d’afficher un menu contextuel. Vous pouvez reconfigurer la souris en vue d’inverser le rôle du bouton droit à ce du bouton gauche dans l’onglet Thèmes. Pour accéder à cet onglet, cliquez sur Personnalisation qui se trouve dans Paramètres qui est disponible dans le menu Démarrer. Dans cet ouvrage, quand le type n’est pas mentionné, il s’agit d’un clic simple réalisé à partir du bouton gauche de la souris.

Après avoir lancé Microsoft Access 2016, vous accédez à la fenêtre suivante permettant de : créer une base de données vide, télécharger une application Web, ouvrir une base de données récente.

Figure 1.1 : Le mode Backstage de Microsoft Access 2016

Pour accéder à une base de données vide, cliquez sur Base de données de bureau vide qui est disponible dans le mode Backstage. Après avoir sélectionné Base de données de bureau vide, la fenêtre suivante s’affiche offrant la possibilité de taper le nom de la base de données et de choisir un répertoire pour sauvegarder la base de données.

Figure 1.2 : La fenêtre pour créer une base de données vide

Dans la fenêtre permettant de créer la base de données vide, tapez le nom de la base de données dans la zone de saisie. Pour sélectionner un autre répertoire, cliquez sur l’icône Parcourir qui se trouve à droite de la partie Nom de fichier. Ensuite, la boîte de dialogue suivante s’affiche.

Figure 1.3 : La boîte de dialogue permettant de choisir un répertoire

Dans la boîte de dialogue ci-dessus, vous pouvez taper le nom de la base de données, choisir un format dans la partie Type et sélectionner un répertoire pour enregistrer la base de données. Ensuite, cliquez sur le bouton OK pour accéder à nouveau à la fenêtre offrant la possibilité de créer une base de données vide (figure 1.2). Après avoir choisi les options voulues dans cette fenêtre, cliquez sur le bouton Créer pour accéder à la fenêtre principale d’Access.

1.2- Présentation de la fenêtre principale de Microsoft Access

Les parties disponibles dans la fenêtre principale de Microsoft Access 2016 sont entre autres : la barre d’outils d’accès rapide, la barre de titre, la barre des menus, la barre d’état.

Figure 1.4 : La fenêtre principale de Microsoft Access 2016

Une fois que la fenêtre de Microsoft Access est ouverte, vous accédez à une table vide qui comprend une partie permettant d’insérer des données. Vous pouvez aussi créer d’autres tables ainsi que des requêtes, des formulaires, des états et des étiquettes.

1.3- La barre d’outils d’accès rapide

Par défaut, la barre d’outils d’accès rapide se compose des outils suivants :

: À partir de ce bouton, vous pouvez enregistrer les modifications apportées à une base de données ;

 : Ces outils permettent respectivement d’annuler ou de répéter la dernière action réalisée ;

: Cet outil permet d’accéder à une liste déroulante présentant plusieurs types de champ ;

 : Ce bouton offre la possibilité de personnaliser la barre d’outils d’accès rapide. Cliquez sur ce bouton pour afficher une liste déroulante et activez les commandes voulues.

Figure 1.5 : La barre d’outils d’accès rapide

1.4- La barre de titre

La barre de titre se trouve généralement dans la partie supérieure et affiche le nom de la fenêtre en cours.

Dans la partie qui se trouve à droite, il y a :

un bouton qui peut être utilisé pour rechercher de l’aide ,

trois boutons qui offre la possibilité de modifier la dimension de la fenêtre : réduire , agrandir et fermer . Il est possible de voir la fonction de ces boutons en plaçant le curseur au-dessus d’eux. Un clic à l’aide du bouton droit de la souris sur la barre de titre permet